Gary Cokins: ‘In een paar dagen ontwikkelen we een model’

CPM is verschrikkelijk belangrijk, stelt Cokins. Zelfs zo belangrijk dat het werk van de CFO er deels door wordt opgeslokt. ‘De CFO is voortdurend bezig met de kosten en de performance.’ En CPM helpt daar bij. Alles kan berekend worden, zodat je nog maar weinig hoeft te verspillen. ‘Je wilt bijvoorbeeld niet dat de afdeling sales groeit, maar dat de winstgevendheid van sales toeneemt.’

Met behulp van basismetingen en accounting is de noodzakelijke informatie volgens Gary Cokins in elke organisatie boven water te halen. ‘Daarop kan het management de werkzaamheden van het personeel op aanpassen. Uiteindelijk komt het neer op een aantal essentiële vragen: Wat kosten inspanningen? Waar verdienen we geld? Waar verliezen we geld? Kortweg: welke klanten leveren ons het meest op?’

Schaalbaar
De omvang van de organisatie is volgens Cokins in principe niet van belang voor het succes van performance management. ‘Activity based cost management is bijvoorbeeld schaalbaar. Bovendien geldt: hoe groter het bedrijf is, hoe sterker de noodzaak tot CPM. Als een bedrijf zo groot is dat de senior executive de voornaam van zijn medewerkers niet kent, is het groot genoeg om de voordelen van CPM te benutten.’

CPM is een paraplubegrip, zoveel is duidelijk voor iedereen die ooit met Cokins heeft gesproken. ‘Verandermanagement is een essentieel gedeelte van CPM. De attitude van het management is heel belangrijk voor het slagen van een organisatie. Vaak kent het management de onderliggende concepten en principes van performance management, maar weet hij niet hoe te beginnen. Het management analyseert de organisatie ’till death’.’

Vandaag de dag hoeft dat volgens Cokins niet meer zo lang te duren. ‘Vroeger duurde de totstandkoming van een goed Activity Based Management-systeem negen tot vijftien maanden. Tegenwoordig ontwikkelen we met vijf mensen in twee tot vier dagen een model. De fouten ontdekken we in de eerste dagen en bouwen we niet in in de software. Dat scheelt ontzettend veel geld.’

Één dagdeel
Activity Based Costing is volgens Cokins maar één component. ‘We kunnen een strategy map bouwen in niet meer dan een dagdeel. Daarvoor moet je dan wel de juiste senior executives betrekken bij het proces.’ Daarna is het volgens Cokins heel eenvoudig. ‘Iedereen schrijft op een briefje wat er nodig is op het gebied van managementinformatie. Deze briefjes worden onderverdeeld in natuurlijke groepen. Vervolgens mogen de middelmanagers ernaar kijken en hun op- of aanmerkingen geven.’ Na zo’n vier uur is de uitkomst volgens Cokins ‘niet gedetailleerd, maar wel compleet’.

Cokins weet waar hij het over heeft. ‘Veel mensen weten dit niet van mij, maar ik heb ook in de praktijk gewerkt met CPM-systemen.’ Vanuit die ervaring weet hij te zeggen dat hét obstakel bij performance management niet in de it zit, maar ‘in het hoofd van het managementteam’. ‘De balanced scorecard is bijvoorbeeld veel meer een sociaal dan een technische systeem. De technologie ondersteunt de methodologie en faalt tegenwoordig niet meer.’ Als het aan Cokins ligt, mag CPM best gepaard gaan met het financieel straffen en belonen van werknemers. ‘Maatregelen zonder consequenties werken niet!’

Wedstrijdje
Wat Cokins betreft, geldt dit ook voor de andere performance management-systemen. ‘CPM bestaat uit vele componenten en is veel breder dan de meeste mensen geloven. Vrijwel alle bedrijven houden zich bezig met dit moeilijk definieerbare begrip. Ze zouden een wedstrijd moeten uitschrijven, de winnaar is degene die CPM het beste kan omschrijven. Dan denken we hierover na en dat kan zeker geen kwaad.’