Genomineerd Public Finance Award 2010: Gerdy Schippers, KNCV Tuberculosefonds

Wat zijn de belangrijkste doelstellingen van KNCV Tuberculosefonds?
‘KNCV Tuberculosefonds is een medische ontwikkelingsorganisatie die internationaal actief is. Onze visie is een wereld zonder tuberculose. Tuberculose (tbc) is een infectieziekte die per jaar nog steeds bijna twee miljoen doden vraagt wereldwijd. Het komt vooral voor in landen waar  armoede heerst en waar aan de gezondheidszorgsystemen nog veel kan worden verbeterd. Het terugdringen van tbc draagt direct positief bij aan een betere kwaliteit van leven en aan de sociaal-economische situatie in een land.

Tuberculose de wereld uit is een lange termijn doelstelling. De ziekte is goed te behandelen, maar de besmette mensen moeten wel gevonden worden. Binnen de gezondheidssystemen in de landen waar tbc een probleem is lukt dat nog niet zo goed door een gebrek aan middelen. Er heerst ook een stigma op de ziekte waardoor mensen het vaak niet willen vertellen aan hun omgeving uit angst voor ontslag en sociale isolatie. Daarnaast gaat tbc vaak samen met een hiv/aids-infectie, vooral in Afrika.’

Wat is jullie strategie om dat voor elkaar te krijgen?
‘Onze huidige strategie is met name op twee peilers gericht. Ten eerste willen we tbc-patiënten goed op de hoogte stellen van de risico’s van de ziekte. Ook willen we dat ze mondiger worden en vragen om een goede toegang tot behandeling. Dat betekent dat ze in staat moeten zijn de ziekte te herkennen en hulp te zoeken. Het tweede punt waar we ons op richten is ervoor te zorgen dat de systemen en processen om tbc te bestrijden aansluiten bij de algemene gezondheidsystemen in een land. Als je deze namelijk apart gaat implementeren werkt het niet.

Tot slot willen we er voor zorgen dat we minder vanuit Nederland gaan doen en meer vanuit de landen zelf. Deze decentralisatie is al een jaar of vijf geleden ingezet. We zetten lokaal kantoren op en dit proces neemt toe. Uiteindelijk is het de bedoeling dat ons werk volledig lokaal wordt overgenomen en dat we onszelf overbodig maken.’ 

Hoe draag je vanuit de financiële functie bij aan het realiseren van deze strategische doelen?
‘Mijn functie gaat breder dan alleen financiën. Ik heb het hele bedrijfsvoeringpakket binnen de directie als verantwoordelijkheid, inclusief communicatie en fondsenwerving. Dat maakt het heel leuk. Ik zit ook aan het einde van een Master in verandermanagement waar ik een grote passie voor heb. Vanuit deze brede achtergrond geef ik invulling aan alles in de organisatie wat te maken heeft met strategie, planning en het monitoren van de resultaten.

Als het gaat om het strategieontwikkelingsproces verzorg ik binnen de directie en het MT de procesmatige kant en leg ik de verbanden naar de structuur en de cultuur in de organisatie. Belangrijk hierin is ervoor zorg te dragen dat onze focus niet puur komt te liggen op de technische tbc-bestrijdingskant, maar dat andere elementen niet vergeten worden. Denk aan het inspelen op macro-ontwikkelingen, het betrekken van medewerkers in de strategieontwikkeling en dat de technische kant van tbc-bestrijding goed aansluit op onze bedrijfsvoering. Vanuit mijn rol kan ik deze integrale benadering oppakken.’

Wat zijn je grootste drijfveren in je huidige functie?
‘Dat hangt samen met het voorgaande. Namelijk dat ik onze zeer gedreven medisch inhoudelijke mensen met mijn talent voor management kan aanvullen en ervoor kan zorgen dat de zaken achter de schermen goed lopen zodat zij hun belangrijke werk kunnen doen.’

Waar komt het budget vandaan van KNCV Tuberculosefonds?
‘Ons budget is uit verschillende bronnen afkomstig. De grootste financieringsbronnen zijn projectdonaties van institutionele donoren. Denk aan bijvoorbeeld overheden. Dat zijn vaak langlopende projectfinancieringen van maximaal vijf jaar waarvoor we ingewikkelde tender procedures moeten doorlopen. Het is uitdagend om deze donaties binnen te halen. We hebben al tien jaar een grote financiering lopen van de Amerikaanse overheid. Die stelt zeer hoge eisen aan de inrichting van onze organisatie. We hebben ook inkomsten afkomstig uit loterijen en particuliere fondsenwerving. Deze hele diverse manieren van financiering maakt dat we ons op verschillende manieren moeten marketen om het budget op peil te houden. En dat staat momenteel onder druk om verschillende redenen.’ 

Hebben jullie ook met de bancaire sector te maken?
‘Nee, eigenlijk niet. We bevinden ons niet op de kapitaalmarkt. Wel hebben we een kleine effectenportefeuille opgebouwd in duurzame fondsen, maar het beheer hiervan hebben we uitbesteed aan een professioneel beheerder.’

####

Kun je het project waar je recentelijk aan hebt gewerkt nader toelichten?
‘Een project wat we drie jaar geleden zijn gestart is de inrichting van een monitoring & evaluation system op institutioneel niveau. Daarmee kunnen we de prestaties van de organisatie op alle fronten volgen. Dit gebeurt aan de hand van een aantal managementvragen die voor ons relevant zijn. Dat gaat heel breed op inhoudelijk niveau, maar ook aan de bedrijfsvoeringkant besteden we aandacht. Daarbij maken we ons niet druk over de dingen die wel goed lopen, maar richten we ons op zaken waar we nadrukkelijk verbeteringsmogelijkheden zien.

Het idee van deze monitor is dat we adequaat kunnen beoordelen of we in een stijgende lijn zitten. Aan de hand van de reflectie stellen we verbeteractiviteiten op. Het lijkt op planning & control, maar is minder gericht op het periodiek stellen van targets. Het is vooral gericht op het boordelen van de overall performance van de organisatie, zonder daar meteen targets aan te hangen. Met het systeem ondersteunen we het lerend vermogen van onze organisatie.’

Waarom is deze keuze gemaakt en is er niet voor targets gekozen?
‘We hebben al een planning & controlcyclus met strategie- en jaarplanning, kwartaalrapportages en jaarverantwoording. Het nieuwe systeem is meer gericht op de lange termijn. Waar ligt onze toegevoegde waarde als organisatie? Wat willen we bereiken en hoe gaan we dat bereiken? Maken we onze strategische ambities waar? Leveren we echt een grote bijdrage aan het ontwikkelen van mondiaal beleid voor tbc-bestrijding? Wij helpen landen om een strategie voor tbc-bestrijding te ontwikkelen, maar wat is nu werkelijk onze bijdrage daarin?’

Hebben jullie scherp waar jullie momenteel staan?
‘Het nieuwe systeem geeft ons daar goed inzicht in. Soms komen we tot de conclusie dat we wat nederiger mogen zijn en dat onze rol minder groot is dan gedacht. Dan hebben we dus iets dat we beter kunnen doen. Er zitten ook financiële management zaken in, bijvoorbeeld over de afhankelijkheid van bepaalde institutionele donoren. Diversificatie van de financiering is daarom een belangrijk managementvraagstuk dat we in het systeem volgen.’ 

Wat is je grootste uitdaging?
‘Het verbeteren van projectmanagement is een belangrijke uitdaging. Met name de financiering van de institutionele donoren gebeurt vaak in samenwerkingsverband. Voor bijvoorbeeld de Amerikaanse financiering zijn wij de hoofdcontractant en werken wij samen met zeven andere organisaties. Dat betekent dat we niet alleen ons eigen projectmanagement goed moeten doen, maar ook de medecontractanten hun werk goed moeten doen.

Een groot project vraagt om sturing, tijd en geld. Daar moeten ook onze systemen op ingericht zijn. Aan de financiële kant hebben we de laatste jaren heel veel gedaan om daar verbetering in aan te brengen, zoals het invoeren van urenregistratie, accountantssystemen en een rapportagetool die gekoppeld is aan ons eigen systeem. Ook op inhoudelijk niveau hebben we allerlei systemen ingericht, maar er is nog niet één integraal projectmanagement systeem.’

Dat lijkt me een lastige issue. Hoe ga je daar mee om?
‘Daar worstelen we nog mee. Wij kunnen de andere partijen niet opleggen een geïntegreerd systeem te gaan gebruiken. We zijn ook geen organisatie die een heel groot bedrag kan investeren in een dergelijk systeem. De mensen die ermee moeten werken zijn vaak de inhoudelijke (medische) mensen en die willen we ook niet teveel belasten met complexe processen en systemen. Alles opgeteld is dit een behoorlijk lastig vraagstuk.’ 

Kijken jullie ook bij andere organisaties hoe zij het aanpakken?
‘Dat doen we inderdaad bij vergelijkbare organisaties, maar je hebt altijd te maken met specifieke kenmerken en processen.’

####

Hoe is resultaatsturing ingericht in jullie organisatie en wat is je visie op het onderwerp?
‘Resultaatsturing doen we met name via onze planning & controlcyclus, maar het is ook gekoppeld aan onze projectfinancieringen. Onze resultaten moeten immers verantwoord worden aan onze donoren. Die stellen hoge eisen aan de rapportages. Ik durf wel te stellen dat wij daardoor een stap verder zijn dan vergelijkbare organisaties omdat we gedwongen zijn het adequaat in te richten. Alle donoren vragen om andere resultatenrapportages en daar hebben we onze systemen op ingericht. We rapporteren aan onze donoren over onze overall resultaten alsook over de projecten die we voor de specifieke donoren uitvoeren. Uiteindelijk vertalen we dit naar de individuele medewerkers zodat we kunnen zien of zij hun resultaten halen.’

Wat voor issues spelen er op macroniveau voor KNCV Tuberculosefonds en hoe ga je daar mee om?
‘Wij moeten altijd heel goed op de hoogte zijn van alles wat er bij stakeholders speelt, bijvoorbeeld veranderingen in de politiek. Die zijn van grote invloed op ons beleid. Als alle aandacht ineens op milieu gericht is, dan is er minder geld voor gezondheid beschikbaar. Dat heeft impact op onze organisatie. Wij kunnen daar – zij het beperkt – op sturen. We doen dat door te zorgen dat ons relatiemanagement op orde is en dat we in de juiste fora te horen zijn. Dat zijn veranderingen die ons wel of niet gunstig gezind zijn. Als het minder gaat heeft dat invloed op het volume werk dat we kunnen doen. Een hot issue momenteel is dat we geconfronteerd worden met minder financiering. We hebben recentelijk een procedure voor onze Amerikaanse financiering succesvol doorlopen, anders hadden we onze organisatie flink moeten inkrimpen.’

Wat kunnen andere organisaties leren van de financiële functie bij KNCV Tuberculosefonds?
‘Als je ons monitoring & evaluation system buiten onze sector zou trekken tot in de commerciële wereld zou je daar zeker iets mee kunnen. Er zijn heel veel systemen die zich volledig richten op prestatie-indicatoren, succesfactoren, et cetera. Ik denk dat het idee wat wij hanteren van de lerende organisatie redelijk uniek is.’

Wat zou er nog beter kunnen aan de financiële functie?
‘Ik denk dat onze planning & control cyclus nog verder kan verbeteren en dan met name de koppeling van projectfinanciering aan de algehele financiële administratie.’

Doen jullie ook aan talent ontwikkeling voor de financiële functie?
‘Ja, we zijn vorig jaar begonnen met het bij elkaar zetten van de financiële mensen in de landen waar we gevestigd zijn. Zo kunnen ze ideeën uitwisselen over issues waar ze tegenaan lopen. Wat we ook doen is onze financiële mensen uit Nederland elk jaar op landenbezoek te sturen waar ze ondersteuning bieden aan de lokale controllers en hun kennis overbrengen.’

Naam: Gerdy Schippers
Functie: Directeur Financiën & Organisatie
Organisatie: KNCV Tuberculosefonds
Leeftijd: 48
Opleiding: Schippers heeft eerst opleidingen afgerond in administratief en financieel management en volgt momenteel een Master in Implementatie en Verandermanagement.
Loopbaan: Begon haar loopbaan bij het Nederland Bureau voor Toerisme waar ze ruim tien jaar heeft gewerkt, in de latere jaren als hoofd van de afdeling Financiën & Control. Ze vervulde vervolgens financiële functies in de medische dienstverlening bij verschillende organisaties. In 2004 startte zij in haar huidige functie bij KNCV Tuberculosefonds.
Aantal fte: 200 verdeeld over kantoren in Den Haag en 10 landen in Afrika, Azië, oostelijk Europa en Latijns-Amerika
Aantal fte team: ca. 20 verdeeld over alle kantoren
Software: Exact en Sumatra