Hoe maak je startups weerbaarder? (2)

Een serie blogs over AO/IC.

BLOG – Snelheid en het creëren van schaalvoordelen zijn voor een startup noodzakelijk om de concurrentie voor te blijven. Maar hoe beheers je de groei? In deel 1 bekeken we de drie  levensfasen van de startup en de vijf kenmerken van de weerbare startup. Weerbaarheidsdoelen kunnen op verschillende manieren gerealiseerd worden. Twee waardevolle mechanismen zijn functiescheiding en de waardekringloop.

Door Arjan Hofman, partner bij adviesbureau ACS Partners. Hij zet zich in voor de uitvoering van AO/IC-opdrachten bij organisaties en traint en publiceert er over.

Functiescheiding

Controltechnische functiescheiding, zoals het voluit heet, kan hier niet ontbreken. Het inrichten van functiescheiding betekent in feite het verkrijgen van meerdere registraties over één en dezelfde toestand – zoals voorraadpositie, of gebeuren – zoals verkopen in een bepaalde periode. Het verband tussen deze registraties biedt een (zekere) waarborg voor de betrouwbaarheid van de registraties, vooral wanneer de betrokken functionarissen ‘tegengestelde belangen’ hebben. Als bijvoorbeeld een schuldeiser (belang: zo hoog mogelijk) en schuldenaar (belang: zo klein mogelijk) beide verklaren dat een bepaalde schuld/vordering 1.000 euro bedraagt, ondanks hun tegengestelde belangen, dan is de kans groot dat deze informatie juist is.

Naarmate de startup groter wordt, betrouwbare informatie relevanter wordt, en het personeelsbestand toeneemt, wordt het inrichten van functies met tegengestelde belangen steeds belangrijker. Hiermee creëer je immers een waarborg dat informatie, die de startup dagelijks nodig heeft om te functioneren en te sturen, juist, volledig én controleerbaar is. In feite is functiescheiding één van de randvoorwaarden voor het weerbaar maken van de groeiende startup.

Waardekringloop: geldstromen en goederenstromen

Een ander belangrijk mechanisme dat niet mag ontbreken is het periodiek inzichtelijk maken van de geld- en goederenstromen, die door de startup heenlopen. Plus of de verbanden tussen deze stromen niet zijn doorbroken. Zo mag je verwachten dat de goederenafgiftes aan klanten vroeg of laat gepaard zullen gaan met verwachte geldontvangsten: prestatie versus tegenprestatie. En dat een bepaalde beginvoorraad, na een periode van inkopen en verkopen, zal resulteren in een verwachte eindvoorraad. Als startup zal je periodiek willen vaststellen of deze verwachte uitkomsten inderdaad overeenkomen met de werkelijkheid. Een afwijking kan betekenen dat er mogelijk goederen zijn ontvreemd, of dat de leverancier niet aan diens verplichtingen heeft voldaan, of dat de verzonden goederen niet juist zijn gefactureerd, enzovoort. Als je een afwijking tijdig vaststelt, dan biedt dit meer mogelijkheden om sneller correctieve maatregelen te nemen.

Veel startups verkopen echter geen goederen, maar zijn vooral dienstverlener. Dit maakt het complexer om verbanden vast te stellen tussen verleende diensten en de geldstromen. Diensten zijn immers niet of minder tastbaar dan goederen. In dat geval moeten andere methoden gebruikt worden, om toch periodiek een verband te kunnen leggen tussen verleende diensten en de ingaande en uitgaande geldstromen.

Tastbaarheid

De mate van “tastbaarheid van de dienstverlening” is voor elke startup verschillend. Zo zijn er startups die actief zijn in de “van bezit naar deelplatform” economie, dus met nog wel goederenstromen zichtbaar (zoals Felyx scooters), waar je deels op kan steunen, ondanks dat de goederen in het bezit blijven van de startup. Hier zal een betrouwbaar registratie- en tracksysteem aanwezig moeten zijn, om de waardekringloop dicht te maken. Bij volledig dienstverlenende startups, zoals “lead generation” bureaus, moeten andere methoden gebruikt worden. Daar is een project- en urenregistratiesysteem, mits adequaat ingericht, een prima middel om verbanden tussen de dienstverlening en geldstromen toch relatief “tastbaar” en controleerbaar te maken.
 
Om de weerbaarheid van startups te versterken zijn diverse mechanismen beschikbaar die met de startup kunnen meegroeien. Functiescheiding en verbandscontroles tussen geld- en goederen/dienstenstromen zijn hier voorbeelden van. Deze mechanismen zijn flexibel en kunnen qua zwaarte meegroeien met de levensfasen van de startup. Het is echter belangrijk dat een goede kosten-batenafweging wordt gemaakt bij het invoeren van dergelijke mechanismen, om hoge kosten en een “stroperige” organisatie te voorkomen.

Ondernemen is het nemen van gecalculeerde risico’s, maar naarmate de startup groter wordt, zal een steviger beheersingsmechanisme noodzakelijker worden. Alleen dan is het mogelijk om verantwoord snel te groeien!

Alle blogs van Arjan Hofman over AO/IC voor u op een rij gezet.