ICT Kosteninzicht: Windows XP migratie, een praktijk case

Zoals bekend was 8 april jl. de laatste dag dat Microsoft nog ondersteuning verleende aan XP gebruikers. Hoewel een Armageddon is uitgebleven zijn er nog veel organisaties die gebruik maken van Windows XP. Vanuit een veiligheidsperpectief is het gewenst om alsnog zo snel mogelijk over te stappen naar een ander besturingssysteem.

Omdat bij vervanging van Windows XP in veel gevallen ook de hardware wordt vervangen, bestaan Windows XP migratieprojecten uit meerdere stappen inclusief beslissingen met grote financiële consequenties. Naast het operating system wordt namelijk ook vaak de hardware (PC, Laptop / Chromebook en ThinClient) vervangen.

Omdat de doorlooptijd voor de analyse fase momenteel kort wordt gehouden, is de druk hoog. Uitstel van de XP migratie leidt namelijk tot hoge kosten en toenemende veiligheidsrisico’s.

Toch is het van cruciaal belang dat de analyse fase van een migratieproject zorgvuldig doorlopen wordt. Dit komt niet alleen de efficiency en de effectiviteit van het project ten goede maar ook de prestaties en flexibiliteit van de organisatie na de migratie en verder in de toekomst. Zodoende is het evident dat deze belangrijke keuzes op relevante, accurate, interne en markt gerelateerde informatie worden gebaseerd. Voor de migratie van een operating systeem is het daarom van groot belang dat er inzicht is in werkelijke recente ICT kosten, de kwaliteit van de ICT organisatie, het gebruik en de toepassing van alle ICT middelen en toekomstige verwachtingen. 

Hoe financieel inzicht in ICT kosten bijdraagt in het maken van de juiste keuzes, laat onderstaande praktijk case zien. 2750 werkplekken en 2400 applicaties naar Windows 7. Het betreft een organisatie die, binnen haar kantooromgeving op 2700 werkplekken, gebruik maakt van Windows XP en zo’n 2400 verschillende applicaties heeft. De wildgroei aan applicaties vloeide mede voort uit het gebruik van vele vergelijkbare applicaties en versies hiervan. 

Ondersteuning is voor deze casus geboden op verschillende vlakken:

– In kaart brengen van alle ICT middelen voor de gehele organisatie;

– Opstellen verschillende kosten scenario’s voor de ICT organisatie, inclusief periodiek onderhoud en support;

– Vaststellen faalkosten per oplossing. (Hiermee worden de gevolgen van storingen inzichtelijk waarbij tevens rekening gehouden wordt met de business impact en klanttevredenheid.)

Eén van de deliverables was opschoning van dubbele en overlappende functionaliteiten. Een zeer opmerkelijke constateringen in deze casus, was het gebruik van verschillende web browsers door de medewerkers. Zo werden er verschillende versies van Mozilla, Firefox, Chrome en Internet Explorer gebruikt. 

 

In het kader van applicatiebeheer, terugdringen van risico’s en het verlagen van het aantal storingen lag de keuze voor één (1) web browser voor de hand. 

Migratie naar Windows 7 en een hardware keuze voor PC’s, Laptops en Thinclients/Citrix. 

Middels de Ratio ICT Kosten Scan (RIKS) werden ICT kosten en gebruikte middelen helder en inzichtelijk in de Ratio KostenKubus. Hierdoor kon gebruikte applicatiesoftware toegewezen worden aan werkplek, user, medewerker, afdeling en locatie.

 

Scenario planning maakt het mogelijk om componenten binnen de KostenKubus te vervangen en nieuwe en aangepaste situaties door te rekenen. 

Doorgerekende scenario’s leidden voor deze casus tot de conclusie dat het gebruik van ThinClient/Citrix, in plaats van de conventionele PC of Laptop, een besparing van €1990,- per werkplek oplevert. 

Tevens biedt ThinClient/Citrix ten opzichte van de PC/laptop het voordeel van een initieel lagere investering, een langere levensduur en is er minder behoefte aan support door minder verstoringen. Bovendien zijn de migratiekosten per applicatie zo’n 25% lager voor Citrix dan voor een Windows 7 Package.

De conclusie luidde zodoende ontegenzeggelijk dat de laagste Total Cost of Ownership (TCO) bereikt wordt met een maximaal aantal applicaties in een ThinClient omgeving.

Helaas is de praktijk weerbarstiger en is migratie naar Citrix voor sommige applicaties, door lokale factoren, niet mogelijk. Eén enkele applicatie kan een blokkade zijn voor het omzetten van vele werkplekken naar ThinClients. In een dergelijke situatie is een alternatief gewenst. 

In deze casus zouden 400+ van de totaal 2700 werkplekken geblokkeerd zijn voor migratie door verschillende oorzaken. Migratie van deze werkplekken zou een extra besparing van één miljoen opleveren en is daarmee voldoende drijfveer om een alternatieve oplossing te zoeken.

Het vinden van een alternatieve oplossing is echter geen sinecure, gebruikers houden namelijk vast aan bestaande functionaliteiten, pc’s en laptops. Onze relatie heeft in het verleden al gekozen om ICT kosten toe te wijzen aan de business afdelingen die de kosten maken. Wanneer de afdeling niet in staat is om met een alternatieve oplossing te komen, worden de meerkosten voor een PC / laptop ten opzichte van een ThinClient aan desbetreffende business afdeling doorbelast.

De noodzakelijke vervanging van Windows XP was aanleiding, voor onze relatie, om te kijken naar mogelijkheden om kosten te besparen en de kwaliteit te verhogen.

Inzicht in de ICT kostenstructuur, de kwaliteit en de gebruikte middelen hebben echter een inzichtelijker beeld geschetst van de bestaande situatie. Bovendien hebben de diverse scenario’s uit de Ratio ICT Kosten Scan, de organisatie vanuit verschillende oogpunten kunnen belichten en konden zowel vanuit een financieel als een kwaliteitsperspectief meerdere oplossingen bestudeerd worden.

Het resultaat was een besparing van zo’n 6 miljoen euro per jaar op de kantoorautomatisering en heeft er een forse rationalisatie van de ICT organisatie plaatsgevonden. Deze stappen leverden besparingen op in beheer- en supportkosten, hogere betrouwbaarheid van de ICT omgeving, lagere risico’s en een betere beheersbaarheid.

In onze eerdere artikelen hebben we al gewezen op de nut en noodzaak om inzicht te hebben in ICT kosten, kwaliteit en inzet gebruikte middelen. Deze praktijk case toont aan wat extra inzicht voor organisaties kan betekenen in de termen van financiën, continuïteit en beheer.

Eerder verschenen de volgende gerelateerde artikelen op de website van Financieel Management:

14-05-2013: Hoeveel ICT zit er in een flesje bier?

17-07-2013: Top 3 verborgen ICT-kosten

02-12-2013: 5 voorwaarden voor een succesvolle ICT-kostendoorbelasting

12-13-2014: De kostprijs berekenen van ICT uitgaven

*) Disclaimer. Genoemde cijfers en bedragen in deze casus zijn specifiek voor de situatie die we aantroffen bij de desbetreffende relatie. In uw situatie met andere karakteristieken, kunnen deze cijfers en bedragen verschillen en daarmee leiden tot een andere aanbeveling en uitkomst.