Financial Systems 2019: De weg naar excellente software

“Ik zoek een goede consolidatietool voor een logistiek bedrijf dat in zes landen actief is. Weet jij wat?”

“We werken met een on-premise ERP-systeem en willen naar de cloud. Welke opties zijn er?”

Zomaar wat vragen van bezoekers die langskwamen op Financial Systems, het jaarlijkse event van Alex van Groningen dat vraag en aanbod matcht in financieel management-tools en systemen. En waar bezoekers geïnspireerd worden door verhalen van experts en vakgenoten. “De technologische ontwikkelingen gaan zo hard dat dit event een must is voor financials”, zei een vaste deelnemer. 

Op de beursvloer toonden ruim 30 toonaangevende leveranciers waar ze het afgelopen jaar aan gewerkt hadden. Categorieën waren: ERP, EPM, Business Intelligence, Facturatie, Analytics, Reporting, Procurement, Treasury, Consolidatie en Error-free Spreadsheets. Behalve pitches en demonstraties van leveranciers, kwamen er ook experts aan het woord. 

Van voorbereiding naar prestatie met data

Robbert de Groot (Head of Development, Team JumboVisma) vertelde over de rol die data speelt in topsport. “Bij de voorbereiding op een event, zoals de Tour de France, verzamelen we dagelijks persoonlijke data van iedere renner”, begon de inspanningfysioloog. “Iedere renner heeft een kastje op zijn fiets waarmee we data verzamelen. Zo weten we hoeveel energie de renner verbruikt bij welke snelheid, en hoe zich dat verhoudt tot de forecast die we gemaakt hebben.” Bijsturen doet het performance-team van Jumbo-Visma bijvoorbeeld middels voeding en materiaalkeuze. “Ons systeem maakt een constante berekening van de geleverde prestatie en de energie die dat gekost heeft. Hiermee bepalen we de brandstof – rijst, pasta, speciale drankjes – die de renner moet krijgen.”

De vergelijking met het werk van de financial ligt voor de hand: ook die maakt een forecast, stuurt bij aan de hand van tussentijdse rapportages, om uiteindelijk tot een prestatie te komen. Een les die ze kunnen leren van de wielerploeg is dat zodra het systeem goed is ingericht, ze aan de hand van steeds verder gaande data-analyse, erin slagen de werkelijkheid zo dicht mogelijk te benaderen. “We willen onze forecast zo adequaat krijgen dat de foutmarge nog slechts drie procent is”, zei De Groot. “100 procent perfect gaat nooit lukken omdat er zoveel factoren meespelen.” De factoren waar de prestatie-expert op doelde zijn o.a. wind, temperatuur, leeftijd en ervaring van de renner en zijn of haar mindset. Maar het algoritme wordt elke cyclus weer wat beter. En dus zit het team steeds dichter op ware excellentie.

In control van de kosten met Spend Management 

Een hoofdpijndossier dat iedere controller kent is wel de inkoopadministratie. Medewerkers die op eigen houtje gaan bestellen bij onbekende leveranciers, er geen rekening mee houdend hoeveel problemen dit bij de administratie oplevert. Volgens Jos Suijkens (Solution Manager, Exact) levert een goed ingericht inkoopproces een besparing op van vijf procent op de totale inkoopkosten. “Als je een gestroomlijnd inkoopproces hebt wordt je niet meer verrast door onverwachte budgetoverschrijdingen. Zoals de politie laatst, dat het feest- en cadeaubudget met miljoenen overschreed.”

In Exact Spend Management richt je alle uitgaven in volgens de richtlijnen strategisch, simpel en slim. Strategisch betekent grote uitgaven en bijbehorende verplichtingen aan de voorkant vastleggen. Dit zorgt dat je hier goed over nadenkt en verrassingen voorkomt. Simpel gaat om kleine uitgaven waarbij je medewerkers keuzevrijheid geeft. De administratieve afwikkeling van deze uitgaven is geautomatiseerd. Bij slim gaat het over de spend management app waarmee medewerkers gemakkelijk hun declaraties kunnen indienen. Deze worden vervolgens via een centrale facturen-inbox automatisch in de boekhouding verwerkt. Bijkomend voordeel: heb je medewerkers die het erg bont maken met luxe etentjes en onnodige kosten? Je kunt regels invoeren voor wie wat mag declareren en voor welke bedragen. Houdt de medewerker zich hier niet aan, dan blokkeert de app de declaratie. 

Service Design: De mens centraal in een digitale wereld

Digitalisering biedt interessante kansen voor het optimaliseren van processen, het drukken van kosten en het ontwikkelen van persoonlijkere producten en diensten. Tegelijkertijd neemt complexiteit toe en lopen we het risico de menselijke maat te verliezen. Hoe zorgen we ervoor dat we investeren in innovaties die relevant zijn voor mens en maatschappij? Het advies van spreker Tommaso Sarri (Sr. Service Designer, Deloitte Digital) was om (interne) klanten zo vroeg mogelijk te betrekken. Zo kun je volgens de industrieel ontwerper voorkomen dat er onnodig hoge investeringskosten worden gemaakt. “Het heeft weinig zin om te investeren in een product waarvan je team denkt dat het relevant is, maar dat niet genoeg gebruikers weet te vinden.” 

Digitalisering mag dan de logische weg vooruit zijn, bedrijven moeten ervoor waken dat ze niet blind een eenrichtingsweg inslaan. “Bedenk goed welke zaken je wil automatiseren. In elke digitaliseringsstrategie moet de mens centraal staan”, zei Sarri. De klant centraal stellen mag dan een cliché zijn, volgens Sarri gebeurt het in het ontwerpen van digitale services vaak niet. “Een digitale oplossing moet dan aansluiten bij de interne bedrijfsvoering of een protocol. Er wordt dan bedacht wat de klant moet doen in plaats van wat de klant het liefst zou willen.” Om dit punt te illustreren beschreef hij zijn recente bezoek aan de eerste hulp. “Eerst had ik gebeld om te kijken of ik aan het juiste adres was met mijn probleem. Naast het omschrijven van mijn probleem werden er enkele persoonlijke gegevens gevraagd. Later kom ik aan de balie in het ziekenhuis en worden dezelfde gegevens gevraagd. Dan zijn er dus systemen die niet communiceren.”

Dit komt volgens de service designer doordat er vaak nog in silo’s wordt gewerkt. Hierdoor komt de behoefte van de afdeling centraal te staan. De service designer drukt bedrijven daarom op het hart organisatiebrede systemen in te richten waar de klant, patiënt, werknemer of gebruiker centraal staan. Bedenk ook goed wanneer digitalisering in het belang van een klant is. “Gaat het over hypotheek, een groot besluit, dan zullen mensen de adviseur het liefst in de ogen aankijken. Een rijbewijs verlengen zouden mensen juist liever digitaal doen. Het gaat erom dat je de ervaring van de klant centraal stelt en niet de taak van de organisatie.”

De knoop doorhakken…

De dag werd zoals altijd afgesloten met een borrel. Leveranciers en bezoekers hieven samen het glas op een inspirerende dag vol nieuwe inzichten. Hakten sommige bezoekers al direct de knoop door? Onwaarschijnlijk. Financials gaan niet over één nacht ijs. “De aanschaf van software is een project”, beschouwde een bezoeker. “Met alleen de aanschaf van een oplossing ben je er namelijk niet. Denk bijvoorbeeld aan de implementatie van de software en de impact van het systeem op de rest van de organisatie.”

In ieder geval werd er volop informatie uitgewisseld. En natuurlijk visitekaartjes. In 2020 zal Financial Systems opnieuw plaatsvinden. De datum en locatie worden binnenkort bekend gemaakt op FM.nl en Financial-Systems.nl.

Interessant voor u als Finance Professional:

1. Sluit u aan bij de FM Club voor meer kennis, groter netwerk en snellere carrière

De beste Finance Professionals weten precies wat er speelt in hun vakgebied. Zij volgen regelmatig seminars en houden de vakpers bij. Zij zijn up-to-date en goed geïnformeerd. Zij hebben meer plezier in hun werk. En… zij maken sneller carrière. Dit kunt u ook. Hoe? Word nu lid van de FM Club.

2. Interessante opleidingen voor u en uw collega’s:

– Voorkom financiële missers en creëer waarde. Volg de driedaagse training Financiële Analyse.
– Volg dé leiderschapstraining voor Financials: Effectief Leiderschap in 4 dagen.
– Bent u CFO Ready? Groei van financieel vakman naar strategisch partner: Volg de Vijfdaagse masterclass Strategisch Financieel Management