Klaar voor ESEF? De 3 aandachtspunten

Door Bouko de Groot

European Single Electronic Format (ESEF) is een nieuw, verplicht digitaal formaat voor jaarrekeningen van alle in de EU gevestigde ondernemingen op gereglementeerde markten. “De ESEF is een uitbreiding op het transparantie-directief, het verandert dat directief zelf dus niet,” zegt Andromeda Wood, Senior Director of Data Modeling bij Workiva. “Het programma zal leiden tot een grotere transparantie in de externe financiële verslaggeving,” bevestigt Hendrik Jan Roel, CFO Albert Heijn aan FM. “Binnen AholdDelhaize zijn we bezig met de eerste voorbereidingen. We starten echt in januari 2020, zodat we onze jaarrekening van 2020 volgens de nieuwe richtlijnen begin 2021 kunnen vastleggen,” vervolgt hij.

Verplicht

De Autoriteit Financiële Markten (AFM) legt de vernieuwing als volgt uit: “Effectenuitgevende ondernemingen moeten vanaf boekjaar 2020 hun jaarrekening opstellen in XHTML, waarbij bepaalde gegevens moeten worden getagd, gebruikmakend van inline XBRL. De verplichting geldt vooralsnog alleen voor de primaire geconsolideerde overzichten, zoals de balans en winst- en verliesrekening die op basis van EU-IFRS zijn opgesteld. In een later stadium volgt de verplichting om de toelichting op de geconsolideerde overzichten te taggen. Dit laatste geschiedt via zogenaamde blocktags,” die vanaf 2022 gaan gelden.

“De Europese Commissie heeft een advies gegeven dat XBRL deel uitmaakt van het jaarverslag en daarom aan een audit moet worden onderworpen. Op dit moment denken de auditinstanties na over hoe dit er zal uitzien,” zegt Wood. Een voordeel van ESEF is de nauwe relatie met IFRS, maar daarin zit ook extra uitdaging. Omdat ESEF-taxonomie is ingebed in de wet, moeten jaarlijkse taxonomie-updates eerst dat hele proces door. Zo ontstaat er een lange pauze tussen jaarlijkse IFRS taxonomie-updates in maart en die van ESEF. “Het beste is om op de hoogte te zijn van de IFRS wijzigingen en je daarmee voor te bereiden op de ESEF wijziging later dat jaar,” adviseert Wood.

Verankerd

Bedrijven kunnen buiten de restricties van de taxonomie stappen door elementen toe te voegen die daarin niet standaard zijn opgenomen, zogenaamde extensions. Dat mag echter alleen als die elementen worden verbonden aan bestaande elementen in de taxonomie, het zogenaamde anchoring. Zowel het maken van die ankers als het opstellen – en het aanpassen aan de jaarlijkse ESEF-wijziging – van de hele taxonomie in het eigen systeem kan een tijdrovend en foutgevoelig proces zijn en vereist daarom veel aandacht.

Cloudaanbieder van gekoppelde data-, rapportage- en compliance-oplossingen Workiva liet op diens recente ESEF-workshop zien, dat hun oplossing de verplichte ankers automatisch aanmaakt telkens als een gebruiker een nieuwe extension toevoegt. Door de overgangsfunctie in het Workiva-platform worden in het tweede jaar van de iXBRL-voorbereiding de accounts automatisch getagd op basis van de eerste aanvraag. Dit bespaart veel tijd omdat een organisatie niet elk jaar opnieuw hoeft te beginnen.

Workflow

Invoering van ESEF kan flinke gevolgen hebben voor de interne processen van bedrijven. Waar voorheen het eindresultaat vaak een pdf was, moet alles nu – ook? – in andere formaten worden klaargestoomd: het iXBRL document voor de indiener en XHTML voor de website. “Denk goed na over de impact op je workflow van de XHTML-vereisten en het tagging,” waarschuwt Wood. “We zien bij AholdDelhaize, dat ons huidige rapportagesysteem al goed is voorbereid, om ESEF zonder al te veel risico’s uit te kunnen rollen. Ik verwacht geen effect op onze interne rapportages,” aldus Roel. Is bij u ESEF ook al op orde?

Voorlichtingsvideo's en de laatste ontwikkelingen zijn te vinden op de website van de ESMA (European Securities and Markets Authority). Daar is ook de ESEF Reporting Manual te downloaden (pdf).

Lees ook: Nieuw format voor jaarrekeningen