Digitale transformatie: Finance versus Productie & Logistiek

Door Jan Willem ter Stege, algemeen directeur Easy Systems.

Digitale transformatie is een proces waarmee organisaties digitale technologie implementeren om zo processen en prestaties te verbeteren. Logischerwijs beperkt zich dit niet tot één afdeling of bedrijfsproces. Het verspreidt zich als een olievlek door de organisatie. Welke vernieuwingen voeren andere afdelingen door om efficiënter en productiever te kunnen werken? Dat onderzoeken we in deze serie.

Eerder lazen we al over de ontwikkelingen binnen Sales & Marketing en Facility Management. Dit keer kijken we naar de vernieuwingen bij de afdeling Productie & Logistiek.

Digitale transformatie bij Productie & Logistiek

Want ook de afdeling Productie & Logistiek heeft de laatste jaren steeds meer processen geautomatiseerd. Geavanceerde machines hebben ervoor gezorgd dat steeds meer manuele handelingen  verdwijnen. Denk hierbij aan zelfsturende trucks die ervoor zorgen dat het transport binnen een magazijn op een efficiënte manier verloopt.

Maar ook processen waarbij voor een gedeelte wel nog handmatig werk noodzakelijk is, verlopen steeds efficiënter. Neem bijvoorbeeld het proces van orderpicking, waarbij een medewerker bepaalde onderdelen of producten van een bestelling moet verzamelen, voordat deze als pakket worden verstuurd naar de klant.

Waar mensen betrokken zijn, worden fouten gemaakt. Om deze tot een minimum te beperken, zijn er softwaresystemen zoals een Warehouse Management Systeem (WMS) geïmplementeerd. Dit biedt de nodige voordelen voor de orderpicker. Bijvoorbeeld het aan de hand van een ordernummer wijzen op de juiste locatie van een item in het magazijn. Of nog beter: het item wordt door een machine automatisch voor de medewerker geselecteerd. Door een integratie met het ERP-systeem wordt vervolgens meteen de voorraad bijgewerkt. Zo wordt voorkomen dat het systeem aangeeft dat een bepaald onderdeel nog aanwezig is, terwijl het in feite niet langer beschikbaar is.
 

Finance kan niet langer verrast worden door een onverwachts grote bestelling, er is immers altijd realtime inzicht in de cijfers

De plek van de financiële afdeling

Het bewaken van de voorraad in een Excel-lijstje is voor de afdeling Productie & Logistiek allang verleden tijd. Dit is door de grote hoeveelheid items en verschillende opslaglocaties ook niet langer mogelijk. Bovengenoemde integratie tussen een WMS en een ERP-systeem, zorgt ervoor dat een financiële afdeling niet langer kan worden verrast door een onverwachts grote hoeveelheid items die moet worden bijbesteld door een achterstallige administratie. Er is immers altijd realtime inzicht in de cijfers.

Hoe je als financiële afdeling onnodige of ongewenste inkopen tegengaat.
Wordt er in jouw organisatie regelmatig buiten bestaande afspraken om besteld? En hoe snel wordt je financiële afdeling op de hoogte gebracht van de verplichtingen die op die manier aangegaan worden?
Lees meer over hoe inkoopmanagement inzicht geeft.

Finance moet de zaken op orde hebben

Je moet als Finance natuurlijk wel je zaakjes goed op orde hebben. En dus mogen de processen waarvoor Finance de eindverantwoordelijkheid draagt niet worden vergeten. Denk aan het automatiseren van zaken als  factuurverwerking, declaratiemanagement, e-facturatie,  contractmanagement of inkoopmanagement.

Door vervolgens de samenwerking te zoeken met andere afdelingen om te verkennen hoe processen beter op elkaar afgestemd en dus efficiënter kunnen verlopen, sta je als Finance niet langer aan de zijlijn, maar neem je een plek midden in de organisatie in.

De artikelen in deze serie:

• Digitale transformatie: Finance versus Sales & Marketing
• Digitale transformatie: Finance versus Facility Management
• Digitale transformatie: Finance versus Productie & Logistiek