Klaas de Haan, Kamer van Koophandel Drenthe ‘Ook na fusie zichtbaar in de regio’

Een Kamer van Koophandel richt zich onder andere op het stimuleren van economische activiteiten in de regio. Waarom fuseren?
‘Vanuit het ministerie van Economische Zaken is, in overleg met de Kamers, besloten het aantal Kamers terug te brengen van 21 naar 12. Het voordeel van fuseren is duidelijk: relatief minder overhead bij veel meer inschrijvingen. Nu zijn we met 40.000 inschrijvingen en 42 medewerkers één van de kleinere Kamers, straks zijn we met 140.000 inschrijvingen één van de grotere Kamers. Alle vestigingen blijven geopend, dus we zijn net als altijd zichtbaar in de regio.’

Wat betekent deze fusie voor de financiële afdeling?
‘Net als voor de andere ondersteunende afdelingen betekent het voor ons dat er minder mensen nodig zijn. Maar daar hebben we al op geanticipeerd, nu is er dus eigenlijk sprake van onderbezetting op onze afdeling. Verder zal mijn functie, hoofd financiën/controller, straks opgesplitst worden. Dat vind ik een goed plan, want deze gecombineerde functie is lastig uit te voeren. Vanwege tijdgebrek, maar ook omdat het simpelweg beter is als de functie van controller los staat.

Verder betekent de fusie dat we overgaan naar één financieel systeem en één managementinformatiesysteem, Corvu. Ook zal er straks waarschijnlijk één centrale locatie zijn waar we regelmatig samenkomen voor overleg en het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden. Maar het is niet zo dat iedereen straks vanaf één plek moet werken, vanaf elke locatie is inloggen mogelijk.’

Wat is uw grootste uitdaging bij het samengaan?
‘Groningers, Drenten en Friezen samen, dat levert ongetwijfeld cultuurverschillen op. Overigens werken we al behoorlijk veel samen, dus we weten vrij goed wat we aan elkaar hebben. Verder begint onze uitdaging bij een perfecte registratie van de financiële cijfers. Als dat op orde is kunnen wij de directie en het bestuur goed adviseren. Die rol goed uitvoeren en goed adviseren is de grote uitdaging voor de financials binnen ons team. Vaak worden wij gezien als de waarschuwers binnen de organisatie.’

De waarschuwers in de organisatie, is dat de rol van financials volgens u?
‘Vaak wel ja. Financials willen toch vooral een goede financiële basis en zo weinig mogelijk onnodig risico, dus zij zullen anderen attent maken op mogelijke risico’s. Als een manager vol enthousiasme een bepaald subsidietraject voorstelt, zal een financial vragen: kun je wel voldoen aan de co-financiering?

Lukt het om voldoende bedrijven mee te krijgen? Et cetera. Uiteraard kan een financieel team uit verschillende typen mensen bestaan, maar als ik in mijn eigen team kijk zijn de waarschuwers toch goed vertegenwoordigd. Dat is wat mij betreft geen probleem, als het maar verder gaat dan waarschuwen alleen. Ik verwacht dat financials ook oplossingen aandragen.’

Wat is uw stijl van leidinggeven?
‘Ik probeer medewerkers zoveel mogelijk te laten meedenken, -praten en -beslissen en hen zoveel mogelijk vrijheid te geven. Natuurlijk is het wel eens nodig om directief leiding te geven, maar dat heeft niet mijn voorkeur. De medewerkers op de financiële afdeling werken hier al lang, twee medewerkers zelfs al meer dan vijfentwintig jaar.

Het is dus belangrijk om het werk ook voor hen uitdagend te houden. De omgeving waarin we opereren is allesbehalve statisch, onze medewerkers moeten constant mee veranderen. Om dat te bereiken lopen collega’s van de financiële afdeling soms een stage bij een andere organisatie.

Er heeft iemand drie maanden gewerkt op de salarisadministratie van de Rabobank en binnenkort gaat er iemand op stage bij een deurwaarderskantoor. We hebben hier vaak te maken met veel openstaande  vorderingen, dus het kan heel nuttig zijn om eens bij een deurwaarderskantoor te kijken hoe met wanbetalers om te gaan. Ik merk dat het medewerkers heel erg motiveert. Ze komen terug met frisse ideeën.

Op onze kleine afdeling is het uiteraard een forse aderlating als iemand drie maanden afwezig is, maar dat kunnen we vrij goed oplossen met hbostagiares. Zij pikken zaken snel op en ook zij brengen weer frisse ideeën mee, dus het werkt twee kanten op.’

Waarin verschillen jullie van een commerciele organisatie?
‘Ons doel is niet om winst te behalen, maar daarmee houden de verschillen eigenlijk wel op. Wij voelen geen verschil, want de opdracht die wij krijgen van ons bestuur is: hoge kwaliteit leveren tegen een zo laag mogelijke prijs. Dus ons doel is de kosten te beheersen en de omzet te verhogen. Dat dit vrij goed lukt blijkt uit het feit dat de tarieven voor bedrijven in de laatste vier jaar in totaal met twaalf procent zijn gedaald.’

Werken jullie met prestatie-indicatoren?
‘Dat doen we inderdaad. Uiteraard worden we afgerekend op tijdige financiële kwartaalinformatie, maar daarnaast is er een aantal indicatoren dat meer te maken heeft met de factor tijd. Binnen drie weken na afloop van het jaar moet de jaarrekening afgerond zijn, binnen 48 uur moeten we reageren op correspondentie. Het werken met prestatie-indicatoren kan overigens nog wel sterker ontwikkeld worden in onze organisatie.’

Bedrijven zijn verplicht jullie ieder jaar te betalen. Wat staat daar tegenover?
‘In de eerste plaats houden we zoals gezegd het handelsregister up-to-date. Daarnaast organiseren we bijeenkomsten over zaken die interessant zijn voor ondernemers, dit varieert van e-marketing tot importeren of exporteren. We houden ons verder intensief bezig met stimulering van economische activiteiten in de regio. Vaak hebben bedrijven behoefte aan een gesprekspartner die weet wat er speelt, ook daarin voorzien wij. En we zijn betrokken bij regionale activiteiten, samen met andere organisaties in de regio. Denk bijvoorbeeld aan het aanpakken van parkeer- of fileproblematiek.’

Heeft een Kamer van Koophandel in het noorden van het land het drukker dan jullie collega’s in de Randstad?
‘Dat kun je niet zo stellen. Wel is het zo dat het per regio sterk verschilt wat je kunt doen en waar behoefte aan is. Er zijn hier bijvoorbeeld soms wat andere subsidiemogelijkheden voor ondernemers, vanuit de Provincie of het Samenwerkingsverband Noord Nederland. Daar kunnen wij ondernemers dus op attent maken en bij ondersteunen. Het noorden timmert zeker aan de weg. Terwijl mensen vroeger wel naar Drenthe trokken om te gaan drentenieren wordt onze regio nu steeds ondernemender.

U werkt al bijna dertig jaar bij de Kamer. Wat is er veranderd en hoe ziet u de toekomst?
‘Er is veel veranderd! Toen ik kwam moest ik alle betalingen handmatig inboeken, daar werd de dag gemiddeld wel voor 50 procent mee gevuld. Dankzij de automatisering zijn dat routinematige klusjes geworden die zo klaar zijn. Terwijl er vroeger geen sprake was van advisering, is dat mijns inziens de rol die de financial in de toekomst steeds meer op zich zal nemen. Voor financials met interesse in het vak, die het leuk vinden om de vakliteratuur bij te houden, is dat ook een heel plezierige rol. Vandaar ook dat wij medewerkers proberen te stimuleren om zich te blijven ontwikkelen. Stilstand is immers achteruitgang. Voor financials die hier plezier aan beleven zie ik een goede toekomst weggelegd.’

Persoonlijk
Naam: Klaas de Haan
Functie: Hoofd financiën/controller
Bedrijf: Kamer van Koophandel Drenthe
Leeftijd: 48 jaar
Hobby’s: alle soorten muziek luisteren
Opleiding: SPD
Loopbaan: Gestart bij de Amro Bank, aan- en verkoop van effecten. 28 jaar geleden als assistent financiën gestart bij de Kamer van Koophandel Drenthe. Na pensionering van de toenmalige administrateur in 1984 hoofd van de financiële afdeling geworden.

Team
Aantal medewerkers Kamer van Koophandel: 42
Aantal medewerkers financiële afdeling: 3
Typering team: gedreven en enthousiast
Systemen: AAA Financials, Corvu