Hoeveel geeft uw organisatie teveel uit aan het declaratieproces?

Denk bijvoorbeeld aan:

• het opsporen van late of kwijtgeraakte declaraties en bonnen

• het achterhalen en aanvullen van ontbrekende informatie

• het handmatig invoeren en verwerken van gegevens 

• het beheer van complexe beleidsregels die per organisatie variëren.

Het declaratieproces kan snel een rommeltje worden en een grote last zijn voor, met name, de financiële afdeling. Afgezien van de verspilde tijd en energie zijn er ook hoge kosten gemoeid met het handmatig verwerken van vergoedingen. Het overtikken van fysieke bonnen in spreadsheets is niet alleen foutgevoelig, het kost ook een hoop tijd en daarom geld. 

JP Morgan schatte in 2011 dat meer dan 900 miljoen euro per jaar verloren gaat aan frauduleuze onkostenvergoedingen. Dit bedrag stijgt alleen maar zolang reis- en onkosten blijven toenemen. Deze fraude is gedeeltelijk te wijten aan de houding van medewerkers. Onderzoek heeft aangetoond dat 10% van de medewerkers toegeeft dat ze bewust teveel onkosten declareren. Dat kost organisaties jaarlijks gemiddeld meer dan 180 euro per werknemer. Wat sommige medewerkers mogelijk zien als een onschuldig voordeeltje, kan bovendien serieuze aansprakelijkheidsproblemen voor de financiële afdeling veroorzaken.

En dat zijn slechts de kosten van regelrechte fraude. Wat zullen de kosten van verspilde tijd en handmatige gegevensinvoer wel niet zijn? En van facturatie- en betalingsachterstanden als gevolg van ontbrekende gegevens? En van het mislopen van business als gevolg van niet-naleving van de richtlijnen van klanten of de overheid?

Dat kunt u waarschijnlijk lastig precies schatten, maar het is evident dat het reis- en onkostenproces een belangrijk knelpunt is. Is dit herkenbaar voor uw organisatie? 

Door gebruik van flexibele declaratiesoftware die ook op smartphones te gebruiken is, kunt u meer dan 50% van de kosten van het declaratiebeheer besparen dankzij minder papierwerk, een snellere verwerking en volledige compliance. En omdat alle informatie traceerbaar en controleerbaar is, neemt u tegelijkertijd het risico van fraude en niet-naleving weg.