In tijden van crisis is behoefte aan ‘real time’ informatie

Anno 2012, en zeker in deze tijd van crisis, zou het management en de besluitnemers ‘real time’ toegang moeten hebben tot belangrijkste meetwaarden en toegang tot informatie die iedere dag weer ververst wordt zonder menselijke tussenkomst. Informatie gevisualiseerd in een dashboard volgens ‘best practices’ welke toegankelijk is op elk gewenst moment van dag via elke gewenst apparaat. Smartphone, tablet, laptop of desktop.

Maar waarom zou een bedrijf of organisatie nu moeten willen dat hun belangrijkste management informatie gevisualiseerd wordt en op elk moment beschikbaar zoud moeten zijn?

Onderzoek heeft aangetoond dat bedrijven die serieus omgaan met het meten van prestaties beter presteren dan de concurrentie. Als manager moet u altijd in staat zijn om te weten wat er gebeurt met uw bedrijf of organisatie. Ongeacht locatie, of u nu onderweg bent, thuis, op kantoor of waar dan ook.

BearingPoint deed in 2011 bij verschillende managementlagen onderzoek (eerdere gepubliceerd op FM.nl) naar het gebruik en de perceptie van dashboards. En wat bleek: 56% van de managers is ontevreden over de dashboards die hij/zij nu krijgt. Managers willen dashboards die gebruikt kunnen worden als effectieve besluitvormingstools. Maar de resultaten logen er niet om. Een paar van de uitkomsten:
•    47% van de respondenten zegt dat zij teveel dashboards ontvangen;
•    44% moppert over onvoldoende uniformiteit, over onduidelijkheid waar de benchmarks vandaan komen;
•    44% heeft het zelfs over irrelevante indicatoren;
•    39% van de respondenten zegt dat er onvoldoende duidelijkheid is over de correlatie tussen de business strategie en doelstellingen en de vertaling in meetbare indicatoren; en
•    33% klaagt over rapportages die te laat beschikbaar zijn.

Het mag duidelijk zijn dat dit niet de juiste basis is om in tijden van crisis de slag met de concurrentie effectief aan te gaan.

Opvallend was ook dat de ‘general’ managers meer ontevreden (56%) zijn dan de financiële managers (34%) over dezelfde rapportages. Blijkbaar is er sprake van een ‘mismatch’ tussen wat bijvoorbeeld de CEO wil zien en waar de CFO behoefte aan heeft. Hoe kun je als bedrijf of organisatie in deze tijd van crisis nu het hoofd boven water houden als deze twee belangrijke functies niet op een lijn zitten?

Oftewel … er moet nog wel wat verbeterd worden rondom dashboards, rapportages en vertalen van ruwe data in managementinformatie. Het rapport van BearingPoint geeft dan ook aanbevelingen over hoe dit te verbeteren. Samengevat gaat het om de volgende vier stappen:

1. Start top-down; bespreek met het hoogste management welke informatie zij willen zien. Wat is de strategie van het bedrijf, wat zijn de bedrijfsdoelstellingen en op welke manier kan dit vertaald worden in meetbare resultaten? Bespreek ook welke additionele informatie vervolgens gewenst is? Is het wellicht ook verstandig om de ‘Key Performance Indicators’ (KPI’s)behorend bij de strategische doelstelling ook in lijn te brengen en tezamen te rapporteren met de ‘Key Risk Indicators’ (KRI’s)?

2. Bekijk vervolgens het huidige managementmodel. Hoe wordt er nu gemanaged? Welke informatie is nu beschikbaar? Wat zijn de huidige KPI’s en zijn deze nog relevant?

3. Gebruik daarna bijvoorbeeld een Dupont-schema of een andere manier om inzichtelijk te maken hoe de huidige definities, indicatoren en doelstellingen bijdragen aan de bedrijfsdoelstellingen. Het resultaat van stap 1, 2 en 3 leidt tot de belangrijkste KPI’s voor je nieuwe dashboard.

4. Na bepaling van de belangrijkste KPI’s en daarmee het gezamenlijke beeld over wat rapportage-items zijn, rest nog een belangrijke stap: de afstemming van de rapportage met alle stakeholders (of gebruikers). Denk dan aan de ‘look & feel’, de frequentie (maandelijks, wekelijks of real time?) en medium (tablet, smartphone of toch papier?)

Uiteraard zal het niet altijd even gemakkelijk zijn om iedereen in de organisatie tevreden te houden maar als, zoals blijkt uit dit onderzoek, meer dan de helft van de managers ontevreden is dan is dat een signaal dat niet te negeren valt. Door de twee doelen; opvolging van de gezette strategische en operationele doelstellingen en het managen van de dagelijkse operationele werkzaamheden; nauwlettend in het oog te houden bij het bouwen van dashboards zullen deze echt effectief zijn.

Vanwege bovenstaande gezamenlijke visie hebben BearingPoint, Management en Technology consultants, en KPI Library, IT performance management experts, een partnerovereenkomst getekend voor een wereldwijde samenwerking. BearingPoint en KPI Library gaan samenwerken op het gebied van de implementatie van solide KPI frameworks en state-of-the-art dashboards.
Samen kunnen zij uw bedrijf of organisatie helpen om uw concurrentie te overtreffen.

BearingPoint is met haar ruime en brede ervaring uitermate geschikt om de bovenstaande vier stappen voor haar rekening te nemen en KPI Library levert de tools (inclusief de visualisatie) waarmee managers/ besluitnemers in staat worden gesteld om de juiste beslissingen te nemen. Beslissingen op basis van ‘real time’ feiten en trendanalyses waarmee in tijden van crises het verschil kan worden gemaakt.

Klaasjan Doeswijk, Senior Manager en leider van het Finance Transformation team bij BearingPoint Benelux.