Business partner skills centraal bij nieuwjaarseditie FM Club: presenteren & empowering modern finance

‘Iedereen die presenteert, verkoopt iets. Als je vindt dat je niks aan het verkopen bent met je presentatie, moet je een e-mail sturen.’ Aldus Suzanne Reijn, verbonden aan LaVi Communicatie en docent voor Alex van Groningen.  

 

‘Het is niet ongewoon onder financieel managers om een Excel sheet te tonen in een PowerPoint en met de rug naar de zaal toe te gaan staan. Doe dat niet!’, aldus Reijn. Hoe moet het wel?

‘De meeste professionals die een presentatie moeten houden beginnen met het openen van PowerPoint’, stelt Reijn. Het geknik in de zaak bevestigd dat haar beeld klopt. Reijn adviseert om de laptop dicht te klappen en te beginnen met het denkwerk. Dit bestaat uit 4 stappen:

 

 

Is dit een onderwerp waar je voor wilt gaan staan? Zo niet, kun je beter een ander de presentatie laten doen. Beantwoord de volgende vraag: ‘Ik vind dit belangrijk omdat………’

 

 

De grootste valkuil bij presenteren is ‘iemand gewoon te willen informeren’. Dan kun je beter een e-mail sturen. Je moet een doel hebben. Beantwoord daarom de volgende vraag: ‘Na afloop van mijn presentatie gaat mijn publiek………’

 

 

Als je doelstelling is om 50.000 euro te krijgen voor een nieuw softwaresysteem, maar er zit niemand in de zaal die dit kan beslissen, moet het anders.

 

 

Wat hebben de mensen eraan als zij gaan doen wat jij wilt? Denk na over de voordelen, maar ook de nadelen. Denk ook na over taalgebruik bij het verkopen van wat je wilt. ’Nadelen’ is een vervelend woord, gebruik liever ‘consequenties’. Gebruik ‘investeringen’ in plaats van ‘kosten’.

 

‘Schrijf dit voor jezelf uit’, adviseert Reijn. ‘Deze tekst moet je over iedere slide van je PowerPoint kunnen leggen. Waarom laat je ze anders zien?’

 

 

Minstens even belangrijk als de inhoud zijn de non-verbale communicatieve vaardigheden. Daar kun je alleen beter in worden door te oefenen. Daarom duurt de training die Reijn geeft drie dagen. Enkele tips voor non-verbale communicatieve vaardigheden:

 

 

– Gewicht op beide voeten

– Lichaam rechtop / in balans

– Armen hangen losjes langs lichaam

 

 

 

– Vanuit de basishouding

– Expliciet, boven de middellijn

– Terug in de basishouding

 

 

De laatste tip van Reijn is om te eindigen met een zwarte pagina, omdat je anders naar het PowerPoint-menu terugkeert. ‘Je wilt juist dat de mensen opletten terwijl jij nog eens je kernboodschap herhaalt.’ 

 

 

Na het verhaal van Reijn over soft skills gaat de tweede spreker Michiel Aalpoel, Solutions Director Financial Services bij Oracle, over op de hard skills. Zijn presentatie gaat over hoe je met moderne middelen je werk beter kunt doen. 

 

‘Het gaat om de inhoudelijke boodschap, maar het helpt wel om dingen op een moderne manier te laten zien’, begint hij. ‘De traditionele financial is nog veel tijd kwijt aan het verzamelen van de cijfers. Ook ervaart hij veel consolidatieproblemen. De cijfers sluiten niet aan. De moderne financial verkrijgt op makkelijke manier de cijfers, dus heeft hij meer tijd voor analyse en interactie met de business over de informatie.’

 

 

– Maar 5 procent informatie dat finance levert wordt maar als nuttig gezien.

– 75 procent financieel managers gebruikt spreadsheets voor planning en budgetting.

– De business wil meer samenwerking. De helft van de medewerker performance komt door samenwerking. 

 

‘Bij modern finance ben je in staat veel sneller data te genereren, real-time het liefst, en deze data beter te begrijpen’, aldus Aalpoel. ‘Ook heb je alignment met de business, ben je productiever door mobile en social en heb je alle routine transacties gesimplificeerd, gestandaardiseerd en geautomatiseerd.’

 

 

Michiel Aalpoel schreef diverse bijdragen over ‘empower modern finance’ voor zustersite Controlling.nl. Lees verder:

 

– Empower Modern Finance – Deel 1

– Empower Modern Finance – Deel 2: Simplify

– Empower Modern Finance – Deel 3: Accelerate

– Empower Modern Finance – Deel 4 Collaborate

– Empower Modern Finance – Deel 5 Control