Discussie Finance Professionals Netherlands: Het beste softwarepakket voor uw financiële administratie

De initiatiefnemer van de discussie is Maarten Verheul (Controller Finance & Operations, Verboon Groep). Hij is zelf een groot fan van Exact. ‘Creditmanagement, e-factureren, internetbankieren, alles wat je maar wilt is mogelijk’, meldt hij. ‘Natuurlijk kunnen kleinere bedrijven met minder geavanceerde pakketten uit de voeten.’

Henry Beuks (Hoofd Administratie & ICT, d-Sign Denemarken BV) is enthousiaster over AFAS, zowel voor het MKB (AFAS Profit) als de ERP-oplossing voor middelgrote bedrijven. ‘Bij een importeur/groothandel waar ik werkzaam ben werken we met de totale ERP-oplossing van AFAS. Een prachtig en zeer modern totaal geïntegreerd systeem waarbij wij de onderdelen CRM, HRM/Payroll, Logistiek, Financieel, Workflow en documentmanagement in gebruik hebben. De prijsstelling is veel scherper dan die van Exact, laat staan van SAP, en je doet rechtstreeks zaken met de fabrikant, zowel voor support als bijvoorbeeld je productwensen.’

Dino Rasmijn (Controller a.i., Jeugdgezondheidszorg Zuid Holland-West): ‘De dos-versie van Exact (jaren geleden) was een uitstekende versie. De latere versies van Exact genieten niet mijn voorkeur. Exact is het vaak net niet en in vergelijking met andere pakketten vaak duur. Exact is wel een sterk merk en daarom valt bij ondernemingen vaak de keuze voor de aanschaf van Exact terwijl er betere financiële software voorhanden is. Twinfield is voor startende bedrijven een uitstekend alternatief, maar er zijn ook grotere ondernemingen die er naar tevredenheid gebruik van maken. AccountView is van harte aan te bevelen evenals AFAS.’

Afgestemd op business
Rene Spijker (Finance Manager, APPR) merkt op dat de keuze voor een pakket nauw samenhangt met de eisen en wensen van de betreffende onderneming. ‘Vaak heb je dan de keuze uit minimaal twee opties. Naast Exact is overigens AccountView ook een goede keuze. Dat is mijn ervaring althans. Natuurlijk moet je altijd de verhouding prijs/kwaliteit in ogenschouw nemen.’  

‘Een softwarepakket moet bij de business passen van het specifieke bedrijf!’, schrijft Ronald Louer (Eigenaar, Moens Registeraccountants). ‘Het gaat erom hoe je je organisatie wilt besturen. Daarop moet de software uitgerust zijn. De financiële administratie is veelal ondergeschikt aan de rest van de software. Immers de module financiële administratie is in de meeste standaardpakketten redelijke uitontwikkeld. De grote verschillen zitten veel meer in zaken als logistiek en service. Dus de vraag welke software het beste is, is niet zomaar te beantwoorden.’

Dat per bedrijf zorgvuldig moet worden afgewogen wat het beste bij hen past onderschrijft ook Marco Bosma (interim CFO, AnylinQ BV). ‘Mijn ervaring is dat je als financiële man meer mee moet gaan denken vanuit je rol als business partner. Er moet dan ook gekeken worden vanuit een andere invalshoek: Hoe laat je alle software dusdanig voor de organisatie werken zodat je de winst kan optimaliseren? Er komen dan andere zaken om de hoek komen kijken zoals CRM-applicaties die vlekkeloos gekoppeld of geïntegreerd moeten zijn met je financiële administratie.’

Pakketselectie
Henk van Walderveen (Sr. Advisor Financial Administration, MEE Plus Groep): ‘Exact is een goed/aardig product voor MKB bedrijven tot middelgrote bedrijven in de profit sector, maar ik zou het nooit aanbevelen in de V&V of non-profit sector. Mijn ervaring met de grote flexibiliteit van AccountView is veel beter (ook prijstechnisch). Ik denk ook dat de meeste bedrijven daar een betere keus in zouden maken. Ik heb ook ervaring gehad met SAP en Oracle, maar deze keus zou ik alleen maken indien je voor multinationals werkt, gezien de complexiteit en de rigiditeit.’

Ron Stam (Financial Controller [temporarily], Expo Display Service): ‘Exact, Unit4 en AccountView voldoen allemaal prima, terwijl het er bij Coda, SAP, Oracle en Navision vooral van afhangt of je je pakket juist inricht. Eén verkeerde keuze in je implementatietraject en je hebt een slecht werkend pakket, voorbeelden te over (ook van succesvolle implementaties overigens). Keuze van een pakket zou ik nooit laten afhangen van rapportagemogelijkheden, het is nooit precies wat je wilt zien. Het pakket moet doen waar het voor is geschreven: registreren. Daarbij vind ik transparantie wel een belangrijk keuzeaspect. Rapportages, vooral bij bulk en in combinatie met andersoortige gegevens, moet je met een externe tool zoals Crystal Reports of Cognos zelf samenstellen.’

Raymundo van Egmond (Controller, Marant): ‘Altijd een interessante, maar ook tijdrovende klus: pakketselectie. Ik ben het met oa Ronald Louer eens dat de software moet passen bij de organisatie. Naast ondersteuning van de diverse processen, zijn issues als cultuur, omgaan met verandering en laagdrempelige toegang van de software ook van belang. Binnen onze (project)organisatie hebben we in 2009 WebSolutions geïmplementeerd; In de pakketselectie (in 2008) zijn AccountView, AFAS, Exact, Coda en MS Dynamics om diverse redenen afgevallen. WebSolutions ondersteunt op betrouwbare en gedegen wijze ons primaire (project)proces, vanaf het eerste klantcontact tot aan de eindevaluatie met de klant. Daarnaast worden de HR, CRM en financiële processen afdoende ondersteund. Goed pakket met goede prijs/kwaliteit verhouding. Als ik de pakketselectie voor een projectorganisatie in 2010 zou moeten uitvoeren, zou ik dit pakket meenemen naast AFAS en Exact (Globe/Synergy).’

Implementatietrajecten
Bakir Lashkari (Interim Project Manager Finance): ‘Alle pakketen zijn goed. De vraag is; wat heb je nodig en waar wil je het voor gebruiken, nu en in de nabije toekomst? Inventariseer je behoeftes en business requirements en stem daar je beleid op af. Vervolgens de pakketkeuzes (2 à 3) maken en referenties (gebruikersvereniging) opvragen. Let wel goed op de kale kosten van de software(licentie), de onderhoudskosten en last but not least de consultancy- en implementatie kosten. Pak dit projectmatig aan en niet op een ‘dat doen we wel even’ manier.’

Kingston Stephanus (Managing Partner, Corduroy Finance): ‘Als ik mocht kiezen voor een kwalitatief én kwantitatief boekhoudprogramma zou ik gaan voor Exact Globe. Dit omdat het inderdaad gebruikervriendelijk is. Alleen wel jammer dat er zo ontzettend veel fouten in het programma zitten. Vaak is het onmogelijk om boekingen te corrigeren, omdat Globe te vaak vast loopt! Voor de cost efficiency zou ik kiezen voor Snelstart. Snelstart is ideaal voor het MKB. Echter blijft het een incompleet programma ten opzichten van andere, misschien grotere concurrenten zoals Exact en AccountView.’

Conclusie
Frank van Halteren (Manager, BDO Accountants Helmond): ‘Ik zit nu een week mee te lezen op deze discussie en met stijgende verbazing constateer ik dat mensen in het wilde weg namen over de brug gooien. Mensen, de keuze valt of staat met strategie en feitelijke omstandigheden. BDO zal een hele andere keuze maken dan het kleine zelfstandige administratiekantoor op de hoek. Een keuze voor een pakket heeft verregaande gevolgen en moet goed bedacht en voorbereid worden. Het is absoluut geen eenheidsworst, dus als katholieke Brabander zeg ik ‘bezint eer ge begint’.’

Klaas de Vries (Interim Finance Professional): @ Frank. Inderdaad zal elk bedrijf zijn eigen afweging moeten maken. Een pakket dat veel wordt gebruikt hoeft niet het beste pakket te zijn en een pakket dat weinig wordt gebruikt ook niet het slechtste. Veel multinationals zijn ook beperkt in de keuze van een pakket omdat niet alle pakketten voldoende functionaliteit bieden voor een internationaal opererend bedrijf.’

Maarten Verheul: @Frank. We hebben het er in deze discussie al eens over gehad, maar de keuze valt natuurlijk samen met de strategie van de onderneming en niet te vergeten de informatiebehoefte. Het is belangrijk of het systeem de daadwerkelijke behoefte aan informatie kan leveren. Het systeem moet met de informatie waardevolle zaken brengen en niet alleen de jaarrekening zoals vroeger. Verder is het belangrijk, dat de beslissing voor het uiteindelijke pakket genomen wordt door de CFO die daarbij de CEO nauw betrekt. De CIO heeft in deze geen stem.

In de LinkedIn-groep Finance Professionals Netherlands gaat de discussie nog veel verder en dieper. Prijzen, cloud computing versus licentiepakketten, branchespecifieke pakketten, integraties vanuit Excel, valkuilen bij ERP-implementaties, et cetera. Ga hier naar de volledige discussie over het beste pakket voor uw financiële administratie.

Zie ook de checklist: 10 valkuilen bij de aanschaf van financiële boekhoudsoftware