Genomineerd Controller of the Year Award 2014: Roy Verhoeven, Vanderlande Industries

Profiel
Naam: Roy Verhoeven RA
Functie: Concern Controller
Leeftijd: 34 jaar
Opleiding: Eerst HBO Accountancy en toen de opleiding tot RA (Register Accountant) aan de Universiteit van Tilburg.
Loopbaan: Verhoeven werkte eerst enkele jaren in de accountancy en later als interim controller. Sinds 2007 is hij werkzaam bij Vanderlande Industries, waar hij verschillende rollen vervulde zoals Business Controller, Customer Center Controller en Group Controller. Vanaf juli 2012 is hij actief in zijn huidige functie als Concern Controller.
Vrijetijd: Gezin / hardlopen / zaalvoetbal / uit eten
Organisatie: Vanderlande Industries
Omzet 2013: 782 miljoen (estimate huidig boekjaar)
Aantal fte: 2.800 (excl. 300 contractors)
Aantal fte team: 7 (Group Finance & Control)
Financiële software: JD Edwards (ERP-systeem) en Insight (Reporting Tool)

Vanderlande Industries
De missie van Vanderlande Industries is het verbeteren van de bedrijfsprocessen van hun klanten en het versterken van hun concurrentiepositie door de levering van geautomatiseerde material-handlingsystemen en bijbehorende diensten. Vanderlande Industries is wereldmarktleider in bagagesystemen en heeft een leidende positie als leverancier van magazijnautomatisering en sorteersystemen voor post- en pakketdiensten. Het bedrijf richt zich op het verbeteren van de bedrijfsprocessen van de klanten en hun concurrentiepositie. De onderneming streeft naar een nauwe samenwerking met de klant, het verbeteren van hun logistieke processen en het vergroten van hun logistieke prestaties vandaag, morgen en gedurende de gehele levenscyclus. De high tech systemen en diensten zijn gericht op het realiseren van flexibele, betrouwbare en efficiënte automatiseringsoplossingen voor magazijnen, pakket- en postdiensten en bagageafhandeling op luchthavens.

ORGANISATIE
Wat zijn de belangrijkste ambities van uw organisatie?
‘Onze strategie is gericht op het realiseren van profitable growth. We hebben een sterke omzetgroei gehad de laatste jaren, de komende jaren staat winstgroei hoog op de agenda. Hoe gaan we onze strategie realiseren? Door klanten aan ons te binden, door de best mogelijke oplossingen aan hen te bieden. Te denken valt aan duurzame oplossingen die hen helpen om kosten te besparen en goede service te leveren.’

Hoe maken jullie als organisatie het verschil in de markt?
‘Door het vertrouwen van klanten te verdienen. Onze oplossingen zijn maatwerk gebaseerd op bewezen standaards. Om de beste system integrator te kunnen zijn hebben we de beste mensen nodig, dus is onze strategie gericht op het aantrekken en behouden van talentvolle mensen. Het derde onderscheidende punt is innovatie. Hier moeten we echt in vooroplopen en dat bereiken we onder meer met cradle to cradle processen en het opstarten van initiatieven met onze klanten en leveranciers om sustainable oplossingen in de gehele keten te kunnen realiseren.’

Wat zijn de marktverwachtingen voor de komende periode en hoe spelen jullie daar op in?
‘In al onze drie marktsegmenten – Baggage Handling, Warehouse Automation en Parcel &
Postal – verwachten we groei. Vliegverkeer neemt nog altijd toe, en e-commerce is booming. Ook zal de service sales verder stijgen. De verwachting is dat onze omzet de komende jaren nog met minimaal 10 procent per jaar zal stijgen.’

Hoe zit de financiële functie in elkaar?
‘Binnen Vanderlande hebben we drie pijlers. Het Shared Service Centre (SSC) verricht de meer operationele administratieve handelingen: financial accounting, masterdata en personeelsadministratie. De tweede tak bestaat uit business controllers die op al onze locaties wereldwijd aanwezig zijn. Tot slot is er Group Finance & Control waar ik leiding aan geef. Wij zijn onder meer verantwoordelijk voor de planning & control (P&C) cyclus, consolidatie inclusief reporting en operationele audits.’

Hoe beoordeelt u de eigen financiële functie in termen van effectiviteit en efficiency?
‘Veel gaat er goed, zoals de P&C cyclus: Iedereen weet wat er verwacht wordt en we halen de deadlines altijd. Basiscondities, zoals de Accounting Manual en Standard Chart of Accounts zijn prima op orde. Winst valt te behalen in de flexibiliteit en efficiency van het rapportageproces. Voor consolidatie en reporting gebruiken we momenteel nog steeds Excel, dit sluit niet meer aan bij de groeiende organisatie en de toenemende vraag aan (ad hoc) rapportages. Hier ligt een uitdaging voor het komende jaar, de implementatie van een consolidatie- en reporting tool.’

EIGEN ROL
Wat is uw tijdsindeling kijkend naar de drie onderdelen: basis op orde / business support / team aansturen?  
‘Aan het aansturen van mijn team besteed ik zo’n 15 procent van mijn tijd. De rest van mijn tijd besteed ik fifty/fifty aan de andere twee onderdelen. Ik besteed zelf nog behoorlijk wat tijd aan ‘basis op orde’ omdat ik een ‘meewerkend voorman’ ben en wil blijven.’

Hoe is de uitvoering van de financiële basisprocessen verbeterd sinds uw aanstelling en wat is uw rol hierin geweest?
‘De support aan de business is aantoonbaar verbeterd en we zijn in control. Controllers zijn veel minder tijd kwijt met het opmaken van reports, onder andere omdat we het invullen van de actual figures in de templates hebben geautomatiseerd. Een bijkomend voordeel is dat we zeker weten dat de informatie in de reporting templates overeenstemt met de data uit ons ERP systeem. Het goed definiëren van de templates was wel een uitdagende klus. Er zijn veel relevante stakeholders, allen met hun eigen wensen en eisen. Een ander belangrijk doorgevoerd verbetertraject is het versnellen van de maandafsluiting. We rapporteren onze geconsolideerde cijfers nu drie dagen sneller aan de Board.’

In hoeverre bent u actief betrokken bij de ontwikkeling, de omvang en de kwaliteit van de business portefeuille? Kunt u voorbeelden noemen van uzelf als business partner?
‘Ik beschouw mezelf als business partner, maar niet in traditionele zin. Ik zit niet naast de business mensen, daar hebben we de business controllers voor. Maar om de board te helpen met snelle en adequate besluitvorming is het extreem belangrijk dat zij over de juiste geconsolideerde cijfers beschikken. Ik onderhoud nauw contact met onder andere de CEO, CFO en de audit committee. Wij voeren vanuit Group Finance & Control ook audits uit om vast te stellen dat gerapporteerde cijfers betrouwbaar zijn en dat procedures worden nageleefd. Het kunnen garanderen dat cijfers betrouwbaar zijn is een belangrijke basisvoorwaarde voor goed ondernemerschap. Indirect ondersteun ik de business hier mee, want alle stakeholders van Vanderlande hebben er baat bij dat de organisatie in control is.’

Hoe beoordeelt u uzelf op het gebied van leiderschap en waarom?
‘Mijn deur staat altijd open, luister nauwgezet en noem de dingen bij hun naam. Ik hoor graag van mijn team wat wel en niet goed gaat. Ook heb ik een open en vrolijke persoonlijkheid. Ik vind het daarnaast belangrijk om veel verantwoordelijkheid bij de mensen in mijn team te leggen.’

Als u hier niet meer werkt morgen, wat moet de organisatie dan allemaal mislopen?
‘Een jong talent dat vooruit wil en graag continu zaken wil verbeteren. Kernwoorden zijn flexibiliteit, doelgerichtheid, afspraak is afspraak, proactief en een vakman.’

PROJECT
Welke projecten heeft u recentelijk uitgevoerd? Wat waren de doelen hiervan en hoe heeft u de uitvoering aangepakt?
‘Het belangrijkste project binnen Vanderlande is ‘Project ONE’ geweest. Het doel van dit wereldwijde project was om te komen tot een uniforme en efficiënte manier van werken, wat nodig is om groei en continu verbeteren zeker te stellen, zodat we de concurrentie kunnen blijven verslaan. Dit doel kan alleen gerealiseerd worden als wereldwijd dezelfde taal gesproken wordt, dezelfde tools gebruikt worden en op dezelfde manier gewerkt wordt. Meer concreet betekent dit bijvoorbeeld het wereldwijde gebruik van hetzelfde ERP systeem, uniforme financiële rapportages en een identieke opzet van de projectenstructuur. Als lid van het roll out team heb ik een aantal omvangrijke deelprojecten gerealiseerd. Meer specifiek is binnen Group Finance & Control gestart met het opstellen van een centraal beheerde Standard Chart of Accounts, bookings manual, accounting manual (de beste van Nederland volgens onze externe accountant) en standaard rapportage templates. Allemaal tot stand gekomen door intensieve samenwerking met anderen. Dit niet alleen om extra kennis te vergaren, maar vooral om commitment te verkrijgen bij de gebruikers. Commitment van de gebruikers verhoogt namelijk de acceptatie, wat een basisvoorwaarde is voor een succesvolle implementatie.’

Wat was uw onderscheidende bijdrage aan deze projecten?  
‘In Project ONE heb ik verschillende rollen vervuld. Ik was controller van het eerste customer centre dat live ging in het nieuwe ERP systeem, ik heb de uitrol in het Verenigd Koninkrijk mee ondersteund, en ik heb de accounting manual geschreven. Op mijn afdeling wordt verder de SCoA (Standard Chart of Accounts) beheerd voor de gehele organisatie, oftewel één rekeningschema voor alle wereldwijde vestigingen. Ook heb ik het Use & Improve programma voor Finance & Control gecoördineerd. In dit programma verzorgden trainers op de locatie van de gebruikers wereldwijd operationele trainingen gerelateerd aan het juiste gebruik van de beschikbare tools, processen, procedures en rapportages. Dit heeft sterk bijgedragen aan de acceptatie en het juiste gebruik, inclusief het aandragen van nieuwe verbetervoorstellen. Verder heb ik een grote rol gehad in het versnellen van het maandeinde proces, namelijk het optimaliseren van de reporting templates, het samenwerken met het SSC en project controllers om het belang van een snellere maandafsluiting op tafel te krijgen, en het efficiënter maken van het reporting proces door onder andere actual cijfers automatisch vanuit het ERP systeem in te lezen in de reporting templates.’   

Wat zijn de belangrijkste resultaten van de projecten?  
‘De impact van project ONE is enorm, want het raakt alle disciplines binnen Vanderlande wereldwijd. De consequenties raakten in onze taal ‘de hele pizza’: mensen, organisatie, systemen en processen in nagenoeg alle geledingen van het bedrijf. Maar met de blik op Finance: vroeger had iedere projectorganisatie een eigen administratie en rapportage. Nu hebben we één set of tools, uniforme rapportages, met één taal. Hierdoor is de kwaliteit van de consolidatie sterk verbeterd en is het veel gemakkelijker geworden om bijvoorbeeld analyses te maken over projecten heen, wereldwijd. Met welke activiteiten verdienen we geld en waar gaat het minder goed? Ook het fast close project is heel belangrijk geweest. Nu onze finance & control mensen minder tijd aan rapporteren kwijt zijn, hebben ze meer tijd om de business te ondersteunen.’

TOEKOMST
Wat zijn de belangrijkste trends en ontwikkelingen die u op de financiële functie af ziet komen?  
‘Ik denk dat de rol van de controller steeds breder en strategischer wordt: ‘finance is everywhere’, dus terecht. Het is een uitdaging voor de controller, die van oudsher erg op accounting gericht is, om de focus te verleggen naar samenwerking en beïnvloeding. Hoe maak je de boodschap achter de cijfers duidelijk, vooral aan non-finance mensen? Hoe zorg je dat er naar je geluisterd wordt, en dat mensen je begrijpen en je adviezen opvolgen? Gelijk hebben is nog steeds niet hetzelfde als gelijk krijgen. Daarin moeten we als finance community nog veel meters maken.’

Welke kwaliteiten heeft een goed presterende CFO nodig?
‘Een goede CFO moet beyond finance denken en beschikken over strategische capaciteiten. Toch is ook de vakinhoudelijke finance kennis nodig, inclusief de capaciteit om de boodschap achter de cijfers helder te kunnen overbrengen naar alle stakeholders.’

In hoeverre heeft u deze kwaliteiten zelf in huis?
‘Op dit moment ligt mijn ervaring nog vooral in het financiële domein, en heb ik nog te weinig strategische ervaring. Maar de ambitie om daarin te groeien heb ik zeker.’

Wat wilt u nog realiseren binnen uw onderneming?
‘Voor de komende jaren ligt de focus op het verder optimaliseren van de consolidatie- en reporting processen. Deze maand starten we dan ook met de selectie van de consolidatie- en reporting tool. Vooral in de managementinformatie (voor iedereen overal) wil ik nog grote slagen maken, en daar gaat de consolidatie- en reporting tool zeker bij helpen.’

TOT SLOT
Hoe kijkt uw visie op het thema van het Jaarcongres Controlling 2014 ‘The Real Time Business Controller’?  
‘Actueel en relevant. De basis is technologie en standaard processen, zodat snel de betrouwbare informatie beschikbaar gesteld kan worden. Vervolgens draait het om de skills van de business controller. Die zal de business door en door moeten leren kennen en uit zijn Finance comfortzone moeten stappen, om gewaardeerd te blijven. Ook is het belangrijk om op de juiste momenten de juiste beslissingen te nemen. Wanneer ondersteun je de business en wanneer spreek je ze aan? Een verkeerde beslissing of een onjuiste balans hierin kan killing zijn voor zowel de controller als de organisatie.’

Waarom vindt u dat u eens kans maakt de Controller of Year Award te winnen?
‘Vanderlande is een snel groeiende toonaangevende wereldspeler. Een zeer succesvol bedrijf. De eisen die aan de mensen worden gesteld zijn hiermee in lijn erg hoog. Zowel op inhoud als op samenwerking. Volgens mijn collega’s en onze CFO maak ik het verschil. Een bijzondere spin in het web die dingen oppakt en afmaakt. Bovendien heb ik een eigen visie op wat belangrijk is voor de toekomst. Ook voer ik buiten mijn reguliere werkzaamheden bij Vanderlande nog nevenactiviteiten uit.’

__________________________________________________________________________________

Meer weten over controlling? 3 tips:

1.  Bezoek het Jaarcongres Controlling op 1 april 2014
Ontmoet de top in Controlling op dinsdag 1 april 2014 tijdens het Jaarcongres Controlling in het NBC in Nieuwegein. Registreer vandaag en laat u inspireren door best practices en casepresentaties over The real (time) Business Controller. U bent tevens getuige van de uitreiking van de Controller of the Year Award 2014. Nieuwsgierig naar het programma? Voor het gehele programma en aanmelden gaat u direct naar Controlling.nl.

Wilt u als partner betrokken zijn bij het Jaarcongres Controlling? Mail dan Ezri Blaauw.

2. Volg een van de succesvolle controllersopleidingen
Bent u de volgende business controller? Volg de opleiding Certified Business Controller.
Wilt u als controller doorgroeien? Volg de training Controller als Businesspartner.
Het vak van de controller in vijf dagen. Volg de opleiding Controller in een Week.

3. Lees het Dossier Controlling Best Practices – Controller of the Year Award 2008-2013
Jaarlijks organiseren Alex van Groningen en Tijdschrift Financieel Management het Jaarcongres Controlling. Een onderdeel van dit congres is de uitreiking van de Controller of the Year Award. Ieder jaar wordt een aantal toonaangevende cases genomineerd waarbij de controllersfunctie een integrale rol heeft gespeeld. In dit dossier zetten we de genomineerde cases van de afgelopen jaren op een rij. Lees alle Best Practices in Controlling.

___________________________________________________________________________________