Neem geen risico’s, controleer uw spreadsheets

Risico:
Iedereen maakt op zijn tijd fouten. Onvermijdelijk overkomt het u als Excel gebruiker ook wel eens en zou u graag willen dat u de fouten snel kon traceren en oplossen. Een van de vele praktijkvoorbeelden is Waterschap Veluwe, zij verloren in 2009 €2,7 miljoen doordat 2 cellen in Excel per ongeluk waren omgewisseld. Velerlei spreadsheets bevatten vaak veel formules waarbij een fout snel over het hoofd wordt gezien.

Spreadsheets zijn het Zwitserse zakmes van bijna iedere organisatie geworden. Het is zo’n prachtige en flexibele applicatie die eindeloos kan worden gebruikt. Spreadsheets worden gebruikt door velerlei bedrijven over de hele wereld. Sterker nog, Microsoft schat dat er wereldwijd een half miljard Excel-gebruikers zijn. Microsoft Excel is vaak het eerste programma dat wordt geopend. Het is het tool waarmee de meeste mensen de dag doorkomen, of ze nu cijfers verwerken voor de financiële verslaglegging of voor het maken van budgets of prognoses.

Problemen met het gebruik van Excel:
Er zijn echter verschillende problemen met het gebruik van spreadsheets. Spreadsheets zijn zelden een reden tot bezorgdheid of argwaan. Financials denken misschien dat er weinig reden tot bezorgdheid is omdat ze al vele jaren dezelfde spreadsheetsoftware gebruiken, terwijl dat wel zou moeten. Spreadsheets kunnen eenvoudig worden gewijzigd, kunnen bepaalde controles missen en zijn kwetsbaar voor menselijke fouten.

Dit artikel toont de voor- en nadelen van het gebruik van Excel aan en laat zien dat het belangrijk is dat iedereen zich bewust is van de verschillende soorten risico’s die gepaard gaan met het gebruik van spreadsheets.

Vormen Spreadsheets een risico voor uw organisatie?
Al onze klanten gebruiken spreadsheets. We zijn regelmatig onder de indruk van de vaardigheden die ze demonstreren in het maken van geavanceerde spreadsheets. Sommige van deze spreadsheets zijn zo geautomatiseerd dat ze op zichzelf als toepassingen worden beschouwd.
De meeste spreadsheets in Excel beginnen met een enkele gegevenscel en eindigen in enkele tientallen bladen met allerlei formules, constanten, grafieken, verborgen- en beveiligde gegevens, verwijzingen naar andere bladen of werkmappen, VBA enzovoorts.

Deze manier van bouwen betekent dat de verandering van het maken van een fout in een spreadsheet aanzienlijk is en dat je echt een goede detective moet zijn om alle mogelijke fouten op te sporen.

Volgens onderzoek van KPMG bevat 95% van de spreadsheets fouten, terwijl 95% van de Excel gebruikers denkt dat hun spreadsheets geen fouten bevat.

Lijkt moeilijk te geloven?
Stel je de volgende situatie voor:
• Zeer weinig mensen hebben een formele spreadsheettraining gevolgd. Ze hebben de vaardigheden uitsluitend met vallen en opstaan verworven en overschatten vaak hun vaardigheidsniveau. Het lijkt erop dat in de wereld van spreadsheets iedereen een expert is.
• Iedereen kan de applicatie bewerken of bijwerken. Het is veel te gemakkelijk voor iemand om formules on-the-fly te overschrijven/wijzigen met weinig tot geen controlespoor. Dit is vaak een van de manieren waarop goede spreadsheets slecht worden.

Deze fouten zijn een reëel probleem.

Voordelen/nadelen van het gebruik van spreadsheets

voordelen
Nee, Excel is nog steeds onze meest waardevolle Business Intelligence-tool. Ondanks mogelijke valkuilen heeft Excel veel trouwe supporters. Velen beweren dat het nog steeds de beste tool is voor veel organisaties.

Hier zijn enkele van de gepresenteerde redenen:
• Ze zijn flexibel en gemakkelijk te gebruiken.
• Van draaitabellen tot lookups, er gaat niets boven Excel voor ad-hocanalyse.
• Er worden direct resultaten gegenereerd, met mogelijk zeer korte ontwikkelperiodes.
• Ze zijn gemakkelijk toegankelijk voor bijna alle gebruikers, aangezien ze meestal een standaard desktoptoepassing voor bedrijven zijn.
• Spreadsheets kunnen het downloaden en analyseren van gegevens uit kernsystemen ondersteunen.
• Waarom het wiel opnieuw uitvinden? Excel doet zijn werk voortreffelijk, dus het heeft weinig zin om extra te betalen voor iets nieuws.

Nadelen
Ja, het is tijd om verder te gaan en Excel uit te bannen.
Sommige financiële professionals zeggen dat Excel ooit een doel had, maar nu wordt overschaduwd door veel effectievere tools.

Dit zijn hun redenen:
• Excel mist effectieve samenwerkingsfuncties, waardoor het achterhaald is in een omgeving waar samenwerking de regel is.
• Excel heeft niet de middelen om de enorme hoeveelheden gegevens te beheren die onze organisaties nu dagelijks verwerken.
• Gegevens die zijn opgeslagen in spreadsheets lopen een hoog risico op verlies en corruptie.
• Spreadsheets bevat fouten die niet snel getraceerd kunnen worden.

Onze mening: Ja, beide

Het financiële beroep is gewoon niet klaar om zijn langdurige haat-liefdeverhouding met Excel te beëindigen, en dat zou ook niet moeten. Toch is het duidelijk dat Excel alleen Financials niet alle tools kan bieden die ze nodig hebben om hun organisaties te optimaliseren.

Wanneer de risico’s en zwakke punten worden begrepen en beheerd, speelt Excel een waardevolle rol op de financiële afdeling voor ad-hocanalyse, dashboardweergaven en sommige vormen van rapportage.
Als het erop aankomt, is er geen reden om het wiel opnieuw uit te vinden.

Zie voor meer informatie over het bouwen van foutloze spreadsheets:
https://spreadsheetsoftware.com/

Over de schrijver van dit artikel:
Maarten Bessems, Directeur en oprichter van Spreadsheetsoftware.com

Na zijn studie econometrie aan de universiteit van Maastricht is Maarten 10 jaar werkzaam geweest als vastgoedeconoom bij een profit en non-profit organisatie. Gedurende deze periode heeft hij honderden kleine en grote Excel-bestanden voor verschillende doeleinden gebouwd. Gedurende de bouw van deze modellen werd hij bewust van de mogelijkheden maar ook nadelen van het gebruik van Excel. Mogelijkheden omdat het zeer flexibel is, nadelen omdat Excelmodellen fouten kunnen bevatten. Excel is nog steeds het meest gebruikte hulpmiddel voor accountants, controllers en andere financiële mensen. Microsoft stelt dan zij wereldwijd meer dan 500 miljoen Excelgebruikers hebben.

Omdat Excel zoveel gebruikers heeft en omdat ikzelf gemerkt had dat velerlei Excelbestanden fouten bevatten heeft hij Spreadsheetsoftware opgericht. Naast het auditen en bouwen van Excelmodellen heeft zijn team de afgelopen jaar ook gewerkt aan een Excel add-in, genaamd ExcelAnalyzer, waarmee Excelbestanden binnen enkele seconden gescand worden op fouten.

Dit artikel wordt u aangeboden door: