De aanpak van digitale transformatie volgens de drie P’s

“Michiel Wolfswinkel, acht jaar aan boord als CFO bij TIE Kinetix, is van huis uit bedrijfseconoom, maar deed daarna ook rechten en promoveerde uiteindelijk in bedrijfskunde: “Mijn carrière heeft zich eigenlijk altijd afgespeeld langs de lijnen van financieel management in de tech en ICT-sector. Ontwikkelingen in die sector gaan heel snel en dat geeft een interessante dynamiek en uitdaging voor financieel management: de balans vinden tussen goed aansturen, governance en aandeelhoudersbelangen – en actief ondernemen, bouwen en uitvinden.”

Wat was je eigen missie als CFO toen je binnenkwam bij TIE Kinetix?
“Toen ik aankwam – en dan hebben we het over 2013 – moest er flink wat werk verzet worden. Onze eigen digitale transformatie was nog niet afgerond. We hebben het bedrijf de laatste jaren veel efficiënter gemaakt. Processen zijn gedigitaliseerd en gecentraliseerd in een soepel werkend ERP. Alle informatie is beschikbaar, daar waar het nodig is.”

Was dat laatste belangrijk voor jou als CFO?
“Jazeker. Wij zijn al heel lang actief in de retail-sector. Toen internet opkwam – in de jaren ’90 heette het nog Intranet – zijn wij ons gaan richten op de digitalisering van de supply chain van onze retailklanten. Die expertise hebben we laatste jaren uitgebreid naar andere sectoren. Maar je moet zelf ook digitaliseren – alleen al vanwege de lagere kosten. Je verliest klanten aan de concurrentie wanneer je achterblijft. Onze mensen kunnen zich nu richten op strategie en analyse – en verliezen geen onnodige uren aan data entering.”

Als het hebt over strategie en analyse, hoe beweegt jullie markt zich?
“Onze propositie is geëvolueerd in de laatste jaren. Van het leveren van point-to-point oplossingen digitaliseren we nu de hele supply chain van klanten. Daarbij richten wij ons op het 100 procent digitaliseren van onze klanten. Als CFO ben ik natuurlijk primair verantwoordelijk voor de financiële as, maar ook wij zien natuurlijk wat de behoeftes zijn in de markt. Maar daar lopen we in voorop – en daar zijn we trots op.”

Wat is de opvallendste trend?
“De laatste jaren zie je de automatisering van bonnen en facturen – e-facturatie – een steeds hogere hoge vlucht neemt. Het begon bij de landelijke overheid die het verplicht stelde. Dan sijpelt het door naar lagere overheden en als dat soort partijen het echt afdwingen, sijpelt het door naar leveranciers. Maar los daarvan levert e-facturatie ook gewoon winst op voor je organisatie: in snelheid, je foutmarges worden kleiner, digitalisering maakt data beschikbaar voor analyses… en dan heb ik het nog niet eens over de milieuwinst uit het besparen van inkt en papier en het heen en weer rijden van facturen.”

En als je kijkt naar je eigen finance organisatie?
“Ook als ik kijk naar mijn eigen team zie ik een wereld van verschil. Toen ik aankwam zaten er in alle vier de landen waar TIE Kinetix actief is, mensen een uur per dag envelopjes met facturen open te maken en in te kloppen. Nu wordt alles automatisch verwerkt en kijken we met onze mensen naar de data. Wat zeggen de cijfers, waar gaan we naartoe? Een praktisch voorbeeld? Wij doen onze maandafsluiting nu in vier dagen. Best snel voor een bedrijf dat in vier landen zit.”

Doe nog eens een voorbeeld?
“We hebben ook een KPI dashboard dat niet alleen onze order intake analyseert, maar ook onze uren per project en kasstroomoverzichten, zodat we op tijd kunt aansturen en ook projecties naar de toekomst kunnen maken over hoe de omzet zich gaat ontwikkelen de komende 6 tot 9 maanden. Grip krijgen op realisatie, noem ik dat.”

Heb je als CFO tips voor collega’s die aanhikken tegen hun eigen digitale transformatie?
“Je moet eigenlijk voor jezelf een plan maken, volgens de drie P’s: Producten – welke tools heb ik nodig? – Processen: welke moet ik opnieuw definiëren – en People: hoe krijg ik mijn mensen mee?… Dat laatste is best een ding. In iedere organisatie – ook in de onze – zijn er mensen die het wel best vinden zoals het gaat. Je moet elkaar, de menselijke maat, niet uit het oog verliezen in de digitaliseringsvraagstukken.”

Nog andere valkuilen?
“Neem een partij in de arm die niet alleen tools biedt maar ook goede ondersteuning in het begeleiden van de transformatie. Ik loop lang mee in de tech-wereld. Veel bedrijven denken dat hun processen uniek zijn… Dat zijn ze niet. Maar zolang je dat wel denkt ben je geneigd om maatwerk te vragen aan je leverancier, terwijl je jezelf daar vaak mee in de vingers snijdt. Standaard out-of-the-box producten zijn meestal gebaseerd op best-in-class; en daar kan je je voordeel mee doen.”

Hoe heeft de digitale transformatie het werk op de finance-afdeling veranderd?
“Over de hele linie kunnen we meer doen met minder mensen – en krijgen we meer informatie uit de organisatie. Meer financiële armslag en meer control. En wat met name duidelijk werd tijdens corona: het voordeel van overal en altijd bij al je data kunnen. Alles kon gewoon doorgaan. Ik loop al even mee, dus voor mij was de corona-pandemie niet de eerste crisis. Ik pakte mijn crisis-handboek er al weer bij – besparen op dit, daar wat op de kas duwen. Maar wat ik eigenlijk helemaal niet had voorzien was hoe hard de noodzaak tot digitalisering, juist door de pandemie, binnenkwam bij bedrijven en organisaties. In die zin heb ik mijn crisis-handboek de laatste jaren voorlopig kunnen opbergen in de kast.”

Dit artikel wordt u aangeboden door: