Expert: “Elke CFO kan op finance besparen door procesverbetering”

“Vrijwel alle bedrijven kunnen de processen op de finance afdeling nog flink te verbeteren’, zegt Sylvester Persoon, specialist in procesverbeteringen in aanloop naar de sessie Continu Verbeteren die hij in april op FM Dag geeft. Sinds het afronden van de Hoge Economische School (HES) in Rotterdam en zijn studie bedrijfskunde aan de Open Universiteit, werkte hij onder meer bij LogicaCMG en Eiffel, nadat hij acht jaar geleden als specialist continu verbeteren aan de slag ging bij Agium.

Probleem in de organisatie

Vanuit zijn jarenlange ervaring als consultant -bij met name banken en verzekeraars- durft Persoon te stellen dat Finance binnen veel bedrijven nog een flinke stap kan zetten. Hij kijkt daarvoor niet alleen naar de wijze hoe financeprocessen verlopen maar ook naar de processen die daar aan vooraf gaan: “Vaak zit het schrijven van een factuur of het moeten betalen van een bedrag aan het einde van een ander, eerder proces elders in de organisatie. Als daar zaken niet goed gaan, komt dat vaak pas naar boven bij de finance afdeling. En dat kan geld kosten.”

Deze verbeteringen kunnen een positief effect hebben op de liquiditeitspositie van het bedrijf

Praktijkvoorbeeld

Gevraagd naar een voorbeeld, schetst de consultant van Agium de volgende situatie: “Ik zat onlangs bij een klant die een project deed voor een opdrachtgever. De werknemers moesten af en toe naar het project toe. Afgesproken was dat de reiskosten door de opdrachtgever betaald zouden worden. Maar de reiskosten bleken nauwelijks gedeclareerd te worden bij de opdrachtgever waardoor ze niet doorberekend konden worden. Dus belandden de reiskosten op de hoop ‘onvoorziene kosten’. Dat bedrag liep zo hoog op dat we het proces van reiskostenvergoedingen anders hebben ingericht.” [Artikel gaat verder na volgende alinea]

Verrijk je financiële kennis en vaardigheden op FM Dag 2024

Maak kennis met de FM Dag Orakels: stel jouw vragen, deel uitdagende financiële vraagstukken en laat je inspireren door experts en ervaringsdeskundigen. Beleef samen met 300 vakgenoten de 9e editie van FM Dag. Meld je nu aan voor een unieke ervaring op 17 april in Spant! Bussum.

Ja, ik meld me aan

Procesverbeteringen zorgen voor efficiency

Sylvester Persoon wijst er op dat processen op de financiële afdelingen beter kunnen worden ingericht en uitgevoerd, als het gaat om de vraag wanneer facturen geïnd of betaald moeten. Deze verbeteringen kunnen een positief effect hebben op de liquiditeitspositie van het bedrijf: “Daarmee kunnen CFO’s aanzienlijke voordelen behalen in hun corporate finance.”

Neem tijd voor reflectie

Op de vraag waarom finance-afdelingen niet continu met verbeteringen van processen bezig zijn, krijgt Persoon vaak het antwoord ‘dat het aan tijd ontbreekt’. Toch vindt hij dat afdelingen -naast het uitvoeren van het dagelijkse werk- ook ruimte moeten houden voor het reflecteren op het dagelijks werk en het verbeteren van de processen. Daar ligt volgens hem ook een taak voor leidinggevenden en teammanagers ‘om af en toe met de poten op tafel te gaan zitten’.

Gebrek aan processturing

Naast gebrek aan tijd, worden vaak ook de doelstellingen onvoldoende voor ogen gehouden. Dat kan enerzijds komen doordat er van boven af geen doelen worden gesteld aan nieuwe processen. Maar ook worden de doelstellingen niet altijd voldoende duidelijk gecommuniceerd. Of het schort aan de uitvoering om die doelstellingen te realiseren: “Eigenlijk kun je zeggen dat het vaak ontbreekt aan processturing”, aldus Persoon.

Coaching voor verbeteringen

Soms leidt dit tot weerstand bij de medewerkers op de afdeling. De consultant spreekt zelfs van ‘organisatiemoeheid’. Persoon: “De werknemers denken dat de stapel met werk aan het einde van de dag weg moet zijn gewerkt. Maar dat motiveert niet om het vandaag beter te doen dan gisteren.” Persoon erkent dat bij de uitvoering van de procesverbeteringen een rol weggelegd is voor HR en leidinggevenden “Dat zou beslist explicieter mogen want je wilt bij veranderingen van processen dat ‘oud gedrag’ naar ‘gewenst gedrag’ gaat”, aldus Persoon: “Coaching op procesverbetering gebeurd echt te weinig.”

Spel als training

Persoon wijst er op dat er dus niet alleen duidelijke doelstellingen voor processen moeten zijn die óók nog eens goed gecommuniceerd moeten worden maar dat daar óók naar gehandeld moet worden. Om dit binnen finance-afdelingen te kunnen bereiken, heeft hij een masterclass ontwikkeld. In spelvorm leren de teams door goed samen te werken en experimenten uit te voeren, gebaseerd op de verbeter-kata methodiek, een uitdagend gesteld doel te bereiken. Onderdeel van de methode is ook de kata coach die door de juiste vragen te stellen, de medewerkers motiveert om de doelen te realiseren. Het is een effectieve manier om mensen kennis te laten maken met de methode en het is ook nog eens leuk om te doen. Normaal gesproken duurt de masterclass 2-3 uur, maar voor de FM dag wordt het ingekort en spelen we 2 ronden van  het spel.

Finance blauw

Hoezeer processen ook verbeterd kunnen worden; voor grootschalig gebruik van Ai in finance vindt Persoon het nog te vroeg. Volgens hem zijn finance-afdelingen doorgaans bovengemiddeld risico-avers ‘en daar past Ai in deze vroege fase niet bij’. “Financemedewerkers zijn doorgaans ‘blauw’ en dus procesgericht. Maar sturen op die processen ontbreekt juist een beetje. Simpel gezegd: het veranderen van processen op doelstellingen zit iets minder in hun DNA.”

Verrijk je financiële kennis en vaardigheden op FM Dag 2024

Maak kennis met de FM Dag Orakels: stel jouw vragen, deel uitdagende financiële vraagstukken en laat je inspireren door experts en ervaringsdeskundigen. Beleef samen met 300 vakgenoten de 9e editie van FM Dag. Meld je nu aan voor een unieke ervaring op 17 april in Spant! Bussum.

Ja, ik meld me aan