Fuseren is communiceren

Was het maar zo simpel. De laatste jaren is ook het besef in bestuurskamers doorgedrongen dat fusies en overnames complexe projecten zijn die je er niet ‘even bij doet’. Vanaf het moment van de aankondiging begint de moeilijkste en beslissende fase die bepalend is voor het slagen van de fusie. Daar waar (interne) communicatie key is.

Om meteen iets recht te zetten: het woord ‘fusie’ impliceert de samenvoeging van gelijke delen. In de praktijk bestaat een merger of equals niet. Simpelweg omdat bedrijven nooit hetzelfde zijn. Vanaf het moment dat ze aan elkaar snuffelen, moet dus snel duidelijk worden wie de meeste ijzers in het vuur heeft. De nieuwe managementstructuur moet vervolgens een reflectie zijn van deze verhouding.

Helaas zien we nog te vaak dat de schijn van gelijkwaardigheid wordt opgehouden. Er worden valse verwachtingen gewekt die later tot teleurstelling en demotivatie onder medewerkers leiden. Andersom zal menig stakeholder van meet af aan sceptisch aankijken tegen een vooraf geschetste merger of equals en daardoor minder geneigd zijn om de zaak te steunen.

Verder mag er na een akkoord geen centimeter ruimte zijn voor discussie over het Leitmotiv van de fusie. Er zijn vele motieven denkbaar om samen te gaan. Van cruciaal belang is dat de belangrijkste drijfveer helder is neergezet, met duidelijke piketpaaltjes, waaronder tijdpad en budget, ter afbakening. Zodra hierin ruis ontstaat, heb je de poppen aan het dansen. Verschillende belangen gaan door elkaar heen lopen en zullen geheid tot botsingen leiden.

Tot zover het voorspel, het echte werk begint pas als de champagneflessen leeg zijn. De belangrijkste vraag is hoe de medewerkers zijn mee te krijgen in de vaart der volkeren. Zij zijn immers de kurk waarop de onderneming drijft. De reactie zal zijn: What’s in it for me? Of in de negatieve sfeer: Staat mijn baan op de tocht? Direct eerlijk zijn is daarbij key.

Maak daarnaast ook duidelijk dat een ieder gelijke kansen heeft in de nieuwe organisatie en dat kwaliteit vooropstaat. Je bent master of your own destiny. Om die emoties te kanaliseren en te sturen zal interne communicatie zich veel meer moeten richten op het faciliteren van de onderlinge dialoog in plaats van alleen het traditionele top-down zenden.

Natuurlijk, elke grote verandering brengt onzekerheid met zich mee. Voor menig medewerker is het een teken om weer eens om zich heen te gaan kijken. Dat geldt ook voor concurrenten en headhunters die het momentum zullen benutten om de beste mensen weg te plukken. Fuserende bedrijven moeten dus bijzonder waakzaam zijn voor grote vernietiging van menselijk kapitaal.

Het managen op behoud van human capital is daarmee ook een voorwaarde om de synergievoordelen en waardecreatie te realiseren. Een strak en helder tijdpad voor het integratieproces is onontbeerlijk. Ook hier geldt: gebruik het momentum! Het vraagt nogal wat stuurmanskunst om enerzijds de business gaande te houden en anderzijds het meerwerk van de lopende integratie op te vangen. Het devies is dan ook om een representatief, toegewijd integratieteam aan te stellen dat zo vroeg mogelijk, liefst nog voor closing van de transactie, aan de slag gaat.

Planning en budget zijn hiermee verankerd en het overzicht op alle stakeholders gewaarborgd. Een succesvolle fusie is het resultaat van een gedegen voorbereiding, transparante communicatie met een helder verhaal en inlossing van de beloofde synergievoordelen. Uitvoering is voortdurend de dialoog aangaan met de stakeholders over de voortgang en de gevolgen van de vaak ingrijpende veranderingen. Met de komst van sociale media zijn de mogelijkheden voor het voeren van die dialoog alleen maar toegenomen. Wie durft de uitdaging aan?