Inzicht in de ict-integratie

Met het opbloeien van de wereldeconomie, nemen ook de activiteiten op het gebied van fusies en overnames toe (zie kader). Alleen al binnen verticale markten dwingt de noodzaak tot consolidatie veel bedrijven in de richting van fusies en overnames. Bijvoorbeeld als zij hun marktaandeel willen vergroten, hun concurrentiekracht willen versterken of waarde willen verhogen door aanvulling van de portfolio’s.

In veel gevallen bepaalt deze activiteit de markt. Ict speelt een belangrijke rol bij het succes van een fusie of overname en de invloed ervan is zowel direct merkbaar als lang nadat de documenten zijn ondertekend. Als ict niet nauw betrokken is, ontstaat na de fusie een dure, reactieve omgeving in plaats van een beheersbare, proactieve omgeving.

We moeten kijken naar de rollen van ict binnen de huidige organisatie en, zodra de activiteit start, naar wat de verwachtingen van het management zijn. De overgenomen organisatie beschikt vaak over zeer waardevolle ict-middelen. Due diligence omvat ook de haalbaarheid, wenselijkheid en verwachte kosten van het integreren van deze middelen, evenals de ontwikkeling van een integratiestrategie.

Bij grote overnames speelt ict een essentiële rol binnen elk aspect van integratie. Met name het besluitvormings- en selectieproces van ict is cruciaal. Dat om minder risico te lopen op een hoge mate van complexiteit, het ontaarden van de integratie in een tijdrovende activiteit, gescheiden bedrijfsactiviteiten en weinig synergie.

Waarde fusies en overnames bijna verdubbeld
De waarde van fusies en overnames in de wereld is in de eerste negen maanden van dit jaar bijna verdubbeld ten opzichte van dezelfde periode een jaar eerder.

De totale waarde kwam uit op USD 1,88 biljoen (EUR 1,56 biljoen). Dat blijkt uit een onderzoek van de financiële dienstverlener Thomson Financial. De grootste toename van de waarde van fusies en overnames was in Europa. Daar nam deze met 75 procent toe tot een waarde van USD 697,3 miljard (EUR 577,2 miljard).

In de Verenigde Staten nam de waarde van overnames en fusies toe met 32,2 procent tot USD 872 miljard (EUR 722,5 miljard). Volgens het onderzoek is de toename van de waarde van fusies en overnames te verklaren door de hogere bedrijfswinsten waardoor ondernemingen meer geld hebben voor acquisities. Ook de toegenomen activiteit van speculatieve beleggingsfondsen, hedgefondsen, droeg bij aan de stijging van de totale waarde.

Opnieuw uitvinden
Binnen de bedrijfsomgeving is ict bezig zichzelf opnieuw uit te vinden. In de 21e eeuw is ict niet langer het mysterieuze zwarte gat waarin geld verdwijnt, maar belast met:
• Het afstemmen mensen, middelen en doelstellingen op de onderneming en de budgetten
• Het afstemmen van ict-doelstellingen op de zakelijke doelstellingen van de onderneming
• Het handhaven van controleerbare processen op het gebied van bestuur en beheer van ondernemingen. Denk aan SOx, compatibiliteit van software, enzovoorts.
• Het leveren van een bijdrage aan het bedrijfsproces en de winstgevendheid van de onderneming
• Het beheren van aanzienlijke, continu veranderende en in beweging zijnde ict-middelen van de onderneming die van invloed zijn op de kosten.

De CIO moet dit doen met minder middelen en personeel, een flinke uitdaging. Meestal gaat hem dit goed af, maar fusies en overnames kunnen flink roet in het eten gooien. Middelenbeheer is een belangrijke discipline bij het bepalen van het succes van ict en de onderneming als geheel. Een ict-afdeling die werkt zonder betrouwbaar ict-middelenbeheer is hetzelfde als een productieafdeling die werkt zonder proces- en voorraadbeheer.

Ict-middelen zijn de duurste items binnen de onderneming. Na faciliteiten, gebouwen en mensen. De CIO beheert een enorm netwerk van ict-middelen, dat niet alleen de desktop maar de volledige ict-infrastructuur omvat. De kosten en complexiteit die het beheer van deze zeer dynamische omgeving met zich meebrengt, wordt gemeten in resources, processen en gereedschappen.

Toepassing van interne gereedschappen voor middelenbeheer ter ondersteuning van het due dilligence proces en de aansluitende risicoverlaging bij overnameprocessen is waarschijnlijk niet acceptabel voor de entiteit die wordt overgenomen of geïntegreerd.

Geheimzinnig
Fusies en overnames zijn inherent aan geheimzinnige processen. Ze worden geleid door een klein aantal vertrouwelingen, constateert Kathy Burkle, director advisory services IT-effectiveness van PricewaterhouseCoopers . ‘Vaak willen degenen die de overeenkomst sluiten er niet te veel mensen bij betrekken. Maar wat zij niet zien, is dat er door ict aanzienlijke kosten kunnen ontstaan.’

Volgens Burkle is de integratie van ict-systemen na een fusie of overname voor de onderneming doorgaans de grootste uitgave ineens. ‘Als bedrijven er niet in slagen de waarde te realiseren, kan dit in het overgrote deel van de gevallen direct worden herleid naar de ict-integratie’, aldus Burkle. ‘Je moet de complexiteit van ict-integratie meenemen in het uiteindelijk geboden bedrag, omdat dit een investering is die je na de overname gaat doen.’

De invloed van ict op een fusie of overname is meetbaar als ict er wel bij wordt betrokken. Het succes van iedere consolidatie wordt direct beïnvloed door wat je in het begin van het proces nog wel of niet wist. Hiermee bedoel ik de mogelijkheid om de landmijnen te zien die er vandaag al liggen, maar later pas zichtbaar worden. De grootste ict-gerelateerde problemen en kosten die ontstaan nadat de overeenkomst is gesloten zijn onder andere:
• Oude, verouderde apparatuur die direct moet worden vervangen om de nieuwe organisatie te ondersteunen. Bij bankinstellingen is dit van cruciaal belang, omdat de nieuwe infrastructuur moet worden ondersteund
• Onmiddellijke en bezwarende kosten nadat de overeenkomst is gesloten om belangrijke aankopen, tijdsbesteding en personeelsinvestering te verbeteren
• Krijgt u wat u denkt dat u krijgt? Bijvoorbeeld aan waarde en aan softwarelicenties. Wat gebeurt er bij een controle door de leverancier? Welke licenties kunnen niet worden overgenomen?
• Veiligheidsrisico’s: is het intellectuele eigendom van de onderneming toegankelijk of in gevaar?
• Contractuele verplichtingen en beperkingen. Wat is er geleasd en gekocht?
• Ict-servicemanagement is niet in staat de nieuwe organisatie te ondersteunen
• Ict is niet in staat om de bestaande en de over te nemen onderneming goed te beheren en van personeel te voorzien
• Ict-omgevingen zijn niet compatibel. Gevolg: kosten voor herontwikkeling van bedrijfsprocessen lopen hoog op en het proces is zeer tijdrovend.

Frustratie
Als ict niet wordt betrokken bij de planning en due diligence van een overname is het meer dan waarschijnlijk dat één of meer van deze situaties zich voordoen.

Daardoor vallen zowel de overname als de bestaande activiteiten stil. Of er ontstaat frustratie bij de direct en indirect betrokken mensen. De voor de bovenstaande lijst vereiste tijd stimuleert reactieve besluitvorming, waardoor het nieuwe proces onbetrouwbaar is.

CIO’s moeten waarborgen dat hun nieuwe ict-organisatie is voorbereid op het ondersteunen en faciliteren van activiteiten op het gebied van fusie en overname, afsplitsing en uitkoop met vreemd vermogen, vanaf het begin tot en met de voltooiing van de noodzakelijke overgangsprocessen. Ict moet de capaciteiten van de totale informatiesystemen voorbereiden en testen om de activiteiten bij fusie, overname, afsplitsing en uitkoop van begin tot eind te ondersteunen. Er zijn meer dan genoeg checklists voor het uitvoeren van een fusie of overname beschikbaar. Onder meer via www.techrepublic.com.

Hoe kan ict zich voorbereiden en zorgen dat het de fusieomgeving, zowel vóór als na de fusie, kent en kan beheren? De effectiefste methode is toepassing van gereedschappen voor middelenbeheer die acceptabel zijn binnen de due dilligence-fase. Om de omgeving van de over te nemen of te fuseren onderneming te doorgronden.

Door installeren van een betrouwbare, proces- en methodologiegerichte en niet-invasieve tool kan ict het gehele landschap van ict-middelen binnen de doelomgeving zichtbaar maken. Dit kan en moet binnen een kort tijdkader (twee a drie werken weken) worden uitgevoerd. Deze oplossing is ook niet belastend voor de ict-omgeving van de overnemende entiteit.

Asset intelligence tools maken het mogelijk om alle gegevens over ict-middelen te consolideren in een in hoge mate gedetailleerde en nauwkeurige database. Deze webgebaseerde, centrale consoles maken een niet-invasief, uitermate acceptabel gebruik mogelijk.

Landschap
Via deze methode kan het met fusies en overnames belaste team het volledige landschap aan ict-middelen overzien en de kosten van integratie. Niet alleen die van de fysieke maar ook die van intellectuele data en processen, projecteren in de nieuwe entiteit, met een minimum aan risico’s. Er zijn daardoor metingen beschikbaar die inzicht geven in de belasting op de omgeving voordat deze daadwerkelijk optreedt.

Juridische en financiële afdelingen hebben op deze manier rapporten tot hun beschikking, waaruit zij de contractuele en financiële status van ict in de te verwerven entiteit kunnen afleiden. Asset intelligence systemen die gebruikmaken van webgebaseerde technologie kunnen gemakkelijk worden geïnstalleerd en in de infrastructuur worden geïntegreerd.

Harry Lieferink, managing director van Mexon Technology, een ict-leverancier van CRM- en Service en Asset Management-oplossingen.