Exporteren naar China: hoe doet u veilig zaken?

De basis voor succesvol zaken doen in China

Zaken doen in China is anders dan zaken doen in Europa. En ook in Europa blijven de verschillen tussen de landen onderling opvallend. Zaken doen met China biedt heel veel mogelijkheden en kent diverse uitdagingen. Voordat u in zaken gaat met een Chinese zakenpartner is het goed om er zeker van te zijn met wie u zaken gaat doen. Het is in China vrij gebruikelijk om als kleine ondernemer een groot en bekend bedrijf te gebruiken om de contacten te leggen. De uiteindelijke contracten worden dan getekend door een veel kleiner, en wellicht recentelijk gestart bedrijf. Ook kan het voorkomen dat bedrijven een zelfstandige zakenman toestaan zich uit te geven als een van hun werknemers. De zakenman betaalt het bedrijf hiervoor om zodoende interessante contacten te leggen en zaken te kunnen doen. Terwijl de bovenomschreven zakenman de echte begunstigde is van de transactie, is het gevolmachtigde bedrijf verantwoordelijk voor de betaling van de facturen. Deze constructie werkt perfect zolang de zakenman direct betaalt voor de geleverde goederen. Betaalt hij niet, dan wordt het een langdurig juridisch proces, om uiteindelijk het geld van het gevolmachtigde bedrijf te verkrijgen. Het is dus niet voldoende om te weten met welk bedrijf u zaken doet. U zult ook moeten uitzoeken of uw zakenrelatie echt in dienst is van het bedrijf waarmee u zaken gaat doen. Is hij of zij dat niet dan is het belangrijk om uw zakenrelatie te controleren op betrouwbaarheid. Naast het checken van uw toekomstige zakenrelatie is het belangrijk om een getekende overeenkomst te hebben van de gemaakte afspraken. Een getekend contract voordat u zaken gaat doen is erg belangrijk. Voor uw Chinese relatie is het echter helemaal niet zo vanzelfsprekend, getekende contracten zijn relatief nieuw in China. Natuurlijk dienen de contracten te zijn getekend door degene die bevoegd is te tekenen en moeten alle contracten voorzien zijn van de ‘company chop’. Zonder de ‘company chop’ (zegel/stempel) is uw contract waardeloos.

Belangrijk om te weten

De Chinese distributieketen is lang en traag. Dit betekent dat bedrijfskapitaal vast zit in voorraden en dat distributeurs en agenten meestal niet voldoende cashflow hebben om hun rekeningen op tijd te betalen. Op de lange termijn zal dit zeker gaan veranderen, maar voor nu betekent het dat u uw openstaande facturen actief moet blijven opvolgen. Nog een reden om uw openstaande facturen actief op te volgen is het feit dat u maximaal 2 jaar de tijd heeft (vanaf de vervaldatum) om uw geld te krijgen. Het is dus cruciaal dat u uw facturen zeer pro-actief opvolgt om zodoende geen risico te lopen. Als het einde van de 2-jaar periode in zicht komt kan deze periode verlengd worden. Hiervoor heeft u wel een schriftelijke bevestiging van uw zakenpartner nodig. Voorkomen is dus beter dan genezen. Nog even terug naar het contract dat u gaat afsluiten met uw Chinese zakenpartner. In het contract is het belangrijk om het volgende op te nemen; dat het geld dat aan u betaald dient te worden voor het leveren van goederen het land uitgevoerd mag worden volgens de regels van de Chinese Foreign Exchange. Voor betalingen in RMB is het belangrijk om te weten dat er een officiële marktwaarde en een zogenaamde zwarte markt waarde is. Voor betalingen op lange termijn of voor lange termijn contracten is het belangrijk om de valutawaarde vast te leggen of om af te spreken dat u gebruik maakt van de waarde op moment van betaling.

Credit Management in China

Over het algemeen is de betalingsmoraal redelijk goed dankzij een zeer goed draaiende economie. Rommelig bedrijfsmanagement en weinig respect voor overeengekomen contracten leidt nog regelmatig tot late betalingen. In Chinese bedrijven worden credit en verkoop vaak ondergebracht bij de sales manager. Dit betekent dat de sales manager verantwoordelijk is voor verkoop en de bijbehorende risico’s van eventuele non-betaling. Credit Management is nog een zwak punt in de bedrijfsprocessen. Lokale bedrijven blijven aanmaningen sturen aan hun debiteuren en dat doen zij iedere 2-3 maanden. Het proces totdat er betaald wordt kan wel 2 tot 3 jaar duren. Alleen als niets helpt wordt gekozen voor een juridisch traject. De meest gebruikte oplossing om risico’s af te dekken is een kredietverzekering of transactieverzekering. Een Letter of Credit wordt door ongeveer 70% van de Chinese bedrijven gebruikt.

Incasseren in China

Het uiteindelijk incasseren van schulden is exclusief voorbehouden aan advocaten. Er bestaan (nog) geen vergunningen die aan bedrijven worden afgegeven die commerciële incasso diensten zouden willen leveren. Kortom: het is illegaal om geld te incasseren van Chinese privé personen en bedrijven. Teneinde de kennis en ervaring van een incasso afdeling te koppelen aan de juridische mogelijkheden van advocaten, zijn er wel samenwerkingsverbanden tussen handelsondernemingen en netwerken van advocaten. Hierdoor kan worden gezocht naar de beste lokale oplossing. Dit is uiteraard niet waterdicht omdat een dergelijke samenwerking eigenlijk illegaal is. Samenwerken met een incasso organisatie in China is niet aan te bevelen en brengt risico’s met zich mee. Een contract met een dergelijke organisatie is namelijk niet juridisch geldig en biedt u dus geen enkele zekerheid. Integendeel, zou uw incassobureau daadwerkelijk gaan incasseren dan wordt dit gezien als een misdaad, waarvoor u verantwoordelijk zou kunnen worden gehouden. Zou uw incassobureau wel incasseren, dan is het de vraag of u uw geld gaat ontvangen. U heeft namelijk geen dwangmiddelen. Een professionele incasso-advocaat kunt in Nederland vinden via een incassopartij met een netwerk in China, die zaken rechtstreeks kan doorzetten aan bonafide Chinese advocaten (een andere methode is contact opnemen met de Chinese overheid teneinde in contact te komen met een advocaat). De debiteur wordt gecheckt en er wordt een contact opgebouwd via de post en telefoon. Een persoonlijk bezoek kan deel uitmaken van de actie. Ook in China zal de advocaat zich in eerste instantie inzetten voor een oplossing in het minnelijke traject. Juridische procedures zijn in China erg duur en tijdrovend. Voor de eerste onderhandelingen, debiteuren onderzoek, diverse incasso acties en procesvoering betaalt u al snel 100.000,- Yuan/ Renminbi oftewel ca. €11.000,-De bekrachtiging van een vonnis kost nog meer dan alle voorgenoemde acties. Krijgt u van een advocatenfirma een relatief lage offerte, dan zijn bekrachtiging en uitvoering van een vonnis niet opgenomen. Als u de rechtzaak wint dan kunt u de gemaakte advocaatkosten niet terugvorderen van de verliezende partij. Vanwege de hoge kosten, is het belangrijk om eerst alle minnelijke acties te gebruiken. Als juridische actie noodzakelijk is dan is het belangrijk om de identiteit en financiële situatie van uw debiteur extra te controleren. Antje Fisseler, Intrum Justitia

Samenvatting van de adviezen;

• Vanwege hoge kosten achteraf is het belangrijk vooraf uw relaties uitvoerig te checken

• Overtuig u zelf ervan dat de persoon met wie u onderhandelt daadwerkelijk de professionele vertegenwoordiging is van het bedrijf waarmee u zaken wilt gaan doen

• Maak een gedetailleerde overeenkomst betreffende de betalingen binnen de grenzen van de Foreign Exchange regels

• Voor betalingen in RMB is het van belang de valutawaarde af te spreken

• Neem actie om betaald te krijgen binnen de 2 jaar, voorkom verjaring!

• Werk niet samen met lokale Chinese incasso partners, maar neem via de Chinese overheid of een professionele Nederlandse incassopartij een bonafide Chinese advocaat in de armen