Hoe ver is jouw organisatie met het optimaliseren van purchase to pay automatisering?

Door Hans van der Kolk, Sales Manager bij Easy Systems

Het is natuurlijk niet nodig om jezelf elke dag af te vragen waar jouw organisatie staat met het optimaliseren van procesautomatisering, maar het kan geen kwaad om hier af en toe eens over na te denken. Want wanneer een organisatie financiële software gaat gebruiken, wordt in onze ervaring in 8 van de 10 gevallen een jaar later niet gecontroleerd of alles nog optimaal werkt. Dat is jammer, want suboptimale processen zijn minder efficiënt, foutgevoeliger en stoppen de ontwikkeling van het purchase to pay proces. En dat terwijl organisaties altijd op zoek zijn naar manieren om sneller en efficiënter te werken, om het beter te doen. Dus waarom zou je dat ook niet doen bij het purchase to pay proces? Denk aan de tijd die je kunt winnen door meer handmatige taken weg te nemen, zodat je je kunt focussen op taken die meer om jouw kennis en expertise vragen.

De drie tussenstops naar purchase to pay automatisering
Op de route naar purchase to pay automatisering vallen drie tussenstops te onderscheiden. Je hoeft niet overal langs te gaan, iedere organisatie vliegt zijn eigen koers. Kijk dus vooral welke route jouw organisatie het beste op weg helpt richting efficiënte en effectieve automatisering van het purchase to pay proces.

Vertrekpunt: Het papieren proces
Op dit punt wordt het hele proces van inkoop tot het betalen van de factuur, inclusief controle- en goedkeuringsproces, nog volledig handmatig uitgevoerd. Het is een tijdrovend en foutgevoelig proces. Facturen raken nog wel eens zoek, waar een factuur zich in het proces bevindt is nog wel eens een raadsel en Finance is veel tijd kwijt aan het overnemen van factuurgegevens in diverse systemen. Hoewel veel organisaties al een vlucht hebben genomen richting volgende tussenstops, zijn er wel degelijk organisaties die hiervandaan vertrekken.

Tussenstop 1: Digitale factuurverwerking
Als je af wilt van papieren facturen dan is deze tussenstop de meest logische om mee te starten. Het factuurverwerkingsproces is meestal goed vastgelegd en laat zich goed vertalen naar een digitale oplossing. Een integratie met Peppol gecombineerd met een goede OCR-tool (scan- en herkensoftware) helpt je om snel en efficiënt de gegevens die op een factuur staan in je software over te nemen. Om te voorkomen dat je alsnog handmatig allerlei gegevens moet overnemen in diverse systemen, is het van belang dat je een gedegen integratie hebt met je ERP-systeem. Wil je nog efficiënter werken, dan verwerk je ordergerelateerde facturen met behulp van ordermatching. Met deze zaken heb je een gedegen fundament staan om op verder te bouwen.

Tussenstop 2: Digitaal purchase to pay process
Bij de volgende tussenstop ga je meer onderdelen van het purchase to pay proces toevoegen aan je digitale proces en aansluiten op de workflow die je hebt voor factuurverwerking, bijvoorbeeld het verwerken van declaraties. Hieronder valt ook het centraal beheren van contracten waarmee je af kunt stappen van verspreid beheer en slecht opgeborgen contracten in bureaulades en archiefmappen. Een mooie aanvulling op het proces is ook om zoveel mogelijk leveranciers mee te krijgen in de optimalisatie en ze te overtuigen om e-facturen te sturen. Het proces wordt hiermee nog efficiënter, waar de leverancier ook bij gebaat is.

Tussenstop 3: Geautomatiseerd purchase to pay process
Nu je het purchase to pay proces gedigitaliseerd hebt, is het tijd om verder te automatiseren. Dit doe je door inkopen vooraf te laten goedkeuren zodat de factuur automatisch gematcht kan worden met de inkoopaanvraag (in plaats van achteraf goedkeuren als de factuur binnen is). Maandelijkse facturen die voortvloeien uit contracten, bijvoorbeeld in het geval van huurcontracten, kun je makkelijk met elkaar matchen. De facturen van goedgekeurde inkopen en contracten hoef je dus niet meer te zien zolang ze overeenkomen met de gemaakte afspraken.

Eindbestemming: continue bijsturing
Continue bijsturing mag dan wel de eindbestemming zijn, de reis is nog niet ten einde. Met dit hoogst haalbare stadium van automatisering blijf je continu bezig. Hier leg je de focus op het bijsturen van processen, het managen van uitzonderingen. Dit doe je op basis van realtime rapportages die je helpen continu alles in de gaten te houden. Voor het verder verbeteren van je processen heb je talloze mogelijkheden die ook veel verder gaan dan alleen het purchase to pay proces. Denk aan rapportagetools waarmee je informatie kunt ontsluiten voor de hele organisatie of aan robotic process automation voor die laatste paar handmatige taken die toch op de to-do-lijst van jou of je medewerkers blijven terugkomen.

Fouten en inefficiënte werkwijzen weten altijd hun weg te vinden in processen, dus blijf daarom scherp en blijf je afvragen of het beter of efficiënter kan. Benieuwd welke stappen jij kunt zetten? Lees dan het blog ‘Van digitaliseren naar automatiseren; 3 stappen die je kunt zetten in het P2P proces’.