Inkoopprocessen optimaliseren; een inspirerende en leerzame reis

De business-case    
Een reis begint met het bepalen van de eindbestemming. Bij e-procurement begint het bij het maken van een business case. De business case voor e-procurement is eenvoudig te maken en is bij middelgrote en grote organisaties vrijwel altijd positief. E-procurement betekent een forse vermindering van arbeidsintensieve processen, snellere doorlooptijden en inzicht door rapportages over wie, wanneer, wat, bij wie en voor hoeveel inkoopt. Simpelweg: zodra e-procurement is geïnstalleerd (technisch en organisatorisch), gaan de eindgebruikers er mee werken en is de business-case snel gerealiseerd.

Zo simpel werkt het helaas niet. In de praktijk blijkt regelmatig dat de reis tegenvalt en dat de realisatie van de op papier zo mooie business case tegenvalt. Het nieuwe inkoopproces is technisch succesvol geïnstalleerd en klaar voor gebruik, maar bestellers, contractmanagers en inkopers gebruiken het niet. Gevolg is dat slechts een paar procent van de inkoopspend via de e-procurement-voorziening gaat, waardoor ook slechts een paar procent van de baten gerealiseerd wordt.

Wat gaat hier mis? Na vergelijking van een aantal cases kom ik tot de volgende redenen:

Wanneer we de initieel positieve business case vergelijken met bovenstaand overzicht valt iets op. De business case is gebaseerd op kwantificeerbare en rationele uitgangspunten. Hier komt een besparing in euro’s uit. De vijf punten uit het overzicht zijn daarentegen meer gericht op de zachte kant, op zaken die zich lastiger laten meten. Het doel is hier eindgebruikers te motiveren en te overtuigen daadwerkelijk met het systeem te gaan werken. Dit betekent dat zij willen en ook vooral kunnen werken met de verbeterde inkoopprocessen in het nieuwe systeem. Net als een reis gaat dit niet in één dag. De implementatie is een intensief traject waarbij de verschillende stakeholders op een leerzame reis gaan. Hoe zorg je dat deze reis goed bevalt?

Effectief veranderen
Standaardisatie en optimalisatie; E-procurement betekent eerst standaardisatie en dan optimalisatie van inkoopprocessen. Dit is verandering. Een verandering kan je niet 100% managen, het is immers verandering, je kan wel effectief veranderen. Dit begint met het creëren van noodzaak tot verandering bij de verschillende stakeholders. Zonder noodzaak kost een verandering meer dan deze oplevert. Hoe hoger de noodzaak voor betere inkoopprocessen, hoe hoger de urgentie voor e-procurement. Starten zonder echte urgentie is op vakantie gaan zonder echt zin te hebben. Net als reizen is veranderen een constant leertraject, doe dit bewust door te kijken wat wel en niet goed gaat en eventueel te interveniëren.  

Voorbereiding; Elke verandering begint met een goedgekeurd plan, welke het resultaat is van goed georganiseerd projectmanagement. Bepaal hierin de visie die achter de organisatie- en procesverandering zit en zorg voor een gerichte en gestructureerde implementatie-aanpak met aandacht voor de verschillende belangen van jouw reisgenoten . Resultaat is een door het management goedgekeurd plan van aanpak met een breed draagvlak. De projectleider krijgt de GO om de implementatie te starten en de reis gaat echt beginnen.

Ontwerp; Tijdens de ontwerpfase bepaal je de verschillen tussen de huidige en de toekomstige inkoopprocessen, evenals de impact van de verandering. De bestellers, de budgethouders, de inkopers en andere eindgebruikers zijn hier intensief bij betrokken. Dit leidt tot weloverwogen inrichtingskeuzes en eventueel een aangepast plan van aanpak. Daardoor is duidelijk welke producten je in de volgende fase gaat maken en wie hier verantwoordelijk voor is. Let op, dit zijn veelal producten die indirect te maken hebben met het nieuwe systeem, zoals: beschrijving van inkoopprocedures, aanpassing van contractvoorwaarden en een communicatieplan voor alle stakeholders.

Realisatie; Tijdens de realisatiefase zet je de tijdens de ontwerpfase gemaakte keuzes in het systeem. Dit geldt ook voor de juiste “stamdata” (dus geen vervuiling), denk aan de juiste contracten, de juiste leveranciers, de juiste financiële gegevens en de juiste medewerkers. Dit is cruciaal om effectief te veranderen.

De fasen gedurende de implementatie van de verbeterde inkoopprocessen

In het tweede deel van de realisatiefase, welke deels parallel loopt met het eerste deel wordt het systeem technisch en functioneel getest. Dit is het meest intensieve deel van de reis voor de medereizigers. Door zelf te testen krijgen de bestellers, inkopers, leveranciers en andere rollen gevoel bij het werken met e-procurement en kunnen de eindgebruikers zelf bepalen of de e-procurement voor hen voldoet, of niet. In dit laatste geval zullen eventuele (kleine) aanpassingen en hertesten plaatsvinden. Doel is te komen tot de GO-live decision. Dit betekent dat inkooporders en facturen daadwerkelijk via e-procurement naar de leveranciers gaan. Elke nieuw aangesloten leverancier kun je vergelijken met een extra attractie die je tijdens je reis bezoekt.

Doorpakken; De uitrolfase is de laatste fase van de reis. Tijdens deze fase wordt snel doorgepakt en wordt het nieuwe inkoopproces breed geïmplementeerd binnen de organisatie. Er is nog maar één manier van werken voor de interne medewerkers en de leveranciers. De business is en blijft de eigenaar van het nieuwe inkoopproces. Verdere optimalisatie vindt plaats onder leiding van de business. Door deze snelle doorschaling realiseert de organisatie de business case en draagt e-procurement bij aan het behalen van de organisatie-doelstellingen zoals inkoopbesparingen en een leaner supply chain proces. De reis is geslaagd.

Vervolg stappen?
Een technisch en functioneel goed geïnstalleerde e-procurement oplossing is aardig, cruciaal voor de business is wel of en hoe dit gebruikt wordt. Om ervoor te zorgen dat jouw e-procurement implementatie wel succesvol verloopt is het cruciaal om business processen samen te veranderen met de eindgebruikers. Dit is niet moeilijk, en hoeft ook niet duur te zijn, onder de voorwaarde dat er voldoende bewustzijn en tijd is om deze reis samen aan te gaan. Dit leidt tot een implementatie-aanpak die veel meer is dan een business case alleen. En bovendien is de reis veel leuker.

Jesper de Wit (j.wit@supplyvalue.nl) is werkzaam als inkoop- en verander-consultant  bij Supply Value waar hij zich toelegt op het realiseren van duurzame verbeteringen en innovaties op het gebied van inkoopmanagement.