De inkoopdiagnose: een must, een last of allebei?

Een inkoopdiagnose bestaat uit zowel een kwantitatief als een kwalitatief component. Het kwalitatieve component behandelt de professionaliteit van de inkoopfunctie en is het meest subjectief. In dit artikel ligt de focus enkel op het kwantitatieve component. Dit behandelt wat er wordt ingekocht, voor hoeveel, van wie, voor welke afdelingen, et cetera.

Het is niet altijd even eenvoudig om deze informatie boven water te krijgen. Allereerst moet een uitdraai van de crediteurenadministratie worden gemaakt. Dit kan met een druk op de knop, zeker als de gehele organisatie hetzelfde centrale financiële systeem gebruikt en dit goed is opgezet.

De volgende stap – het bewerken van de uitdraai van de crediteurenadministratie – kost vaak meer tijd en wordt niet voor niets beschouwd als de grote ‘last’ van de inkoopdiagnose.

Zo gebeurt het vaak dat eenzelfde leverancier onder verschillende namen voorkomt; dat eenzelfde commodity onder verschillende inkoopgroepen voorkomt; dat niet door inkoop beïnvloedbare kosten voorkomen (bijvoorbeeld vaste personeelskosten en rentekosten); et cetera.

De correctie hiervoor kan deels automatisch gedaan worden middels tekstherkenning, maar bij een eerste inkoopdiagnose zal men vaak niet kunnen ontkomen aan het nodige handmatige correctiewerk.

Dit handmatige correctiewerk kan voor een tweede inkoopdiagnose al vaak grotendeels geautomatiseerd worden als alle handmatige wijzigingen voor de eerste diagnose zijn bijgehouden. Het is allemaal niet zo zeer ingewikkeld, maar het kost simpelweg de nodige moeite.

Nadat de uitdraai uit de crediteurenadministratie is bewerkt, komt er een schat aan informatie tevoorschijn. Middels eenvoudige bewerkingen in bijvoorbeeld een spreadsheetprogramma kan deze informatie geëxtraheerd worden. Alleen al met de volgende informatie per boekregel kun je heel veel: geldbedrag; leverancier; en inkoopgroep.

Voorbeelden van uitdraaien zijn de ABC-analyse (Pareto-analyse), inkoopomzetten per leverancier en inkoopgroep en het aantal leveranciers en facturen per inkoopgroep. Als bijvoorbeeld ook inkoopinformatie per afdeling en het contractgebruik beschikbaar is, kunnen verdere overzichten gegeneerd worden als het aantal leveranciers per afdeling en de Telgen-box.

Wanneer de inkoopdiagnose periodiek en op een consequente wijze wordt uitgevoerd, krijg je niet alleen een goed beeld van de huidige situatie en succesverhalen; ook worden de knelpunten duidelijk waar de komende periode(s) aan gewerkt kan worden. Nog een stap verder gaat het uitvoeren van benchmarks met eventuele partners in een inkoopsamenwerkingsverband.

Het naast elkaar leggen van inkoopdiagnoses kan dan resulteren in nieuwe gezamenlijke aanbestedingen en opvallende verschillen kunnen tot allerlei verbeteringen leiden. Lastig bij het vergelijken van verschillende diagnoses is dat er vaak verschillende formats worden gebruikt door de verschillende partners, maar dat is doorgaans grotendeels automatisch op te lossen.

Ondanks de vele automatiseringsmogelijkheden kan de inkoopdiagnose natuurlijk een last zijn wegens de moeite die het kan kosten. Deze moeite kan echter zoveel meer opleveren aan besparingsmogelijkheden dat de inkoopdiagnose uiteindelijk toch vooral een must is!

Fredo Schotanus, promovendus aan de Universiteit Twente, University of Twente Initiative for Purchasing Studies (UTIPS)