Groot besparingspotentieel accountant bij veel organisaties

11 augustus 2015

Uit een benchmark van Breakthrough Solutions blijkt dat er veel besparingpotentieel is op accountantskosten. Bij sommige organisaties wel tonnen.

Toen Paul van Giersbergen van Break Through Solutions nog werkte als finance manager was hij zich er nooit van bewust dat de accountancy fee flink omlaag kon. ‘We werkten hard aan het optimaliseren van processen, maar de auditkosten daalden niet.’

Breakthrough Solutions ontwikkelde samen met accountants en mensen van de Erasmus Universiteit de ‘Financial Audit Challenger’, een inmiddels beproefd en succesvol concept om accountantscontroles effectiever en goedkoper te maken. Het creëren van zoveel mogelijk transparantie speelt een belangrijke rol in de oplossing.

Het besparingspotentieel is gemiddeld wel 40 tot 50 procent, zegt Hèlen Sturm (mede-oprichter Break Through Solutions). ‘We richten ons vooral op grotere ondernemingen, maar ook op accountants. We werken op een no cure no pay basis, dus voor ons zijn bedrijven met veel bespaarpotentieel het interessantst. En dat zijn er heel veel. Daar hebben we een sector benchmark voor ontwikkeld waarin we bedrijven uit dezelfde sector naast elkaar zetten. De informatie die we daarvoor nodig hebben – zoals de omzet, aantal groepsentiteiten, en hoogte van de accountantsfee – halen we uit de openbare jaarverslagen.’

Wat maakt dat de kosten die bedrijven betalen vaak te hoog zijn? ‘Accountantskosten zitten vaak in een black box’, zegt Vincent Knottnerus (mede-oprichter Break Through Solutions). ‘Het is niet altijd duidelijk waar je voor betaalt. Het is een contract, maar niet echt een partnership. Dat is jammer. Hoe kunnen bedrijven en accountants elkaar versterken?’

Het ligt overigens niet altijd aan de accountant dat er onduidelijkheid ontstaat, maar net zo goed aan de bedrijven die gecontroleerd worden. ‘Als groepsentiteiten enorm veel extra vragen gaan stellen wordt dat natuurlijk in rekening gebracht. De groepscontroller moet hier grip op houden’, aldus Sturm.

In trajecten maken Van Giersbergen, Knottnerus en Sturm de financials van bedrijven er bewust van waar ze nou eigenlijk voor betalen. ‘Wat wil je eigenlijk?’ vraagt Sturm. ‘Wil je alle controles? Wil je gewoon een goedkeurende verklaring of wil je ook advies? Wanneer je hierin geen bewuste keuzes maakt, betaal je al snel te veel.’

Werkwijze bij audittrajecten

De kwaliteit van veel controles valt tegen, merken de experts van Breakthrough Solutions op. Van Giersbergen: ‘Het opstellen van een controleprogramma ligt regelmatig bij medioren die al een bepaald beeld van het bedrijf hebben gevormd en een bepaalde vorm van bedrijfsblindheid hebben gecreëerd. Terwijl het jaarlijkse controleprogramma juist afgestemd zou moeten zijn op actuele bedrijfsrisico’s, waarbij de inbreng van de partner essentieel is, aangezien de partner gesprekspartner is van de CFO en het audit comité. Door het herhalen van bestaande controleprogramma’s wordt vaak veel tijd gestoken in controles die niet langer relevant zijn. Ook kunnen controles gebaseerd op actuele risico’s efficiënter ingericht en uitgevoerd worden.’

______________________________________________________________________________________________

Ontdek hoe u bespaart op accountantskosten

Zijn de kosten van uw accountant ook te hoog? Kunt u tienduizenden euro’s besparen op uw audit fee? Hoogstwaarschijnlijk. Onderzoek toont aan dat er enorme verschillen zijn in de kosten van de jaarrekening. Het ene bedrijf betaalt soms wel twee keer zo veel als het andere. Na het volgen van de training Accountantskosten Besparen weet u exact hoe u uw audit fee kunt verlagen. Maak geen onnodige accountantskosten. Meld u direct aan.

________________________________________________________________________________________________

Veel bedrijven hebben dit niet in het vizier. Raden van Toezicht en Commissarissen zijn met andere zaken bezig, zelfs bij commerciële bedrijven. Een deel van de oplossing is het aanstellen van een ‘single point of contact’. Die maakt de afspraken en legt ze vast. Niet alleen met de accountant, maar ook intern. Dan weten de mensen bijvoorbeeld wanneer de accountant komt en wat hun rol is. Informatieverzoeken vanuit het bedrijf zijn altijd ‘nee’ tenzij het centraal wordt goedgekeurd. ‘De lokale controller vindt het vaak lastig om nee te zeggen’, aldus Van Giersbergen. ‘Nu kan hij zeggen dat het verzoek via corporate moet verlopen.’

Veranderende rol accountant

Hoe vindt de accountant het, wanneer de experts van Break Through Solutions bij een bedrijf langskomen om de kosten van de controle te verlagen en de doorlooptijd te verkorten? ‘Accountants moeten blij zijn dat we komen’, zegt Knottnerus, ‘want we maken hun werk veel leuker. Het gaat dan niet langer meer om aanvinken, maar om het aantonen van je relevantie voor de klant. Onze insteek is ook niet de relatie te verbreken met de huidige accountant van een organisatie, maar de relatie te verbeteren.’

Bovendien staat de accountant toch al voor fundamentele veranderingen. De accountant kan het niet alleen maar hebben van audittrajecten en moet op zoek naar nieuwe verdienmodellen. Er zijn allerlei ontwikkelingen die grote impact gaan hebben op de accountantssector, zoals Big Data.

7 knelpunten in auditproces

1. Focus op arbeidsintensieve en dagelijkse processen

2. Structuur ontbreekt

3. Hoge werkdruk (Alles wordt vloeibaar, dus meerwerk wordt makkelijk approved)

4. Onvoldoende voorbereid

5. Goedkeurende verklaring (Dit is spanningsveld, in hoeverre kun je de accountant uitdagen in hoe het anders moet? De klant durft vaak niks. Ze denken dat dit not done is)

6. Machtspositie ligt bij accountant

7. Regie ligt bij accountant

5 tips voor auditprocesverbetering

1. Timing (Niet beginnen met controle als afsluiting nog bezig is, want dan liggen nog niet alle cijfers vast)

2. Verkort de doorlooptijd (Interessant voor bedrijf, want de focus komt dan meer op de toekomst te liggen in plaats van het verleden)

3. Minimaliseer de wachttijden (Zorg dat de accountant meteen overal doorheen kan lopen)

4. Centraliseer de controles

5. Beheers meerwerkpreventie (Inzicht in fee en duidelijk afspreken wanneer sprake is van meerwerk. Facturen die hier niet aan voldoen, niet accepteren)

Lees ook:

10 tips om meerwerkkosten van uw accountant te voorkomen

Jeppe Kleijngeld