Gids boekhoudsoftware 2017: Aandacht voor robotic accounting

Nieuw in de gids is aandacht voor ‘Robotic accounting’ als onderdeel van ‘Robotic process automation’ (RPA). Bij RPA gaat het om administratieve bedrijfsprocessen, waarbij de workforce (arbeidscapaciteit) van (hoog volume) processen vervangen wordt door automatisering. Er wordt ook wel gesproken over ‘workforce emulate’, oftewel het imiteren/nabootsen van menselijke handelingen (die repeterend en voorspelbaar zijn). 

Als we RPA specifiek richten op de boekhouding spreken we van ‘Robotic accouting’. Een voorbeeld van dit laatste is het automatisch verbijzonderen van regels op inkoopfacturen naar bepaalde rekeningen. Er wordt als het ware boekingsintelligentie opgebouwd op basis van reeds gedane boekingen, zonder dat de gebruiker daar aan te pas hoeft te komen. Dit laatste wordt ook wel aangeduid als ‘Machine learning’.
 
Ronduit interessant bij online boekhouden is dat genoemde boekingsintelligentie opgebouwd kan worden over administraties van verschillende bedrijven heen. Hoe meer klanten – en dus administraties die online gevoerd worden – hoe meer machine-learning haar kracht kan bewijzen. Een onderwerp waar we de komende jaren verder aandacht aan zullen besteden.

Het aanbod van de aangeboden boekhoudsoftware is voor de gids onderverdeeld naar:
– ZZP en klein MKB; met een kleine stijging als het gaat om ‘online boekhouden’ (42 pakketten) en opnieuw een kleine afname als het gaat om lokaal draaiende pakketten (21).
– Middelgroot MKB;  een uiterst stabiel aanbod van zo’n 20 boekhoudpakketten, met als minimaal vereiste functionaliteit: kostenplaatsen, budgettering, afschrijvingen, automatische betalingen en elektronische rekeningafschriften.
– Grote bedrijven (MKB+ en Multinationals); eveneens een stabiel aanbod van zo’n 10 boekhoudpakketten met als minimaal vereiste functionaliteit:  meerdere boekingsdimensies, budgettering, vreemde valuta, afschrijvingen, elektronische rekeningafschriften, verplichtingen en consolidatie.
(Enkele pakketten worden in meerdere segmenten aangeboden).

Opvallend is de betrekkelijk grote tweedeling tussen boekhoudsoftware voor het kleine segment en daarboven. Dit laatste komt door het nog steeds groeiende aanbod van online boekhoudsoftware voor met name het ZZP-segment. Met een potentiële doelgroep van zo’n 1 miljoen zelfstandigen lijkt het ZZP-segment in trek bij ook steeds weer nieuwe aanbieders van online boekhoudsoftware. Sommige van deze aanbieders pretenderen dat er geen kennis van boekhouden noodzakelijk is om met hun boekhoudsoftware te werken. Over dit laatste lopen de meningen in de praktijk uiteen. Ook over de mate waarin ‘robotic accounting’ kan bijdragen tot volledig automatisch ‘juiste’ boekingen lopen de meningen uiteen.

Leidt gebruik van het ene boekhoudpakket tot een grotere naheffing door de Belastingdienst dan het andere?
Een suggestie vanuit Onderzoeksbureau GBNED is dat de Belastingdienst een terugkoppeling geeft over de mate en soort van naheffing aan ZZP’ers die zonder boekhouder werken (met boekhoudsoftware waarvan de leverancier suggereert dat geen boekhouder nodig is) en dat afzet tegen de mate en soort van naheffing aan ZZP’ers die wel gebruik maken van een boekhouder. Krijgt bijvoorbeeld de doelgroep zonder boekhouder te maken met meer  naheffingen en verschilt dit nog per softwarepakket dat in gebruik is of juist niet en hoe reageren betreffende leveranciers daar dan op?

Sowieso zou GBNED het een goed idee vinden als de Belastingdienst informatie terugkoppelt over het gebruik van bepaalde software door bedrijven en de mate waarin dit een rol speelt bij het opleggen van naheffingen. “Natuurlijk moeten gecontroleerde bedrijven niet met naam en toenaam in de media verschijnen en anoniem blijven, maar enige transparantie over de rol die boekhoudsoftware mogelijk heeft bij juiste belastingaangiftes lijkt me wel van toepassing in dit digitale tijdperk”, aldus Gerard Bottemanne van GBNED.
 
De complete ‘Gids boekhoudsoftware 2017’ telt inmiddels ruim 300 pagina’s en is hier gratis op te vragen.