Betere liquiditeit door efficiënter debiteurenbeheer

In tijden dat de druk op werkkapitaal en liquiditeit toeneemt, kan het beheren van
openstaande facturen voor veel frustratie op de werkvloer zorgen. Het verbeteren van de
liquiditeitspositie hoort dan ook hoog op de prioriteitenlijst te staan. Gelukkig geldt dit ook voor de
meeste bedrijven. Ook al kan het nogal een uitdaging zijn als achterstallige betalingen zich blijven opstapelen.

Hoe kun je ervoor zorgen dat facturen snel betaald worden? Welke stappen kan je zetten als
een betaling achterblijft? Hoe zorg je voor een gezonde liquiditeitspositie, en wat is
liquiditeit eigenlijk? Diesis, adviseur en dienstverlener in facturatie, debiteuren- & kredietbeheer en masterdata management biedt bedrijven de mogelijkheid om stevige stappen te zetten in het optimaliseren van facturering ten behoeve van steeds kostbaarder wordende liquiditeit.

Positieve liquiditeitspositie

Liquiditeit meet de mate waarin een bedrijf in staat is om aan zijn directe
betalingsverplichtingen te voldoen, of het nu gaat om contant geld of snel om te zetten
activa. Als je voldoende contant geld hebt om geplande of onverwachte rekeningen te betalen,
bevindt je liquiditeitspositie zich in goede staat. Een positieve liquiditeitspositie betekent
over het algemeen dat een bedrijf voldoende (contant) geld tot haar beschikking heeft om
schulden en rekeningen op tijd te betalen, zonder dat dit impact heeft op de normale
bedrijfsvoering. Als je bedrijf nog veel onbetaalde facturen heeft openstaan en je daardoor
niet direct je eigen rekeningen kunt betalen, is er ruimte voor verbetering in je
liquiditeitspositie. Het exacte verschil tussen een goede of slechte liquiditeitspositie wordt mede bepaalt door de branche of specifieke omstandigheden van een bedrijf.

Debiteurenbeheer voor een gezonde liquiditeitspositie

Voor het in stand houden van je bedrijf, is een gezonde liquiditeitspositie van vitaal belang.
Maar hoe kun je dit dan verbeteren? Liquiditeitsproblemen kun je voor een groot deel
voorkomen door het actief opvolgen van openstaande facturen. Met andere woorden:
debiteurenbeheer.

Openstaande facturen nadelig voor liquiditeit

Openstaande facturen representeren geld dat aan jou verschuldigd is en nog niet betaald.
Dit verslechtert je liquiditeitspositie. Door het proactief opvolgen van deze facturen en
ervoor te zorgen dat klanten tijdig betalen, beschik je sneller over liquide middelen om
lopende kosten te betalen en investeringen te doen. Debiteurenbeheer en dan specifiek het opvolgen van openstaande facturen bestaat uit o.a. de volgende belangrijke werkzaamheden:

• het versturen van aanmaningen;
• betalingsregelingen treffen;
• op tijd afhandelen van disputen;
• indien nodig een incassobureau inzetten

Wacht niet met het versturen van je factuur

Sneller betaald krijgen begint al vooraan in het proces. Veel bedrijven wachten vaak te lang met het versturen van facturen en dat heeft impact op je liquiditeitspositie. Gemiddeld duurt het 3,5 dagen voordat een factuur wordt verstuurd, en in sommige sectoren, zoals de logistiek, kan dit zelfs oplopen tot 6 tot 7 dagen. Snelle en foutloze facturatie heeft een positieve invloed op je liquiditeitspositie, en is dus van essentieel belang. Hoe sneller het verschuldigde bedrag op jouw rekening staat, hoe sneller
je inzicht hebt op de cashflow van je bedrijf.

Slimme software voor efficiënte debiteurenbeheer

Vervolgens is het belangrijk om de verzonden facturen goed te beheren en op te volgen.
Ook deze stappen vallen allemaal onder debiteurenbeheer. Het gebruik van bijvoorbeeld
debiteurenbeheersoftware, die gekoppeld is aan je boekhoudpakket, biedt de oplossing voor
het foutloos en efficiënt beheren van je factuurstroom. Met debiteurenbeheersoftware kan
je inzicht krijgen op het betalingsrisico van een klant. Sommige debiteuren doen langer over
hun betalingen, en dienen daarom sneller opgevolgd te worden. Een debiteurenbeheer oplossing maakt het eenvoudig om passende stappen te ondernemen ten aanzien van klantprofielen, gebaseerd op bijvoorbeeld betaalgedrag en kredietwaardigheid.

Kredietbeheer kan een essentiële rol spelen in het minimaliseren van het risico op
onbetaalde facturen. Met kredietbeheer wordt er grondig geanalyseerd hoe financieel
gezond een potentiële klant is. Deze informatie stelt de afdeling debiteurenbeheer in staat
om op tijd en effectief in actie te komen wanneer dit nodig is.

Hoe vind je de juiste debiteurenbeheersoftware?

Het vinden van debiteurenbeheersoftware dat past bij jouw wensen kan nog wel eens een
uitdaging zijn. Zo moet je erop letten dat de software gemakkelijk te koppelen is aan jouw
boekhoudsysteem, en dat deze voldoet aan de wet- en regelgeving die in jouw branche van
toepassing is. Daarnaast zijn, afhankelijk van jouw wensen, de volgende kenmerken voor
debiteurenbeheersoftware van belang:

• Gebruikersvriendelijkheid:Het lijkt voor de hand liggend, maar gebruikersvriendelijkheid is essentieel. Een goede gebruikersvriendelijkheid zorgt ervoor dat alle collega’s gemakkelijk en direct aan de slag kunnen met de software, zonder hier uitgebreide trainingen voor te hoeven
  bewerkstelligen.
• Automatisering: De software moet in staat zijn om veel van de repetitieve taken te automatiseren, zoals het genereren van facturen en herinneringen, het bijwerken van klantinformatie en het identificeren van risicovolle klanten.
• Actueel inzicht door rapportages en dashboard; Een dashboard waar rapportages en diverse analyses in een oogopslag inzichtelijk zijn gemaakt, helpt je om het overzicht te behouden op de status van je debiteuren.
• Zelf kunnen ingrijpen:  Niets is zo vervelend als een geautomatiseerd systeem waar je geen uitzonderingen in kan maken. Door een software te kiezen waar dit mogelijk is, behoud jij de controle in het proces. Integratie met andere systemen: Tot slot is het essentieel dat de software naadloos integreert met het door je boekhoudsysteem (of andere bedrijfssystemen) om gegevensuitwisseling mogelijk te maken.