Discussie Finance Professionals Netherlands: Het beste softwarepakket voor uw financiële administratie – Deel 3

Dit artikel is een vervolg op twee eerder verschenen artikelen over het beste softwarepakket. Beide artikelen zijn samenvattingen van een succesvolle doorlopende discussie in de online groep Finance Professionals Netherlands. Zie deel 1 en deel 2 van deze artikelen.

De conclusie van het eerste artikel was dat de softwareselectie afgestemd moet zijn op de strategie van de business. Het is dus geen eenheidsworst. Toch kwam er wel een top 5 favoriete pakketten naar voren, te weten: Exact, AFAS, AccountView, Twinfield en SAP. In het tweede artikel werden de subthema’s prijs/kwaliteit, boekhoudpakketten voor de non-profit-sector en licentie software versus cloud computing besproken. In dit derde deel komen onder meer outsourcing, innovaties in boekhoudsoftware, pakketselectie en XBRL ter sprake.

‘De beste software? Voor welke doelgroep?’, vraagt Jacqueline Sandhovel (eigenaar, KantoorNieuwediep). ‘Ik promoot Snelstart voor ZZPers en kleine eenmanszaken en I-muis, Twinfield en AccountView voor vele anderen. Deze zie ik de grote ondernemers nog niet gebruiken. AFAS, UNIT4 en King zijn voor deze bedrijven meer geschikt. Van Exact ben ik absoluut geen fan meer. De DOS-versie was geweldig, de Windows versie ging nog, maar met Globe ben ik de weg kwijt geraakt.’

Ed van Harmelen (Bedrijfseconomisch adviseur): ‘Ik heb met vrijwel alle besproken software gewerkt, ieder pakket heeft voor en tegens. Ik werk zelf al vanaf het begin met AFAS omdat destijds al de prijs/kwaliteit verhouding beduidend beter was dan Exact. Ik ben benieuwd hoe de andere partijen op de Nederlandse markt kunnen meekomen in de door AFAS ontwikkelde vernieuwingen.’

Outsourcing
Jan-Willem Driessen (Adviseur): ‘Wellicht is dit vloeken in de kerk, maar naar mijn mening is het beste pakket voor veel MKB bedrijven (zonder ERP systeem) GEEN softwarepakket aanschaffen, maar de administratie volledig uitbesteden middels offshoring bij een betrouwbaar bedrijf met referenties. Het inboeken van inkoopfacturen en kostennota’s wordt voor een bedrijf dan opeens teruggebracht tot het door een snelle scanner gooien en te archiveren. Afhankelijk van de gemaakte afspraken kunnen deze facturen snel worden ingeboekt en het resultaat wordt meteen verwerkt tot een wekelijks of maandelijkse rapportage. Dit scheelt een boel geld voor de onderneming. De financial krijgt zo de tijd om zich dan bezig te houden met waar het echt om gaat: wat zeggen de cijfers over zijn/haar bedrijf en daar een goede analyse over maken.’

Robert Mijnsbergen (Directeur, Cash Software): ‘Goede boekhoudpakketten kunnen dit soort zaken ook al. En dat gaat verder dan het inscannen van inkoopfacturen e.d. Er zijn tegenwoordig pakketten die koppelingen met banken hebben die alle betalingsverwerking automatisch matchen en verwerken in de administratie naar keuze. Of e-facturatie waardoor facturen niet alleen digitaal worden verzonden maar ook met één druk op de knop automatisch worden verwerkt. Of automatisch bijgehouden BTW waarmee met één druk op de knop periodiek en via XBRL aangifte kan worden gedaan bij de belastingdienst. En dan heb ik het nog niet over koppelingen met webwinkels, kassa's of salarispakketten die alle gegevens automatisch in de boekhouding verwerken.’

Jan-Willem Driessen: ‘Beste Robert, het doel van deze hele discussie is volgens mij de kosten te verlagen van de administratie: meer doen met minder mensen. In Nederland heb je voor een door jou voorgesteld systeem te maken met de kosten voor:
– aanschaf software met licentie kosten of kosten voor een online boekhoudpakket;
– eventueel maatwerk aan de software;
– administratieve medewerker(s);
– faciliteren van deze werknemer(s) bv werkplekken;
– ICT kosten;
Met offshoren heb je deze kosten en problemen niet. Ik denk dus nog steeds dat GEEN boekhoudpakket aanschaffen netto veel voordeliger is voor een MKB bedrijf (zonder ERP systeem) dan een heel systeem laten optuigen. Ik weet uit eigen ervaring dat dit een gemiddeld MKB bedrijf een kostenvoordeel kan opleveren van minimaal 20 procent.’

Eric Buining (Eigenaar, iCPM Solutions): ‘Het koppelen van externe informatie aan een boekhoudsysteem heeft mijn inziens niets van doen met de originele discussie. De mogelijkheid om het een en ander te kunnen koppelen is echter wel een randvoorwaarde van een boekhoudsysteem indien er behoefte is aan zoiets vanuit de organisatie. De belangrijkste reden is dan inderdaad de hoeveelheid aan externe informatie die het boekhoudsysteem in moet. En dan moet dit natuurlijk ook nog goed geboekt worden, dus het een en ander mag ook weer niet te complex zijn. Dit betekent dan ook dat alleen standaard informatie verwerkt kan worden die voldoet aan een aantal parameters waardoor het systeem de informatie op een goede manier kan verwerken. Binnen een beetje onderneming moeten bijvoorbeeld inkoopfacturen zowel op een goede grootboekrekening alswel op de goede kostenplaats en/of project geboekt worden. Dus deze informatie moet ook nog eens goed worden meegestuurd door de leverancier, want anders kan er niets goed geboekt worden en moet het nog steeds handmatig aangepast worden.’

Pakketselectie
Corn Veerman (Financial Consulting Professional): ‘Leuke discussie! Ik heb 15 jaar ervaring in de accoutancy/interim branche en heb gewerkt met onder andere de pakketen Exact, AccountView, AFAS, Unit4 en Cash. Cash springt er voor mij echter met vlag en wimpel bovenuit! Ben het eens met de opmerking dat onbekend ook onbemind kan blijven, de grote pakketten hebben een te groot 'geraamte', waardoor het invoeren en aanpassen van bijvoorbeeld het inkoopboek veel te omslachtig is. Het leven is simpel, je moet het alleen simpel maken en houden. Dat is wat ik in Cash Software zie. Problemen zoals het niet aansluiten van een openstaande debiteurenlijst met de grootboekkaart debiteuren ben ik ook vaak tegengekomen bij de grote softwareleveranciers en zo kan ik nog even doorgaan met voorbeelden.’

Mandana Ahmadi (Eigenaar, Financial & Legal Office Mandana): ‘Ik heb met veel programma's gewerkt, maar Exact is het beste boekhoudprogramma. Daarna zou ik zeggen Davilex en AccountView. Twinfield is qua prijs weliswaar goedkoop, maar wat een flutprogramma. De balans ziet er niet uit en loopt continu vast. Wat betreft de service voor het oplossen van problemen, ook waardeloos. Ik raad ook mensen aan dit nooit te gebruiken.

Robert Cransberg (Sr Accountmanager, Twinfield International/Wolters Kluwer): ‘@Mandana; jammer dat je geen goede ervaring hebt met Twinfield. Tegenover jouw ervaring staan wel tienduizenden zeer tevreden gebruikers van veel accountantskantoren én direct MKB'ers. Zeker het argument begrijp ik niet, met onze nieuwe userinterface ziet Twinfield er juist erg gebruikersvriendelijk uit is de algemene reactie van onze gebruikers. Wat betreft vastlopen, lijkt me vrijwel onmogelijk. Daarnaast is onze Support open voor gebruikers waar medewerkers zitten die precies weten wat en hoe. Hoelang heb je met Twinfield gewerkt? Ik zie hierboven regelmatig Exact, maar geen specificatie WELK Exact pakket dan het ‘beste’ is. Exact Online is in mijn beleving erg mager qua functionaliteit, geen rekening-courant tussen admins, geen XBRL digipoorten voor uitlezende partijen, et cetera.’

Henry Beuks (Hoofd Administratie & ICT, d-Sign Denemarken BV): ‘@Mandana, dat je Exact het beste boekhoudpakket noemt, is je eigen ervaring, onderzoek van bijvoorbeeld PC magazine heeft AFAS Profit Small business al twee jaar achtereen tot beste pakket uitgeroepen. Ik ben het niet vaak eens met de heren van Twinfield, maar Robert heeft wel degelijk een punt dat Exact Online erg beperkt is qua functionaliteit, zeker in verhouding tot de prijs. Het is ook niet voor niets dat Exact zelf onderkent heeft hier de boot gemist te hebben en een herstructurering voor dit pakket in gang gaat zetten.’

Hermes Ratgers (Partner, HeRa Finance): ‘Als je een beetje ervaring met softwarepakketten hebt gehad, dan lijkt het me nooit een groot probleem om met een ander pakket te werken.
Ik heb zelf jaren gewerkt met Exact, daarna met Unit4 en nu met AFAS. Ook af en toe gewerkt met Snelstart, Davilex en King. Mijn Exact kennis is opgehouden na de eerste ‘windows’ versies. Ik ben zeer te spreken over Unit4, maar AFAS steekt er thans voor mij bovenuit. Unit4 is volgens mij nog uitgebreider, met bijvoorbeeld rapportages. Alleen tegenwoordig kunnen bijna alle rapportage en forecast programma's nagenoeg alle softwarepakketten inlezen. De directe koppelingen met Excel en analyse mogelijkheden die AFAS biedt, bevallen mij zeer goed. Ik heb geen moment spijt van mijn beslissing gehad om AFAS te kiezen. Daarnaast was het ook nog eens voor een zeer interessante prijs.’  

XBRL
Henry Beuks: ‘Graag zou ik van de vakvrienden hier hun mening over het XBRL horen, de meeste bekende hier genoemde aanbieders zijn hier actief mee of hebben het operationeel, de één soms in zijn accountantsversie, de ander in zijn voornamelijk bij het MKB gebruikte pakket. Hoe kijken jullie er tegen aan: Gaat een MKB-er echt zelf via XBRL zijn gegevens aanleveren als jaarstukken naar KVK, et cetera? Hoewel ik de mogelijkheid in ieder pakket zeker toejuich, verwacht dat het juist de accountants- en administratiekantoren zijn deze werkzaamheid voor hun MKB klanten zullen verrichten en niet, uitzonderingen daargelaten, de MKB-ers zelf.’

Mark Appel (Marketing manager, Twinfield): ‘Henry, ik denk voor een ondernemer is SBR/XBRL wat minder relevant. Voor een accountants of administratiekantoor des te meer. Wat een ondernemer zou moeten merken is lastenverlichting doordat uitwisselen van financiële rapportages volgens een standaard gaat. Maar vooralsnog kost het de kantoren veel tijd en effort om het goed te implementeren. Dus lastenverlichting voor de ondernemer niet op korte termijn. Alhoewel er een moment komt dat een kantoor voorzichtig moet zijn met het in rekening brengen van het deponeren van jaarstukken bij de KvK omdat dat met een druk op de knop kan. Wellicht dat kredietaanvragen op deze manier via rapportageportaal sneller gaan verlopen, en het dus minder moeite gaat kosten voor de ondernemer om extra krediet te verkrijgen. Ook minder kosten omdat de accountant minder hoeft uit te zoeken. Maar goed, ook deze vind ik nog erg dunnetjes.’

De discussie gaat verder op Finance Professionals Netherlands. Deel nu uw ervaringen met vakgenoten.