Inkooptrends 2014: wat speelt er binnen inkoop in 2014?

Optimisme
Figuur 1 geeft een overzicht van hoe optimistisch inkoopprofessionals naar het komende jaar kijken. De gemiddelde verwachting van volgend jaar is 15% hoger dan afgelopen jaar. 59% geeft aan optimistisch of zelf zeer optimistisch naar het komende jaar te kijken. Dit correspondeert met de PMI stijging van de afgelopen maanden. Conclusie: inkopers bereiden zich voor op een aantrekkende vraag en betere tijden.

Inkooptrends
De scores op inkooptrends 2014 zijn weergegeven in figuur 3. In dit artikel worden de drie belangrijkste inkooptrends kort besproken.

Inkooptrend 1: meer behoefte aan flexibiliteit
De belangrijkste inkooptrends voor 2014 is meer behoefte aan flexibiliteit in de inkoopafdelingen dan voorgaande jaren. De aantrekkende maar nog slecht voorspelbare vraag zorgt bij inkopers voor meer behoefte aan flexibiliteit. Organisaties die hoog scoren op optimisme voor het komend jaar hebben meer behoefte aan flexibiliteit (zie figuur 2). Flexibiliteit is noodzakelijk in de dynamische economie met vraagschommelingen, vraag naar korte doorlooptijden en technologische veranderingen. Door flexibiliteit kan een organisatie kansen omzetten in euro’s en bedreigingen naast zich neerleggen.

Verbeter uw flexibiliteit in drie stappen; identificeer, analyseer en aanpakken.
– Identificeer waar flexibiliteit gevraagd wordt binnen uw supply chain en of dit voldoende beantwoord kan worden.
– Analyseer vervolgens de flexibiliteit van de volgende thema’s: leveranciers, mensen, middelen en processen. Hieruit komt naar voren waar verbeteringen mogelijk zijn.
– De laatste en belangrijkste stap is aanpakken van de verbeterpunten, wacht niet af. Hoge mate van flexibiliteit is een belangrijke onderscheidende factor in de hedendaagse dynamische markt. Neem maatregelen door uw organisatie ‘Agile’ te maken. De methodiek Agile stelt klantvraag centraal en neemt als uitgangspunt dat organisaties flexibel moet zijn om constant mee te bewegen met de klantvraag.  Maar ook het afstappen van statische prognoses en overgaan op rolling forecasting vergroot de flexibiliteit van uw organisatie. Uw organisatie komt niet meer voor onverwachte verrassingen te staan door constant een vinger aan de pols te houden.

Inkooptrend 2: Aandacht voor contractmanagement
Contractmanagement is belangrijk voor elk inkoopproces en verdient daarom ook voldoende aandacht te krijgen. Effectief contractmanagement zorgt ervoor dat uw organisatie krijgt wat het nodig heeft. Het maakt afspraken helder, meetbaar en controleerbaar. De focus op deze trend is het grootst bij overheden en semioverheden en bij organisatie met meer dan 250 werknemers. Figuur 4 geeft een overzicht van de scores op de inkoop trend aandacht voor contractmanagement

Voordat een organisatie verder kan gaan met ontwikkelingscontracten en service niveau overeenkomsten (SNO) dient een organisatie de basis op orde te hebben. Daarbij zijn 3 aspecten belangrijk.

– Contractadministratie: zorg ervoor dat contracten inzichtelijk en toegankelijk zijn voor werknemers, dit op het juist moment en de juist plek binnen de organisatie. Centraal opgeslagen contracten biedt deze inzichtelijkheid en toegankelijkheid. Daardoor ontstaat draagvlak en bewustzijn bij werknemers, wat nodig is om contractmanagement optimaal te laten renderen.

– Monitoren van contracten een belangrijke basis. Goede afspraken is ‘money on the table’, het geleverd krijgen is ‘money in my pocket’. Zie erop toe dat afspraken nagekomen worden en grijp in bij kleine afwijkingen, sta verruimen van leveringsvoorwaarden niet toe. Houd de leveranciers scherp. En monitor of medewerkers volgens gecontracteerde afspraken werken. De gecontracteerde afspraken zijn vaak beter dan de leveringsvoorwaarde op de markt. Door draagvlak en toegankelijkheid te creëren, maar ook actief te monitoren voorkom je ‘maverick buying’.

– Keuze overeenkomstvorm: als derde punt raden wij u aan niet te snel voor contracten te kiezen, dit kan zorgen voor onnodige administratieve lasten, complexiteit en kosten. Maatwerkcontracten creëren niet altijd waarde, analyseer de waarde, de kosten en de risico’s van een levering. Indien deze hoog zijn, sluit een maatwerkcontract af. In andere gevallen is akkoord gaan met algemene voorwaarden of mondeling akkoord gaan wellicht beter. Figuur 5 geeft een overzicht van wanneer een contract waarde kan toevoegen; het paarse vlak.

Inkooptrend 3: meer focus op kostenbesparingen
De inkooptrend aandacht voor kostenbesparingen was nog de belangrijkste inkooptrend voor 2013 als gevolg van de economisch mindere tijden. Voor 2014 is deze trend gezakt naar plaats 3, toch belangrijk voor het komende jaar. De focus op kostenbesparingen is het grootst bij operationeel inkopers en bij organisaties die zich in een vroeg stadium van het inkoopontwikkelingsmodel van Keough bevinden.

Inkoop biedt een groot kostenbesparingspotentieel. Het gebruik maken van goede methodieken bieden een ander perspectief, een perspectief dat vernieuwende inzichten kan geven waardoor uw organisatie op veel plaatsen kosten kan besparen. Enkele zeer bruikbare methodieken hiervoor zijn systeemgerichte contractbeheersing (SCB), best value procurement (BVP) en LEAN management. Maar ook samenwerken met leveranciers, bundelen van orders en e-procurement bieden de kans op kostenbesparingen.

Bram Adriaans is Inkoop consultant bij Supply Value