Betrouwbare en visueel aantrekkelijke rapportages bij Maison de Bonneterie

Op 16 maart 1889 opende warenhuis Maison de Bonneterie voor het eerst haar deuren aan de Kalverstraat 183 te Amsterdam. De Bonneterie verkocht destijds vooral gebreide goederen, maar het bescheiden warenhuis ontwikkelde zich in een razend tempo, zodat de collecties al snel werden uitgebreid met kwalitatieve confectiekleding en aanverwante accessoires. Opgetrokken in de stijl van Louis XVI en met een inrichting die overeenkomt met het Louvre in Parijs, kreeg Maison de Bonneterie een nieuw onderkomen op de locatie Kalverstraat- Rokin.

Een tweede filiaal in dezelfde stijl werd in 1913 in Den Haag geopend. Onlangs is Maison gerestyled en is de verkoopformule aangescherpt. Met de nieuwe shop-in-shop formule is het productaanbod, bestaande uit internationale topmerken, vele malen actueler en dynamischer geworden. Het is nog altijd een familiebedrijf. Financieel directeur Christel Buis en algemeen directeur Edwin Boer vormen als eerste niet familieleden de directie van het bedrijf. Tijdschrift Financieel Management sprak onlangs met Christel Buis en finance manager Denise Kouwenhoven over de toepassing van business analytics in het modehuis.

Onderscheidend vermogen
‘We hebben de afgelopen jaren twee van onze vestigingen verkocht die te klein waren voor ons shop-in-shop model’, licht Christel Buis de strategie van de onderneming toe. ‘We hebben nog drie winkels, de bekende in Amsterdam en Den Haag en nog een kleinere vestiging in Heemstede. Plannen voor nieuwe winkels hebben we niet direct, maar wel voor een nieuwe webshop. Die zien we vooral als extra dienstverlening aan bestaande cliënten, want wat ons uniek maakt is de uitstraling van onze winkels en de outstanding service die wij verlenen. Aan de andere kant hebben we wel een aantal merken met een zeer selectieve distributie, dus dat zou ook nieuwe klanten kunnen trekken via internet.’

Denise Kouwenhoven: ‘Onze doelgroep is aan het verjongen. We liepen voorop in ons inkoopbeleid, maar hierin is met de jaren wel wat slijtage ontstaan. Gelukkig hebben we toen een aantal sterke merken kunnen committeren die nu de winkel uitvliegen.’

Gebrekkige informatievoorziening
Omdat Maison de Bonneterie veel verschillende business modellen hanteert is een strakke financiële aansturing essentieel. ‘Behalve het shop-in-shop model, waarbij wij feitelijk een stukje winkel verhuren aan modemerken, kopen we ook voorraad in op eigen risico’, legt Kouwenhoven uit. ‘Daarnaast kunnen we van sommige merken assortiment inkopen met een beperkt voorraadrisico. Het merk gelooft dan in zijn merkwaarde en als het geen succes wordt, dan neemt de leverancier de onverkochte voorraad terug. Hoe je hier in je financieel management mee omgaat, verschilt dus nogal per model.’

Toen Christel Buis als financieel directeur begon eind 2009 waren er nogal wat mankementen in de informatiehuishouding. ‘We hadden destijds een informatiesysteem dat nauwelijks functioneerde. Het sloot niet goed aan, de interfaces klopten niet, de voorraad was niet sluitend, het was vrij hopeloos’, vertelt de financieel directeur hoofdschuddend. ‘Ik heb als een dolle geprobeerd het bestaande systeem weer aan de praat te krijgen, maar het zou te veel energie en tijd hebben gekost om er écht wat van te maken. Dus heb ik besloten de stekker uit het BI-pakket te trekken.’

Business reporting is echter zeer belangrijk voor Maison de Bonneterie en zonder systeem was er geen adequaat zicht meer op de voorraad, vertelt Buis. ‘Dat was een acuut probleem.’ Daar kwam bij dat het bedrijf in talloze BV’s was ondergebracht wat de consolidatie er niet makkelijker op maakte. Er was dus snel een goede business intelligence oplossing nodig.

Business Analytics
Het ERP-systeem van Maison de Bonneterie is Microsoft Dynamics NAV. Om de data uit dit systeem om te kunnen zetten in managementinformatie had Buis nog een geschikte business intelligence (BI) tool nodig, maar ze liep tegen hoge kosten aan. ‘Veel oplossingen brengen een initiële investering van minimaal 10.000 euro met zich mee met in de daaropvolgende jaren hoge licentie- en onderhoudskosten. Dat vond ik toch wel zonde, want met de tool werken uiteindelijk maar een paar mensen. Ik heb toen een paar dingen gedaan. Allereerst hebben we onze hele ICT uitbesteed aan Telemos, een kleine IT-dienstverlener, voor een vast tarief per jaar. Dit maakte een einde aan de (onverwachte) variabele kosten en ik kon licenties via hen veel slimmer financieren. De volgende stap was een upgrade van Excel 2003 naar Excel 2010. Bij Excel 2010 zit ook PowerPivot en onze ICT-beheerder wist dat ik nog een BI-oplossing zocht. Hij wees me erop dat PowerPivot die mogelijkheden bood en sinds september 2011 zijn we live met deze tool.’

Christel Buis ging aan de slag met PowerPivot en ontdekte dat ze alle BV’s heel gemakkelijk
kon consolideren. ‘We kunnen alle boekingen en controles voor de maandrapportage nu in vijf dagen afronden. Ook is de rapportage visueel aantrekkelijk. We sturen mooie KPI-handouts naar alle betrokkenen. Het Unique Selling Point van PowerPivot is dat het gebruikersvriendelijk is. Wij zijn geen IT-mensen, maar kunnen er prima mee uit de voeten. We hebben er drie dagen voor uitgetrokken om de data goed uit Microsoft Dynamics NAV te krijgen. Dat was dus een redelijk gemakkelijke implementatie en bovendien goedkoop. De hele oplossing heeft minder dan 5.000 euro gekost. Dat is goed behapbaar voor een MKB-bedrijf als het onze. We zijn blij want het scheelt tijd en de rapportage komt er met een druk op de knop uit. Bovendien is de maandrapportage betrouwbaar; hij sluit volledig aan met onze proefbalans. De week- en dagrapportages komen er direct uitrollen met alle relevante stuurinformatie, zoals de omzet per winkel, de omzetontwikkeling en doorverkoopcijfers per merk, bezoekersaantallen, conversie, gemiddelde bonbedragen, et cetera. We weten dus iedere dag precies hoe we er voor staan.’

Het menselijke aspect
De inzet van de juiste tools zijn belangrijk, maar het zijn de mensen die het moeten doen. Hoe pakken Buis en Kouwenhoven dat aan? ‘De financiële functie zelf is erg hands-on’, zegt Christel Buis die naast Finance ook ICT, HR en Legal in haar portefeuille heeft. ‘We zijn als financials heel actief als sparringpartners in het bedrijf. Denise is bekend bij iedere verkoopmedewerker, waar zie je dat bij financiële mensen? Ik wil zelf ook iedereen kennen en breng minimaal een uur per week in de winkels door. Mensen moeten zich onderdeel van het bedrijf voelen. In de drukke periode helpen de mensen van het hoofdkantoor ook in de winkels. Daar wordt immers het geld verdiend.’

Denise Kouwenhoven vult aan: ‘Wij zijn geen traditionele boekhouders, waarbij het licht uitgaat wanneer de administratie is gedaan. We zijn betrokken bij allerlei aspecten van de bedrijfsvoering en worden daarin serieus genomen door onze collega’s uit andere disciplines.’

De stuurinformatie uit PowerPivot helpt de mensen in de organisatie om gefundeerd beslissingen te nemen. ‘Feitelijk maken alle 200 medewerkers op een zekere manier gebruik van de informatie’, aldus Denise Kouwenhoven. ‘De 17 man op het hoofdkantoor zijn key gebruikers. Sommige collega’s veranderen ook zelf draaitabellen om informatie op maat te krijgen. Het mooie van PowerPivot is dat iedereen die Excel snapt ermee kan werken. Voor collega’s in de winkels maken wij de views. Zo krijgen ze precies te zien wat ze dagelijks moeten zien.’

Doen de mensen ook daadwerkelijk iets met de informatie die finance levert? ‘Absoluut’, zegt Christel Buis. ‘We zijn er heel actief mee bezig om mensen ermee te laten werken. We zijn klein dus zien een verandering in de organisatie meteen. Als we een kledingmeubel verplaatsen heeft dat diezelfde dag al impact op de cijfers. We hebben snel inzicht en kunnen daar onze bedrijfsprocessen én onze winkels op inrichten.’

Buis en Kouwenhoven zijn nu in de fase terecht gekomen dat ze de puntjes op de i kunnen gaan zetten. Bijvoorbeeld op rapportagegebied zijn nog verbeteringen mogelijk. ‘Omdat we veel merken hebben, gebruiken we nog een A3 sheet voor ons omzetoverzicht. Dit overzicht wordt elke maandag met het hele commerciële management in het bijzijn van Finance doorgenomen. Dat zou nog wel overzichtelijker kunnen.’ Een andere stap is het koppelen van het HR-systeem aan PowerPivot. ‘Momenteel putten we alleen uit ons ERP-systeem voor data, maar via een koppeling met het HR-systeem kunnen we ook de vloerproductiviteit inzichtelijk maken’, besluit Buis. ‘Dat is stuurinformatie waar we nog veel potentiële verbeteringen uit kunnen halen in onze bedrijfsvoering.’

Christel Buis (rechts) werkte bij onder meer ABN AMRO, PwC en Nestlé. Sinds drie jaar is ze financieel directeur bij Maison de Bonneterie. Het werken voor een kleinere onderneming bevalt haar uiterst goed. ‘Een klein bedrijf is veel leuker dan een grote corporate, omdat je echt impact kunt realiseren.’