Kritische ESG Data: Data arbeidskrachten (deel 5)

Weet u welke data u nodig heeft om te voldoen aan de Disclosure Requirements van ESRS.S.1 (European Sustainability Reporting Standard: Own Workforce)? U heeft nog 1,5 jaar om ervoor te zorgen dat vereiste meetwaarden worden vastgelegd en kunnen worden ontsloten vanuit al de voorgeschreven dimensies.

De S van ESG gaat over ‘Social Governance’. Natuurlijk is dat altijd belangrijk geweest. In het kader van de bedrijfsvoering wordt het nu echter kritisch. Met name jonge mensen vinden dit steeds belangrijker bij hun keuze van een werkgever. De ‘war on talent’ zorgt voor het besef dat de krapte op de arbeidsmarkt een kritische factor is voor de ontwikkeling van de organisatie.

Het inzicht geven in het beleid met betrekking tot mensenrechten zal voor de meeste organisaties gelukkig geen probleem zijn. Dat geldt ook voor de beschikbaarheid van kanalen om ‘zorgen’, die door arbeidskrachten aan de orde worden gesteld, te behandelen en te monitoren. Het rapporteren over de voortgang in de rapportageperiode, het streven naar continue verbetering, bewijzen dat een actie heeft plaatsgevonden en dat deze impact heeft op de medewerkers wordt al wat ‘spannender’. Dat geldt ook voor het formuleren van beleid, doelstellingen en acties om verbeteringen door te voeren. Daarbij moet namelijk niet alleen aangegeven worden hoe de medewerkers daarbij betrokken zijn, maar ook wat de impact is op hun leven.

De meeste gegevens over werknemers, die verstrekt moeten worden volgens de disclosure en application requirements, zijn overigens al beschikbaar. Ze zijn meestal ergens in de systemen vastgelegd. Voorbeelden hiervan zijn geslacht (vrouw, man, anders, of niet toegelicht) de indeling in de leeftijdscategorieën (jonger dan 30, tussen de 30 en de 50 en ouder dan 50), de aard van het contract (vast/tijdelijk/nul-uren, fulltime/parttime), het land waar zij werkzaam zijn en het verloop. Om deze data te kunnen ontsluiten is wel extra bewerking nodig. Een voorbeeld is de indeling in de leeftijdscategorieën van jonger dan 30, tussen de 30 en de 50 en ouder dan 50.

Aan de slag met ESG Data

Welke informatie heb je nodig om te voldoen aan de Europese wetgeving met betrekking tot CSRD? Wat is de impact op de organisatie? Welke verbeteringen moet je doorvoeren in de informatievoorziening in het kader van ESG? De nadruk ligt op het toepassen van de kennis in jouw eigen organisatie. Tijdens de cursus werk je al aan het ontwikkelen van relevante deliverables.

De geboortedatum van werknemers is bekend. Hiermee kan de classificatie in de benodigde leeftijdscategorieën gebeuren. Dit is een kwestie van afspraken maken met degene die de salarisadministratie verzorgt. Dit zal ook gelden voor de ‘aard van het contract’. Wellicht is dit zelfs iets complexer. Het is de vraag in hoeverre dit per individuele medewerker momenteel wordt vastgelegd in de masterdata van de personeels- of salarisadministratie. Tevens zal rekening gehouden moeten worden met de AVG en de privacy. Met name voor wat betreft het ‘geslacht’ is het goed om na te gaan in hoeverre dit een rol speelt.

Gegevens werknemers lokaal vastgelegd
Kortom, voor wat betreft werknemers is het waarschijnlijk een kwestie van het in kaart brengen van de vereiste (kleine) aanpassingen in de systemen en de implementatie (tijdig) beleggen. Indien de organisatie actief is in meerdere landen, neemt de uitdaging wel toe. De salarisadministratie is namelijk vaak lokaal belegd, intern of uitbesteed aan een lokale service provider. Dit betekent niet alleen dat er meer partijen betrokken zijn, maar ook dat deze lokale data, samengevoegd en gerapporteerd moeten worden.

Het vastleggen van de vereiste gegevens omtrent zzp’ers en bij derden ingehuurde medewerkers die arbeid verrichten, zal waarschijnlijk meer aanpassingen in de informatievoorziening vereisen. Behalve het onderscheid in deze twee categorieën en het aantal fte’s, zal er gerapporteerd moeten worden over het type werk dat zij verrichten. In overleg met Inkoop zullen er afspraken met leveranciers worden gemaakt, dat zij deze data aanleveren. Vervolgens zal er een systeem gekozen worden om deze data vast te leggen. Het gaat daarbij niet alleen om masterdata (type werk), maar ook transactionele data (inzet op jaarbasis). Daarom kan overwogen worden of het mogelijk is deze data voor andere arbeidskrachten (niet zijnde werknemers) vast te leggen in de personeelsadministratie (in de sectie ‘overige arbeidskrachten’). Ook dit zijn geen schokkende aanpassingen, zolang er tijdig keuzes gemaakt worden, zodat de gegevens vanaf 2025 op deze wijze worden vastgelegd.

De rapportage over de dekking van cao’s en de sociale dialoog zal grotere aanpassingen vergen. Per land zal dat weergegeven moeten worden voor alle arbeidskrachten (werknemers en overige arbeidskrachten) of zij onder een cao vallen en of zij worden vertegenwoordigd door een ondernemingsraad.

Aanpassingen in informatievoorziening
Vroegtijdig vaststellen welke data beschikbaar zijn, welke niet en wat ervoor nodig is om ze te ontsluiten helpt. De aanpassingen in de informatievoorziening kunnen tijdig worden doorgevoerd. Doel is dat organisaties met meer dan 250 werknemers de benodigde gegevens vanaf 2025 gaan vastleggen. Medewerkers van HRM, salarisadministratie, personeelsadministratie, externe service providers, inkoop en leveranciers spelen hierbij een belangrijke rol. Hoe zij betrokken worden om hun verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de data te kunnen dragen, is beschreven in blog 3: Beleggen eigenaarschap bij sleutelfiguren.

Duurzaamheid vanuit idealisme of regelgeving? Wat werkt: de wortel of de stok? Dat leest u in de volgende blog ’Kritische ESG data’ # 6.

Fred Conijn is managing consultant bij DynamicControl.NL. Hij heeft de aanpak en scan voor kritische ESG data ontwikkeld. Hij is dé expert in Nederland op het gebied van het toepassen van duurzame dynamische sturing. Fred is verbonden geweest aan de business universiteit Nyenrode als docent Management Control. In 2014 heeft hij het ‘Business Design Developing Expert Program’ van de Henley Business School afgerond. Sinds 1997 doet Fred onderzoek naar ontwikkelingen in de besturing van organisaties.

Zijn praktijkervaringen en onderzoeksresultaten zijn gepubliceerd in meer dan honderd artikelen en zeven boeken. Zijn laatste boek ‘Dynamische sturing in turbulente tijden’ is in 2021 verschenen.

Fred is docent Datagedreven Management Control bij het NBA. Hij behandelt de stof uit het boek en begeleidt de deelnemers bij het toepassen en bedrijfsspecifiek maken van dynamische sturing voor hun eigen organisatie.

Voor Alex van Groningen is Conijn tevens docent voor het programma ‘aan de slag met ESG’.

Aan de slag met ESG Data

Welke informatie heb je nodig om te voldoen aan de Europese wetgeving met betrekking tot CSRD? Wat is de impact op de organisatie? Welke verbeteringen moet je doorvoeren in de informatievoorziening in het kader van ESG? De nadruk ligt op het toepassen van de kennis in jouw eigen organisatie. Tijdens de cursus werk je al aan het ontwikkelen van relevante deliverables.