Joost van der Hulst, concerncontroller INHOLLAND: ‘Integrale benadering van control’

Het carrièrepad van Joost van der Hulst tot nu toe heeft veel weg van een u-bocht. Na zijn voltooiing van de lerarenopleiding stond hij een half jaar voor de klas. Van der Hulst kwam er snel achter dat zijn hart niet alleen bij het docentschap lag. Hij schoolde zich om tot registeraccountant en vervulde diverse functies bij PricewaterhouseCoopers.

Na elf jaar keerde hij weer terug in het onderwijs, deze keer als controller van de Ichthus Hogeschool in Rotterdam. Van der Hulst stond mede aan de basis van een omvangrijk fusietraject met andere Hogescholen. Het resulteerde in de wording van INHOLLAND.

Van der Hulst denkt als huidig concerncontroller van INHOLLAND met veel genoegen terug aan die roerige fusieperiode. Bij het begin van zijn carrière als controller van de Ichthus Hogeschool viel hij met zijn neus in de boter.

‘Mijn werkgever had vergevorderde plannen om een fusie aan te gaan met een andere Hogeschool. Precies op mijn eerste werkdag ketste de fusie af. Ik ben er maar vanuit gegaan dat het toeval was’, zegt Van der Hulst lachend. ‘Achteraf gezien was het een goede zaak. Ik kreeg zo de tijd om me in de Ichthus Hogeschool te verdiepen en de fusie tot INHOLLAND voor te bereiden.’

Stroomlijnen
De totstandkoming van INHOLLAND vindt plaats in 2002 als de Ichthus Hogeschool en de Hogeschool Delft (die al eerder waren gefuseerd) samenvloeien met de Hogeschool Holland, de Hogeschool Haarlem en de Hogeschool Alkmaar.

Van der Hulst: ‘Mijn uitdaging was om synergie te realiseren op de gebieden financiën, planning & control en structurering van fiscale en juridisch aspecten van de de vele stichtingen en vennootschappen.’ Het fusieproces begon met een zeer uitgebreide due diligence.

‘Op basis daarvan hebben we al heel veel maatregelen en belangrijke besluiten nog voor de fusiedatum kunnen nemen. Als onderwijsinstelling werken wij met een gebroken boekjaar. Het studiejaar dat loopt van september tot en met augustus gebruiken wij ook als leidraad voor de financiële verslaggeving.

Daardoor had ik acht maanden de tijd om de nieuwe begroting af te krijgen. Ik heb heel veel veldwerk moeten verrichten om inzicht te krijgen in de verschillende systemen. Ik kwam zelfs scholen tegen die helemaal geen planning en controlcyclus hadden. We begonnen met de integratie van de backoffices. Daardoor konden we eerder met het stroomlijnen van de controlfunctie beginnen.’

De integratie begon pas echt vorm te krijgen toen de fusiepartners overgingen op een één managementinformatiesysteem. Van der Hulst: ‘Daarvoor hebben we Hyperion geselecteerd. Tot de dag van vandaag hebben we daar plezier van. Het systeem kun je op allerlei manieren koppelen. Aan een database, maar ook aan een spreadsheet.

Met de komst van het systeem is er nog maar één versie van de waarheid en nu kunnen we sturen op feiten. Voorheen was lang niet altijd duidelijk waar verantwoordelijkheden lagen. Door het nieuwe systeem zijn een aantal activiteiten met bijbehorende medewerkers boven tafel gekomen waar niemand zich verantwoordelijk voor voelde.

Ook alle financiële systemen zijn samengevoegd tot één CODA-systeem. Dit systeem kon op zijn beurt weer gemakkelijk geïntegreerd worden in het Hyperion-raamwerk.’

Integrale benadering
De financiële functie is bij INHOLLAND gesplitst. De directeur finance (CFO) houdt zich bezig met het registratieproces, van de studentenadministratie tot de financiële administratie.

Van der Hulst is als concerncontroller verantwoordelijk voor overkoepelende zaken en processen. Beiden rapporteren aan het College van Bestuur. Van der Hulst geeft leiding aan vier senior controllers, twee assistent-controllers, twee functioneel beheerders die zich met Hyperion bezighouden en een tweetal projectleiders die verantwoordelijk zijn voor risicomanagement en actuele thema’s.

Van der Hulst: ‘De nadruk is in mijn afdeling verschoven naar een meer integrale benadering van control. Daarbij komen zaken aan de orde als risicomanagement, vertaling van strategie naar operationele doelstellingen en toetsen of geformuleerd beleid ook werkelijk wordt gerealiseerd.

Daarnaast werken we nog meer met scenario’s en prognosemodellen. Die zorgen ervoor dat we besluiten over een meerjarige periode kunnen doorrekenen en bewaken. Tenslotte is de CIO-functie toegevoegd aan de afdeling control.’

Voor van der Hulst houdt het in dat er nogal wat gevraagd wordt. ‘Ik word geacht als financial veelzijdig te zijn. Maar ik ben van nature ook meer een generalist dan een specialist. Die eigenschap komt mij in deze functie goed van pas.’

Het grote verschil met de finance director is dat de werkzaamheden van Van der Hulst meer zijn gericht zijn op de strategie voor de toekomst. ‘Die strategie vindt uiteraard zijn basis in een betrouwbare analyse van het verleden. We werken met een planning en controlcyclus van drie keer vier maanden.

Elk triaal, zoals wij dat noemen, heb ik samen met het College meetings met alle directeuren. Daarin wordt de voortgang besproken van doelstellingen uit de managementcontracten (inclusief cijfers).

Die cijfers hoeven zij zelf niet aan te leveren, die worden automatisch gegenereerd door Hyperion. De resultaten zijn dus voor iedereen transparant en toegankelijk. Daarmee voorkom je onenigheid en discussie over de feiten. Ik merk dat deze manier van werken al aardig ingesleten is in de organisatie.’ 

Andere kengetallen
Werken voor een onderwijsinstelling is voor een financial ontegenzeggelijk anders dan voor een commercieel bedrijf. Van der Hulst: ‘Wij letten op andere kengetallen. Met een debiteurenrisico hebben wij bijvoorbeeld nauwelijks te maken. Zestig tot zeventig procent van onze inkomsten komen binnen via de overheid. Daarnaast is iedere student verplicht om zijn of haar collegegeld te machtigen.

Bij INHOLLAND is het vooral belangrijk dat een controller vooruit denkt. Onze inkomsten van de overheid zijn afhankelijk van studentenaantallen. Als een nieuwe student zich aanmeldt, dan ontvangen wij daar na twee jaar pas geld voor.  Dat betekent dat ons financiële team meerdere jaren vooruit moet denken.’

Ondanks de steun van de overheid blijft rendement belangrijk. ‘Jaarlijks streef ik naar een rendement van tien procent. Acht procent daarvan wordt meteen weer geïnvesteerd in innovatie.

Zonder die investeringen gaat de kwaliteit van het onderwijs heel snel achteruit. Daarnaast geeft de overheid niet zo maar geld. Elke euro moet door middel van zeer nauwkeurige rapportages worden verantwoord aan het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen. Bovendien leggen we door middel van Tabaksblat ook externe verantwoording af aan onze toezichthouders.’

INHOLLAND gaat op een efficiënte manier om met zijn budget. Daar durft Van der Hulst zijn hand voor in het vuur te steken. ‘Onlangs hebben we op een wetenschappelijke manier onderzocht waar nu precies het geld naartoe gaat.

Hoeveel besteden we direct aan het onderwijs en wat is nu exact de overhead? Dat was de centrale vraag. Het onderzoek vertaalden we naar een Hyperion-model. Uit het onderzoek kwam naar voren dat onze managementkosten en overhead zijn gedaald.’

Van der Hulst is als initiatiefnemer best trots op het project. ‘Veel hogescholen tonen interesse in ons model. Dat is mooi om te zien. Voor Den Haag, het ministerie van OCenW, kan het een nuttig instrument zijn om de bureaucratisering in het onderwijs aan te pakken.

Daarnaast ben ik trots op de resultaten die het onderzoek ons opleverde. Het is voor mij de bevestiging dat we de goede weg zijn ingeslagen.’

Naam: Joost van der Hulst
Leeftijd: 43
Bedrijf: INHOLLAND   
Functie: concerncontroller 
Werkzaamheden: planning en control, begroting, integratie, risicomanagement, informatiemanagement, vertaling strategie naar operationele doelstellingen en toetsen of beleid ook wordt gerealiseerd
Opleiding: lerarenopleiding, opleiding tot registeraccountant en opleiding tot EDP-auditor
Loopbaan: na  de lerarenopleiding stond Van der Hulst een half jaar voor de klas. Hij kwam er achter dat zijn hart niet alleen bij het docentschap lag. Hij schoolde zich om tot registeraccountant, heeft dit later aangevuld met een opleiding tot EDP-auditor en vervulde diverse functies bij PricewaterhouseCoopers. Na elf jaar keerde hij weer terug in het onderwijs, deze keer als controller van de Ichthus Hogeschool in Rotterdam. Van der Hulst stond mede aan de basis van het omvangrijk fusietraject om de komen tot INHOLLAND
Hobby’s: Scheidersrechter in amateurvoetbal, hardlopen en schaken 

Hoeveel fte in financiële functie: 10 (control), 55 (finance)   
Financiële systemen: Hyperion, CODA
Typering control team: een hecht team dat wordt gekenmerkt door zelfstandige professionals die alle vanuit een basisdeskundigheid specifiek in te zetten zijn bij INHOLLAND. Er wordt hard gewerkt, zonder het plezier in het werk te verliezen. Er is voldoende tijd voor humor.
Belangrijkste issue voor het team:  Alle activiteiten en werkzaamheden moeten in het teken staan van het ondersteunen van het primaire proces. Het belang een balans te vinden in control en toezicht op de bedrijfsprocessen zonder bureaucratisch te worden. Dat is een permanente uitdaging.