Geert-Jan van Haastrecht, Cisco Systems International: “Creditmanagement is het verlengstuk van sales”

Naam: Geert-Jan van Haastrecht

Functie: Credit Manager

Leeftijd: 55 jaar

Opleiding: Universiteit Nyenrode en Dartmouth, USA.

Loopbaan: Koninklijke landmacht (Officiersopleiding), Teamleider Incasso Sociaal Fonds Bouwnijverheid, Credit Manager en Finance Manager Hewlett Packard, Senior Accounting en Credit Manager bij DHL, Creditmanager Polycom Emea, Credit Manager Solvus, Credit Manager Cisco

Vrije tijd/hobby’s: Duiksport, schietsport, werk voor Defensie

Naam Organisatie: Cisco Systems International BV

Omzet 2015: Bijna 49,2 miljard dollar

Gemiddelde betalingstermijn: 34 dagen

Aantal fte: Meer dan 70.000

Aantal fte team: Emea Trade en Channel Credit Team bestaande uit 5 analisten/Creditmanagers

Creditmanagementsoftware: E-Credit van Cortera

Gevraagd naar hoe zijn achtergrond als officier in het leger in zijn werk van pas komt is Van Haastrecht eenduidig: mensenkennis. “Ik werkte in het leger toen de dienstplicht nog gold. Daar had je te maken met mensen uit alle geledingen van de bevolking.” De mensenkennis die hij toen opdeed komt hem nog dagelijks van pas in de contacten die hij met het brede scala aan mensen onderhoudt.

Ook momenteel is Van Haastrecht als actief dienend reservist nog nauw betrokken bij het leger. Hij zet zijn financiële kennis in bij defensieprojecten en krijgt voor deze maatschappelijke functie ook ruimte van Cisco. Anderzijds doet Van Haastrecht ook relevante kennis op over landen die hij weer deelt binnen Cisco. Het tekent de ondernemende geest van de creditmanager, die een duidelijke visie heeft op de rol van zijn bedrijfsonderdeel binnen de Amerikaanse netwerkapparatuurgigant. Wat Van Haastrecht betreft is Creditmanagement het verlengstuk van Sales: “Sinds ik tien jaar geleden bij Cisco kwam werken heeft de gehele afdeling de samenwerking gepushed. Zien zij geen mogelijkheden om een deal te sluiten: bel ons, is de boodschap. Wij doen alle moeite om te kijken of we de verkoop toch door kunnen laten gaan. Nee zeggen is het makkelijkste wat er is, maar dat willen we niet. Ze noemen ons risk-managers, maar uiteindelijk zijn we een verlengstuk van Sales.”

Sinds de crisis uitbrak en er meer creatieve oplossingen moesten worden gezocht is de samenwerking in een stroomversnelling gekomen en zeer intensief geworden. “Sales vertrouwt 100% op ons en wil het liefste dat wij bij hen op de verdieping komen zitten.” Daarnaast wordt veel samengewerkt met Legal. Ondanks dat Cisco haar contracten in een standaardformat beschikbaar heeft, worden alle contracten voor de klanten en partners op maat gemaakt.  Daarnaast is vanaf maart dit jaar het Channel Finance-deel van Captive overgenomen waardoor de efficiency is verbeterd met betrekking tot de gebruikte systemen, Credit heeft daardoor een belangrijke adviserende en coordinerende rol met betrekking tot verlengde betaaltermijnen waardoor sneller, flexibeler en efficienter kan worden gewerkt.

Een voorbeeld illustreert het best de werkwijze van Van Haastrecht: toen hij van curatoren te horen kreeg dat een Duits bedrijf na een faillissement wilde doorstarten ging hij, samen met sales en legal, met de eigenaren om tafel zitten. “Wij hebben het geluk dat we als Cisco een hele goede cashpositie hebben, waardoor het mogelijk is om uitstel (geen afstel) van betaling te kunnen geven. Dat was voor andere betrokkenen ook aanleiding om aan boord te komen en inmiddels is het bedrijf gezond uit de doorstart gekomen. Wij hebben alles betaald gekregen, de business is gecontinueerd en zo’n klant gaat natuurlijk nooit meer weg bij Cisco.”

Zo wil Van Haastrecht invulling geven aan zijn rol als creditmanager: met creatieve, op maat gemaakte constructies proberen business mogelijk te maken en zo min mogelijk nee te verkopen. Een ander voorbeeld hiervan is een klein Deens bedrijf waarmee Van Haasrecht te maken kreeg. De jonge startup bestond nauwelijks een jaar toen het een grote tender won. De bank en Cisco vonden de risico’s in eerste instantie te groot en wilden afhaken, maar Van Haastrecht vond het een mooi project en legde zich er niet bij neer. Hij analyseerde de risico’s en overtuigde binnen Cisco dat langere betalingstermijnen konden worden afgegeven, waardoor ook de bank en andere leveranciers alsnog aanhaakten en deal toch doorging.

De disruptieve, snel veranderende wereld heeft ook gevolgen voor de manier waarop credit management wordt bedreven. Een van de belangrijke KPI’s binnen Van Haastrecht’s afdeling is die van de Quality Review. Dit interne systeem toetst de kwaliteit van de beoordeling van de kredietwaardigheid van nieuwe en bestaande klanten. “Alle analyses die we doen worden getoetst aan de hand van vooraf vastgestelde voorwaarden en eisen en krijgen een score van 0 tot 100 procent. Alles wat onder de 80 scoort moet worden verbeterd en daarmee werken we continu aan de verbetering van de kwaliteit.” Het up to date houden van die checklist met eisen is ook iets waar men zich op dagelijkse basis over buigt. “Wat vandaag belangrijk is bij de analyse van een bank bijvoorbeeld, dat kan over twee maanden met veranderende Basel-wetgeving veel minder belangrijk zijn. Dus de parameters van het Quality Review-systeem passen we continu aan.”

De overstap naar e-credit zo’n vijf jaar geleden heeft bijdragen aan een enorme efficiencyverbetering binnen de creditmanagementafdeling. In plaats van spreadsheets en het handmatig invoeren van jaarverslagen kunnen relevante bedrijfsdata nu automatisch uit de systemen van onder meer Reuters worden getrokken. Ook zitten er in dit systeem een aantal ver doorontwikkelde algoritmen waardoor in bepaalde gevallen het systeem automatisch bepaalde kredietlijnen toekent. Met de doorontwikkeling van dat e-credit is men binnen de Credit Management afdeling wereldwijd, in staat gebleken om de forse toename in omzet die Cisco – ondanks de crisis – de afgelopen jaren doormaakte met dezelfde personele bezetting te kunnen afhandelen.

Als manager zet Van Haastrecht zwaar in op de ontwikkeling van de werknemers en zichzelf. “Het team bestaat uit mensen met een hoog niveau, maar ook zij volgen continu cursussen en opleidingen om zichzelf verder te ontwikkelen.” Werknemers spreken de taal van de landen in hun portefeuille en de creditmanagers voeden zich door veel samen te werken met bancaire analisten als Reuters en Moody’s en hun kennis over te nemen. “Op maandelijkse basis gaan we met het team een paar uur met analisten zitten om zaken door te spreken”.

Van Haastrechts adagium is dat een goede creditmanager niet passief is, maar probeert actief een bijdrage te leveren aan de business van het bedrijf. “Ik vind het belangrijk dat je je kunt verplaatsen in de sales teams, dat je kunt meedenken in het vinden van oplossingen.” Van Haastrecht wil dan ook in de toekomst stimuleren dan ook dat de creditanalisten binnen Cisco meelopen bij Sales en andersom. Het imago van creditmanagers mag zijn dat zij risico’s willen minimaliseren, maar bij Cisco Credit draait het om het empoweren van professionals zodat zij ondernemerschap kunnen tonen.