E-facturatie komt eraan en maakt facturatieproces eenvoudiger en goedkoper

Dit verwacht Kuno Klumpers, Product Line Director bij Exact. Hij is verantwoordelijk voor de strategische richting en uitvoering van Exact Online Boekhouden. Dit is dé cloudgebaseerde oplossing die ondernemers en accountants ondersteunt bij hun bedrijfsvoering met slimme, geautomatiseerde financiële tools.

Hoe werkt e-facturatie?

E-facturatie bestaat al sinds eind jaren negentig. Sinds e-facturatie in 2017 verplicht werd bij overheidsopdrachten, is het gebruik flink toegenomen. E-facturen hebben een specifiek formaat, zoals UBL (Universal Business Language). Hierdoor kan software de facturen automatisch verwerken.

Bij e-facturatie gaat een factuur vanuit het boekhoudsysteem van een bedrijf automatisch naar de boekhouding van de klant. Dit werkt via Peppol, het Europese netwerk dat hiervoor is opgezet. Alle partijen die erop zijn aangesloten hebben een Peppol-id, een eigen identificatienummer. ‘Je kunt dat e-factureringsnetwerk een beetje zien als het telefoonnetwerk. Ik stuur een factuur niet rechtstreeks naar de klant, maar via het netwerk’, legt Klumpers uit.

Efficiënter facturatieproces

E-facturatie zorgt dat het facturatieproces vele malen efficiënter verloopt. Klumpers: ‘Documenten staan gelijk in de boekhouding van de klant. Die hoeft ze niet opnieuw in te voeren. In deze tijd is het vreemd dat een factuur uit een softwarepakket als pdf per e-mail wordt verstuurd. Soms printen klanten de factuur uit, scannen hem opnieuw of typen hem over om die in het eigen softwarepakket te krijgen. Je gaat dan eigenlijk van digitale naar analoge informatie en weer terug naar digitale informatie. Dat zorgt voor een groot potentieel kwaliteitsverlies.’

Door het facturatieproces volledig te automatiseren zorgt e-facturatie voor efficiëntie en een kleinere kans op fouten in de boekhouding. Dat leidt tot lagere kosten. Peppol draagt daarnaast ook bij aan het voorkomen van fraude en oplichting doordat het systeem de authenticiteit van andere partijen kan waarborgen. Iedereen staat immers geregistreerd op het netwerk.

Blauwe vinkjes

Een ander groot voordeel van e-facturatie is de mogelijkheid om de status van een factuur te volgen, gaat Klumpers verder. ‘Dat werkt net zoals de blauwe vinkjes in Whatsapp. Je krijgt een melding of de factuur is aangekomen, maar ook of die is afgekeurd of goedgekeurd. Zo ben je altijd op de hoogte van de status van een factuur, merk je fouten sneller op en kun je die sneller herstellen. Als een factuur nog niet is betaald, maar de status is dat de factuur is klaargezet voor betaling, dan weet je dus dat je niet hoeft te bellen met de klant. Wij zien uiteindelijk dat e-facturen gewoon veel sneller worden betaald.’

Scandinavië en Italië verder met e-facturatie

Ondanks de duidelijke voordelen, zijn Nederlandse bedrijven nog terughoudend om over te stappen op e-facturatie. Uit de MKB-barometer, een onafhankelijk onderzoek naar zakelijke uitdagingen van het mkb, blijkt dat slechts acht procent van de Nederlandse bedrijven al op deze manier werkt. Dit is weinig in vergelijking met bijvoorbeeld de Scandinavische landen of Italië, waar het al breder is ingevoerd.

Een van de meest genoemde redenen om niet over te gaan op e-facturatie, is weerstand bij klanten en leveranciers. In het MKB-barometeronderzoek noemt 35% van de mkb’ers dat als reden. ‘Zo houden bedrijven elkaar in een houdgreep’, ziet Klumpers. ‘Het is een beetje een kip en ei probleem. Als je de enige bent met een telefoon, heeft die ook niet zoveel waarde. Je hebt wel je klanten en leveranciers nodig om dit in beweging te krijgen.’

Een andere reden is dat finance professionals, vaak terecht, vrij conservatief zijn. Klumpers: ‘Facturatieprocessen zijn heilig. Als die spaak lopen, heb je een probleem met je kasstromen en misschien zelfs met het uitbetalen van salarissen. Het facturatieproces ligt gevoelig.’

Europese regelgeving in aantocht

E-facturatie maakt deel uit van een bredere digitaliseringsslag binnen de Europese Unie en zal vanaf 2030 verplicht worden voor alle business-to-business transacties tussen lidstaten. Deze verplichting komt voort uit het ViDA-initiatief (VAT in the Digital Age), dat tot doel heeft de btw-kloof in Europa te verkleinen. Het verschil tussen verwachte en daadwerkelijk geïnde btw-inkomsten, dat momenteel wordt geschat op bijna honderd miljard euro per jaar. Daarnaast moet het de btw-afhandeling efficiënter en beter afgestemd maken op het digitale tijdperk.

Hoewel Nederland nog geen concrete datum heeft vastgesteld voor de invoering van verplichte e-facturatie, is het slechts een kwestie van tijd. Lidstaten mogen namelijk zelf beslissen om e-facturatie al eerder verplicht te stellen voor binnenlandse transacties. In België gebeurt dit bijvoorbeeld al in 2026, en ook in landen als Duitsland, Frankrijk en Spanje is e-facturatie volop in ontwikkeling of zelfs al geïmplementeerd.

‘Onderdeel van de wetgeving is dat ondernemers hun facturen meteen rapporteren bij de Belastingdienst. Sommige landen willen zelfs dat je facturen eerst aanmeldt. Je krijgt dan een code terug die je moet meenemen in de factuur’, voegt Klumpers toe. Deze maatregel moet ook helpen bij de bestrijding van btw-fraude.

Overstappen niet ingewikkeld

Maar overstappen op e-facturatie hoeft geen ingewikkeld proces te zijn, maakt Klumpers duidelijk. ‘Je kunt zien welke relaties al op het netwerk zitten en ons systeem kan de verzendwijze automatisch omzetten naar e-factureren. Zo kun je je medewerkers stap voor stap meenemen in de nieuwe manier van werken. Als je dit proces als ondernemer nu geleidelijk in gang zet, ben je voorbereid op de wetgeving die eraan komt. Met goede software die je hierbij ondersteunt, kun je als bedrijf heel veel winnen.’