CPM-tool onmisbaar bij wendbare buy and build-strategie

Er wordt steeds meer verwacht van financials. Om snel in te kunnen spelen op veranderingen binnen de markt en het uitrollen van een succesvolle buy and build-strategie is goede software een must. “Excel kan nu echt niet meer”, zegt Simon van Koppen, Managing Director bij LucaNet.

Private equity (PE) heeft gezorgd dat de markt steeds sneller beweegt. Bij het uitrollen van een wendbare buy and build-strategie hoort het doen van overnames en dat kunnen er jaarlijks best veel zijn, ziet Van Koppen bij de klanten van LucaNet. Bij een strategie om gestelde doelen te realiseren is een goed uitgeruste financiële afdeling van levensbelang, zeker met de korte planningshorizon die bedrijven hanteren. Tien jaar is al lang voor PE-partijen. Binnen dat tijdskader willen ze hun doelstelling bereikt hebben.

“Het is nog niet zo heel lang geleden dat bij een overname de tijd werd genomen om de lokale systemen te integreren”, legt Van Koppen uit. “Iedereen kreeg hetzelfde ERP-systeem, zoals bijvoorbeeld een SAP. Dat is nu niet meer aan de orde.” Dat heeft niet alleen met de korte planningshorizon te maken. Volgens Van Koppen is het soms niet wenselijk om een overnamekandidaat helemaal in te lijven. Daardoor kan de situatie ontstaan waarbij een financiële afdeling met verschillende bronsystemen moet werken. “Als CFO zoek je dan naar deeloplossingen, en daarbij kun je niet vertrouwen op één type software”, zegt Van Koppen.

Betrouwbaarheid
Een Corporate Performance Management (CPM)-tool moet voor PE-bedrijven aan een aantal eisen voldoen. “Naast betrouwbaarheid is integratie natuurlijk een pre”, begint Van Koppen zijn opsomming. “Daarnaast moet de tool zonder problemen kunnen communiceren met verschillende boekhoud- en ERP-systemen. Dat is nodig, want je wilt niet dat financiële afdelingen extra werk hebben met het geschikt maken van hun rapportages voor de systemen van het moederbedrijf. Daarnaast moet de beschikbare data snel verwerkt worden in betrouwbare rapportages. Die rapportages moet je dan ook kunnen verwerken in budgettering en forecasting.” De tijd dat alles via Excel gaat is daarbij echt verleden tijd. “Daar nemen accountants en auditors geen genoegen meer mee”, waarschuwt Van Koppen. “Die willen goed onderbouwde bedrijfscijfers zien. Zijn die er niet, dan heeft de CFO een groot probleem.”

Kortom: van een CPM-tool wordt in deze snel veranderende wereld veel meer verwacht dan aan het begin van deze eeuw. “Het eisenpakket is veelzijdiger geworden”, zegt Van Koppen daarover. “Onze tooling was voornamelijk gericht op statutair consolideren. Je kon er zonder problemen een jaarrekening mee rapporteren. Nu worden er maandrapportages verlangd, rapportages aan banken en andere stakeholders, en realtime analyse van de cijfers. Daar komt ook nog bij dat je de budgettaire forecasting moet kunnen ondersteunen.” Maar belangrijker is dat een CFO inzicht blijft houden in de prestaties van een bedrijf. Het gaat dan niet alleen om gegevens van na de overname; Er moet ook een mogelijkheid zijn om terug te kunnen kijken, terwijl het bedrijf geen onderdeel was van de consolidatie. Deze trend vs legal reporting is eigenlijk een onmisbare feature. Een overnamekandidaat kan op elk gewenst moment in of uit een rapportage worden houden.

Flexibel
Data wordt steeds belangrijker en dat vraagt nu, maar zeker ook in de nabije toekomst, om een CPM-tool dat met de behoefte van de gebruiker meebeweegt. LucaNet houdt de veranderingen in de markt nauwgezet bij en geeft de software steeds een upgrade om aan de eisen van de klanten te voldoen. “We proberen in te spelen op nieuwe ontwikkelingen en de noodzaak voor onze klanten om over actuele data te beschikken”, stelt Van Koppen. Hij noemt een best-of-breed tool dan ook de meest voor de hand liggende oplossing voor PE. “Zo’n tool is juist voorbereid op integraties met andere systemen. Daarnaast is het een flexibel systeem dat ook nog eens snel en zonder veel moeite te implementeren is.”

Het goede van een best-of-breedoplossing is verder dat het systeem altijd actueel is. “Wij zitten daar als ontwikkelaar bovenop”, verzekert Van Koppen. Nieuwe toepassingen zullen ervoor zorgen dat een financial steeds minder vaak zelf het wiel hoeft uit te vinden. De software zal daarvoor handvatten aanreiken. Daarbij houdt Van Koppen wel een slag om de arm. Artificial Intelligence (AI) is momenteel het toverwoord, maar volgens Van Koppen is AI nog lang niet zo ver dat het een toegevoegde waarde heeft. “Je kunt het wel gebruiken om fouten in je rapportage op te sporen en te herstellen. Daardoor zorg je dat er minder handmatig moet worden gecontroleerd.” Pas als data sharing echt een rol gaat spelen kan AI interessant worden volgens de Managing Director. Ondanks dat is er al veel met data te doen. Binnen de klantomgevingen is veel data aanwezig en daarmee kan steeds meer informatie worden verzameld, bijvoorbeeld voor financial reporting en business line reporting. Ook daar zijn binnen de tool van LucaNet mogelijkheden voor.

Kernprocessen
Een goed geïmplementeerde CPM-tool voorkomt veel problemen voor een CFO, maar Van Koppen begrijpt dat veel financials niet precies weten hoe ze een CPM-tool goed kunnen integreren binnen hun bestaande systemen. Hij vindt het wel jammer dat er dan toch voor wordt gekozen om de financiële reporting te outsourcen. Maar dat is over het algemeen duurder dan een CPM-tool en het is ook nog maar de vraag of het systeem up-to-date blijft. Een ander nadeel is dat het bedrijf met handen en voeten geboden is aan een externe partij.

Praktischer is om de financiële rapportage in eigen hand te houden. Het gaat tenslotte om kernprocessen binnen het bedrijf. “Het kan echt snel en probleemloos”, zegt Van Koppen over het integreren van de CPM-tool. Bovendien zorgt LucaNet dat bij de opstartfase en ook daarna deskundige support aanwezig is. Van Koppen verwijst naar een van de uitgangspunten van Confucius: Geef je iemand een vis, dan eet hij een dag. Leer je iemand een vis vangen, dan eet hij zijn hele leven lang. “Dat is ook onze filosofie.”