De impact van menselijke fouten op uitgavenbeheer – en hoe technologie daarbij kan helpen

In februari van dit jaar meldde de gemeente Amsterdam een betalingsachterstand van meer dan 52.000 facturen door problemen met een nieuw factureringssysteem. In totaal ging het om 200 miljoen euro aan te laat of niet betaalde facturen van ondernemers. We kunnen wel stellen dat hier sprake is van een falende uitgavencultuur. Maar Amsterdam is niet de enige gemeente die worstelt met financiële processen—menselijke fouten en gebrekkige systemen kunnen grote gevolgen hebben.

Zo maakte een andere gemeente onlangs per ongeluk ruim 944.000 euro over naar leveranciers door een verkeerd gebruikte bankapp. Een dure vergissing, veroorzaakt door een fout in de verwerking van een batchbetaling. Dit soort incidenten laat zien hoe kwetsbaar uitgavenbeheer kan zijn zonder de juiste controlemechanismen en technologie. In dit artikel gaan we in op de impact van menselijke fouten en hoe technologie kan helpen bij het realiseren van een robuuste uitgavencultuur.

Fouten in uitgaven kunnen ontstaan door onoplettendheid, een gebrekkig controlesysteem of een gebrek aan training bij medewerkers. Bovendien werken veel gemeenten en bedrijven met complexe financiële systemen. Een enkele verkeerde klik kan al leiden tot onbedoelde fouten of ongewenste transacties. Maar wanneer dit leidt tot langdurige en structurele problemen zonder dat er openlijk over gecommuniceerd wordt, spreken we over ondoelmatig uitgavenbeheer.

Effectief uitgavenbeheer

Met effectief uitgavenbeheer kan je bedrijf de financiën onder controle houden, de noodzakelijke wijzigingen doorvoeren en weloverwogen beslissingen nemen. Ook de juiste uitgavenbeheersoftware is hier van belang; dit maakt het makkelijker om uitgaven in real time te volgen, te bewaken en te beheren. Met de juiste technische oplossing kan je gemeente of bedrijf veel van het uitgavenbeheer automatiseren en zorgen voor minder gemaakte fouten en real time inzicht.

Proactief optreden

Effectief uitgavenbeheer betekent ook dat finance-afdelingen proactief optreden bij het beheersen van de genoemde risico’s. Dit betekent het vasthouden aan duidelijke protocollen voor financiële processen en ervoor zorgen dat medewerkers goed op de hoogte zijn van de systemen waarmee ze werken.

Regelmatige trainingen en testscenario’s kunnen helpen om mogelijke fouten te identificeren en te corrigeren voordat deze schade veroorzaken. Ook het stimuleren van het geven van feedback waarin verbeteringen continu worden besproken en doorgevoerd, draagt bij aan een betrouwbare en efficiënte uitgavencultuur.

Medewerkers betrekken

Finance-afdelingen kunnen bijdragen aan een effectieve uitgavencultuur door duidelijke en gedocumenteerde werkprocessen in te voeren. Door workflows te standaardiseren en te automatiseren waar mogelijk, kunnen veelvoorkomende fouten worden verminderd. Daarnaast helpt het om medewerkers te betrekken bij besluitvorming over financiële processen, zodat zij meer eigenaarschap ontwikkelen. Door gebruik te maken van dashboards en real-time monitoringtools krijgen managers bovendien sneller inzicht in afwijkingen en kunnen zij tijdig ingrijpen.

Belang van juiste infrastructuur

Uit onderzoek van Payhawk blijkt dat slechts 35% van de CFO’s ervan overtuigd is dat hun huidige tech stack volledig aansluit bij de behoeften van de finance-afdeling. Een tech stack is een verzameling technologieën die wordt gebruikt om softwareapplicaties te bouwen. Door te kiezen voor een beperkt aantal essentiële en goed beheerde technologieën kunnen organisaties de complexiteit verminderen en het risico op fouten verkleinen. Een gestroomlijnde en eenvoudig te beheren infrastructuur zorgt ervoor dat bedrijven beter grip houden op hun systemen en voorkomt dat onjuiste tools onnodige risico’s met zich meebrengen.

Evenwichtige aanpak

Een robuuste uitgavencultuur vraagt om een evenwichtige aanpak waarbij menselijke controle en de juiste technologie optimaal worden gecombineerd. Door AI in te zetten kan het maken van handmatige fouten worden voorkomen of snel worden gedetecteerd. Door slimme automatisering te combineren met duidelijke werkprocessen en goed opgeleide medewerkers, kunnen organisaties financiële risico’s minimaliseren – en tegelijkertijd efficiënter werken. De inzet van de juiste tech stack helpt daarbij om de juiste balans te vinden, tussen controle en gebruiksgemak.

Een goed voorbeeld hiervan is hoe TIER-Dott, een bedrijf dat zich inzet voor duurzame, stedelijke mobiliteit, met Payhawk meer grip kreeg op uitgaven en de rapportage beter kon stroomlijnen zonder in te leveren op de flexibiliteit voor zowel medewerkers als de finance afdeling. Ilia Shabrov, Head of Finance Systems, legt uit:

“In vergelijking met vroeger hebben we nu een goed gestructureerd goedkeuringsproces [over onze uitgaven]. De integratie met NetSuite zorgt ervoor dat onze uitgaven naadloos worden beheerd en gekoppeld zijn aan budgetten.”

Andere voordelen die finance professionals ervaren zijn een verbeterde financiële controle (49%), een efficiëntere werkwijze (47%) en lagere kosten (45%). Een goed ingerichte uitgavencultuur zorgt er dus niet alleen voor dat bedrijven grip houden op hun uitgaven, maar levert ook concrete bedrijfsvoordelen op.

Om deze voordelen maximaal te benutten, is het essentieel om niet alleen te investeren in de juiste technologie, maar ook een cultuur van zorgvuldigheid en verantwoordelijkheid te stimuleren. Door deze twee aspecten te combineren, kunnen gemeenten en bedrijven niet alleen fouten voorkomen, maar ook een robuuste uitgavencultuur opbouwen en de financiële gezondheid van hun organisatie versterken.