Close automation: de sleutel tot een fast close

Door Sheila Badoux

De financiële afsluiting is voor veel bedrijven een telkens terugkerende strijd. Financiële teams staan aan het eind van elke maand, elk kwartaal en elk jaar onder dezelfde zware druk. En elke keer weer worstelen ze om de honderden, zo niet duizenden, onderling afhankelijke taken te voltooien die deel uitmaken van het afsluitingsproces.

Tegelijkertijd is de afsluiting zonder twijfel van cruciaal belang voor het vertrouwen, de financiële zichtbaarheid en de naleving van regelgeving. Het is de basis voor de nauwkeurigheid van de cijfers van een bedrijf, zodat deze snel kunnen worden geconsolideerd om de deadlines voor verslaglegging te halen.

First mile of finance

De uitdaging waar finance management en hun teams zich al decennialang mee bezighouden is de volgende: hoe kunnen organisaties op zijn minst een deel van deze pijn wegnemen en het financial close proces soepeler, eenvoudiger, sneller en nauwkeuriger maken?

Het antwoord ligt in een vaak verwaarloosd onderdeel van het record-to-report (R2R)- proces. Bij het zoeken naar manieren om de efficiëntie en nauwkeurigheid van de financiële afsluiting te verbeteren, hebben organisaties zich meestal gericht op de zogenaamde ‘last mile of finance’ waar de consolidatie, rapportage en archivering plaatsvindt.

Er zijn echter enorme mogelijkheden om tijd te besparen en handmatige inspanningen, dubbel werk en fouten veel eerder in het totale afsluitingsproces te elimineren, in wat bekend staat als de ‘first mile of finance’.

In een briefing zegt Gary Simon van de financiële onderzoeksgroep FSN: “Het is de eerste financiële mijl die de efficiëntie van de laatste mijl bepaalt. Deze twee uiteinden van het proces zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Een onderneming kan haar jaarrekening pas overleggen als de allerlaatste informatie van de rapporterende entiteiten is ontvangen. Het is duidelijk dat ondernemingen die het volledige R2R-proces willen versnellen, de eerste mijl op eigen risico negeren.” (Executive Briefing: Automating the First Mile of Finance – FSN/Redwood, 2019)

Deze ‘first mile’ omvat alle verborgen onderling afhankelijke taken en close-activiteiten die leiden tot de indiening bij group finance. Het kan gaan om tientallen tot wel honderden medewerkers en duizenden tijdrovende taken, zoals reconcilitaties, allocaties en journaalposten.

Exit spreadsheets

Deze taken worden vaak uitgevoerd in spreadsheets met handmatige workarounds. Daarin schuilt een groot deel van het probleem van de ‘first mile’. Uit onderzoek van FSN blijkt dat bijna tweederde (65%) van de CFO’s op de vraag wat het rapportageproces het meest vertraagt, fouten en vertragingen in de gegevensverzending van andere bedrijfseenheden aanhaalt, terwijl 40% problemen met reconciliaties en intercompany de schuld geeft. Negenendertig procent wees op een gebrek aan samenwerking en zichtbaarheid van processen.

Automatisering biedt de mogelijkheid om deze “first mile” problemen aan te pakken die uw financiële teams opzadelen met enorme hoeveelheden tijdrovend handmatig werk aan het eind van elke financiële periode. Automatisering helpt ook de nauwkeurigheid van de afsluiting te verbeteren. Het vermindert het aantal onjuiste opgaven, gemiste invoer en onvolledige invoer.

Elementen van de first mile close die geschikt zijn om te automatiseren, zijn onder meer:

• Close checklist

• Reconciliatie

• Journaalposten

• Intercompany

Uit een onderzoek van de Hackett Group blijkt dat bedrijven van wereldklasse zeer veel belang hechten aan financiële automatisering en het terugdringen van handmatige transacties en boekingen, waarbij 96% van de journaalposten wordt geautomatiseerd, vergeleken met 73% voor hun peer groepen.

Uw financiële professionals zijn slimme mensen. Automatisering neemt handmatige activiteiten weg die hun werkdag kunnen opslokken en maakt hen vrij om waardevolle analyses en inzichten te bieden in plaats van alleen maar gegevens na te jagen.

In het verleden hadden financiële functies niet de middelen om de gaten te automatiseren die waren achtergelaten door ERP en consolidatietools. Tegenwoordig kunnen organisaties financiële processen echter automatiseren voor zowel interne bedrijfsactiviteiten als gedeelde servicecentra. Zo hebben we bijvoorbeeld samengewerkt met een wereldwijd opererend CPG-bedrijf om 98% van zijn financiële afsluitingstaken te automatiseren, waardoor de tijd die nodig is om een financiële afsluiting te maken is teruggebracht van 10 dagen naar 7 dagen en de kwaliteit van de gegevens is verbeterd.

Sheila Badoux is marketing manager van Redwood Software Nederland

Webinar-serie

In de komende webinar-serie laten we zien wat er mogelijk is om de versnelling en automatisering van de eerste financiële mijl mogelijk te maken, en er bovendien voor zorgt dat uw hooggekwalificeerde personeel tijd kan besteden aan de taken die waarde helpen creëren.

Webinar 1  (8 september): Introductie in Close Automation: hoe maak je van je close een non-event?

Webinar 2 (30 september): Accruals, provisioning & journal entry management

Webinar 3 (14 oktober): Account Reconciliation & Data Matching

Webinar 4 (4 november): Intercompany Automation & Reconciliation