Betere accounting processen met SBR – Tips voor succesvolle implementatie

1. Verdiep u in de informatie die wordt uitgevraagd
Voor het aanleveren van een kredietrapportage op basis van XBRL hebt u financiële en niet-financiële gegevens nodig. Onderzoek wat de bankentaxonomie inhoudt en welke data precies worden gevraagd. Op de website www.rapportageportaal.nl vindt u uitgebreide informatie die u helpt aan de slag te gaan, inclusief een complete gebruikershandleiding.

Er zijn op dit moment acht kredietrapportages die u kunt toepassen, voor natuurlijke, kleine en middelgrote rechtspersonen. De gebruikershandleiding geeft u inzicht in de opbouw van de bankentaxonomie en de gegevenselementen die u straks digitaal aan de bank moet aanleveren. U zult ontdekken dat de gevraagde data van de kredietrapportages niet complex is. De meeste data heeft u als accountant toch al in huis, of dient u te weten. De complexiteit zit hem vooral in het feit dat het een combinatie van data uit verschillende systemen of dossiers betreft (zie tip 2).

2. Pas uw financiële systeem aan en ga experimenteren
Uw financiële software dient het genereren van XBRL-rapportages mogelijk te maken. Dit vergt doorgaans een speciale XBRL /SBR-oplossing. Installeer deze oplossing in een testomgeving en ga er eerst mee experimenteren. Om straks efficiënt een kredietrapportage te kunnen opstellen, moet u nu al goed in kaart brengen welke financiële en niet-financiële data u daarvoor nodig hebt en hoe u die het beste bij elkaar brengt.
__________________________________________________________________________________

Bezoek gratis Financial Systems, dé vakbeurs voor financiële software
Bent u op zoek naar perfecte financiële software? Kom woensdag 6 juni 2012 naar het jaarlijks vakevenement Financial Systems:
• Ontmoet meer dan 30 topaanbieders en 1000 professionele bezoekers op 1 dag
• Compleet overzicht van de Nederlandse markt voor financiële software
• Doorlopend programma van expertsessies en productpresentaties
Entree is gratis voor de doelgroep. Meld je direct aan via Financial-Systems.nl
__________________________________________________________________________________

Selecteer een aantal klanten en bepaal aan de hand van de gebruikershandleiding welke gegevens u moet invullen. Inventariseer daarna waar deze data nu op uw kantoor zijn opgeslagen. De financiële gegevens zitten uiteraard in uw boekhoudsysteem, maar waar zijn bijvoorbeeld de namen van bestuurders of vennoten geregistreerd? Onderzoek of het mogelijk is om ook dergelijke niet-financiële gegevens geautomatiseerd te importeren. Volg eventueel een cursus om u op weg te helpen. Laat u hierbij ondersteunen door uw automatiseringspartner.

3. Zorg dat u snel en efficiënt over de klantdata beschikt
Maak dat u altijd over de meest actuele gegevens van uw klanten beschikt, zodat u niet nog even snel voor het maken van een rapportage alle data moet ontvangen en bestuderen. Achterstanden in de administratie zijn fnuikend. Vertel uw klanten waarom het belangrijk is dat u altijd bij bent en stimuleer ze om over te stappen op online boekhouden. Op dat moment werkt u samen aan de boekhouding en beschikt u als intermediair direct over de data.

Behalve voor het snel en efficiënt opstellen van een kredietrapportage, is dit bijvoorbeeld ook essentieel voor de aangifte IB, OB en VpB. Vindt een klant online boekhouden te bewerkelijk of ingewikkeld? Dan is Scanboeken een oplossing. Ook een directe bankenkoppeling en elektronisch factureren helpen bij een vlotte verwerking van gegevens in de administratie. Het geautomatiseerd binnenhalen van financiële data van klanten zal in de toekomst steeds meer gemeengoed worden. Het is een kwestie van tijd voordat het handmatig inboeken op de kantoren volledig is verdwenen en de huidige financiële administratie volledig geautomatiseerd binnenkomt en gecontroleerd wordt (zie tip 4).

Dit zal uiteraard de rol van de kantoormedewerkers veranderen. De nadruk van hun werkzaamheden zal verschuiven van het handmatig boeken van gegevens naar het zorgdragen voor het compleet geautomatiseerd binnenkomen van de administratie en het maandelijks of per kwartaal monitoren van klantgegevens (zie tip 5).

####

4. Automatiseer het controleren van gegevens
Voor het genereren van de SBR-rapportages moeten uw gegevens niet alleen compleet, maar ook juist zijn. Het handmatig controleren van alle binnengekomen data kost te veel tijd en is naarmate het aantal vereiste rapportages toeneemt niet meer te doen. Automatiseer daarom dit proces. Schaf software aan die alle controles voor u uitvoert en aangeeft naar welke punten u zelf nog even moet kijken. Voer de controles op regelmatige basis uit. Alleen dan is het maken van rapportages niet veel meer dan een druk op de knop. U kunt hiervoor bijvoorbeeld gebruikmaken van AccountView Samenstel-assistent en AccountView Werkprogramma. Ook is het mogelijk de AccountView Samenstel-assistent te gebruiken in combinatie met het werkprogramma van Caseware.

5. Profiteer van een nieuw verdienmodel
In de markt is te zien dat de klantbehoefte aan actuele stuurinformatie steeds groter wordt. Door uw werkprocessen met de implementatie van SBR aan te passen en efficiënt in te richten, bent u in staat om uw klanten proactief te adviseren. U beschikt altijd over actuele en betrouwbare gegevens voor het maken van analyses die uw klanten helpen sturen, in plaats van dat u alleen achteraf naar data kijkt.

U kunt veel meer de rol van coach aannemen en uw klantrelaties aanhalen door uw cliënten (elke maand, elk kwartaal) te begeleiden op basis van continue monitoring. Denk hierbij bijvoorbeeld aan sturing op inkoopprocessen, omloopsnelheid van de voorraden, maandelijkse afwijkingen of liquiditeit. Dit zijn adviesdiensten waarmee ondernemers geld besparen en waarvoor ze dus bereid zijn te betalen.

Het beschikken over meer data (dan u nu wellicht gewend bent) voor de kredietrapportage en dus over een completer en actueler beeld van uw klanten, biedt daarom juist kansen. Door de snelheid en efficiëntie van uw administratieve processen heeft u bovendien tijd om uw klanten van actuele informatie te voorzien. Voor deze adviesuren kunt u een hoger tarief in rekening brengen. Door uw business model te veranderen, bijvoorbeeld met vaste prijzen voor een totaalpakket, kan niet alleen uw klant, maar ook uw kantoor de resultaten verbeteren. U bent klaar voor de toekomst.

Auteur: Ingeborg Walbrecht, projectmanager, Visma Software