Inkoop 2.0: optimaliseer je bedrijfsperformance – grip op je uitgaven

De strategische partners zijn bekend en nu
Het vertrouwen is groot en de juiste ketenpartners zijn geselecteerd. Hoe stel je zeker dat de processen ook daadwerkelijk de bedrijfsdoelstellingen ondersteunen? Hiervoor zijn effectieve en efficiënte Procure-2-Pay processen onontbeerlijk. Bedrijfsdoelstellingen zoals:
– Profiteer maximaal van de afspraken met de gekozen leveranciers, nut de contracten uit.
– Maak het gebruik van de inkoopcontracten gemakkelijk voor de operationele organisatie.
– Zorg voor een geautomatiseerd bestelproces dat gebruik van de afspraken bevordert en op ieder moment inzicht geeft in de financiële verplichtingen.
– Voorzie lijnmanagers van informatie over de uitnutting van contracten en budgetten.
– Zorg voor een effectieve en efficiënte wijze van factuurafhandeling en betaling.

De gewenste werkwijze – transformatie
Elke dag werken we aan verbetering van onze bedrijfsprocessen, stellen we vast wat de toekomstige gewenste werkwijze is, op welke wijze de noodzakelijke veranderingen te sturen, en ons bedrijf te transformeren. Het op een professionele wijze vormgeven van de veranderprocessen, doelgerichte communicatie over het waarom en het betrekken van de medewerkers bij de realisatie, is van groot belang.

Pak het realiseren van het beoogde Procure-2-Pay proces projectmatig aan, onderken de weerstand tegen verandering, laat medewerkers de voordelen zien, de voordelen voor hun dagelijkse werk, train de medewerkers in de nieuwe werkwijze en beperk de doorlooptijd van de realisatie.

De ervaring leert dat het eindresultaat niet beter wordt als een transformatie lang duurt, dit project is in 4 tot 6 maanden af te ronden.

Het verbeterpotentieel en de eerste toegevoegde waarde
Inzicht in informatie, informatie tijdig op de juiste plek en reductie van arbeidsintensieve manieren van werken, is in essentie het doel van het organiseren van het Procure-2-Pay proces. Betrouwbare, tijdige informatie bij die medewerkers die informatie nodig hebben voor hun werk en sterke reductie van handmatig uitgevoerde en daarmee tijdrovende en foutgevoelige operationele processen.

Het resultaat is:
– een inkoopproces ondersteunt door geautomatiseerde systemen (o.a. voor de automatische afhandeling van aanvraag en bestelling van orders en digitale vastlegging en ontsluiting van alle leverancierscontracten);
– optimaal gebruik van en de mogelijkheid tot managen van bestaande leverancierscontracten; budgethouders die de verantwoordelijkheid voor hun budget kunnen dragen, o.a. door een passende wijze van boeking en doorbelasting van kosten;
– een bestelproces ondersteund door een workflow (met o.a. procuratie, autorisatie en budgetbeheer), incl. zoek- en bestelopties bij de belangrijkste leveranciers;
– gedigitaliseerde verwerking van facturen van interne- en externe leveranciers;
– geoptimaliseerde administratieve processen incl. goedkeuren van bestellingen of facturen met een volledige 3-way match (bestelling-ontvangst-factuur);
– informatie-uitwisseling met de in gebruik zijnde financiële ERP-toepassingen opdat financiële verplichtingen inzichtelijk zijn, kosten kunnen worden toebedeeld en betaling aan leveranciers wordt klaargezet;
– stuurinformatie beschikbaar met betrekking tot de inkoopfunctie, inclusief KPI’s passend bij verschillende lagen van de organisatie.

Inkoop 2.0: samenwerken met ketenpartners, inkoopprocessen in control, grip op je uitgaven, een goede manier om de performance van je bedrijf snel te verbeteren.

Over Marcel Blom
Marcel Blom is werkzaam bij INCONTO, een dochterbedrijf van Emeritor, gespecialiseerd in het verbeteren van de kwaliteit van (geautomatiseerde) inkoopprocessen en leverancier van INCONTO inkoopsoftware. Emeritor is een onafhankelijke inkoopdienstverlener, gespecialiseerd in het structureel verbeteren van de inkoopfunctie van bedrijven en not-for-profit organisaties. Emeritor beschikt over een vast personeelsbestand van 85 medewerkers. Vanuit het credo: ‘Denken, durven, doen èn doorgaan’, ondersteunt zij haar klanten bij het uitvoeren van inkoopverbeteringen en het daadwerkelijk realiseren van besparingen.