Besparen op SAP opleidingskosten door toetsen kennis en functiegerichte training

Software is zo goed als de mensen die deze gebruiken. Dat klinkt vreemd, wanneer je ervan uitgaat dat automatisering van bedrijfsprocessen manuele activiteiten moeten vervangen.  Doch ook geautomatiseerde processen behoeven activering, bewaking en bijsturing. Dit geldt vooral voor bedrijfbreed toegepaste ERP-software, immers foutief gebruik laat zich op diverse  plaatsen binnen de organisaties voelen.

Een  analyse van de investeringen in omvangrijke software implementatietrajecten leert dat het merendeel van de kosten zit in ’change management’, implementatie consultancy en training van medewerkers. Vreemd genoeg vormt dat laatste vaak een sluitpost  bij het vaststellen van het totale budget en de verdeling daarvan. Software wordt ingevoerd om bedrijfsprocessen efficiënter en effectiever te laten verlopen. Mensen met kennis van en ervaring in het gebruik van die software zijn dus in staat om de geboden functionaliteit optimaal te benutten. Ze voorkomen faalfouten in de operationele uitvoering doordat ze processen op de juiste wijze opstarten en  transacties correct invoeren. Daarnaast halen zij vitale informatie voor operationele besluitvorming eerder boven water ( actuele voorraden, openstaande posten, cash flow posities, vertragingen in de toevoerketen, verborgen kostenposten, enz.).     
 
SAP software wordt binnen het bedrijfsleven en de overheid  toegepast voor het sturen en bewaken van de bedrijfsvoering. Gelijktijdig vraagt de rijke functionaliteit van de software om vaardigheden bij  de gebruiker deze te herkennen en in te zetten voor de juiste processen. Organisaties worstelen vaak met het aanbieden van de juiste training  aan hun medewerkers: Wie moeten we gaan trainen? Waarvoor moeten we ze gaan trainen? Hoe gaan we ze trainen? Wanneer is er tijd om hen te trainen?
__________________________________________________________________________________
Rapporteer beter met SAP
De training SAP for Financials geeft u als financial een geweldig inzicht in SAP. De training geeft u tal van handige trucs en shortcuts. Met de opgedane kennis presenteert u rapportages waar u en de organisatie mee kunnen scoren. Meer informatie en aanmelden.
__________________________________________________________________________________   

Monitoren voorkomt zinloos discussiëren
Om zeker te weten dat medewerkers de voor hen geëigende training ondergaan, brengt het projectteam hun kennisbehoefte in kaart. Indien ze het de gebruikers  zelf vragen, is de kans  groot dat zij vinden dat ze de SAP software prima gebruiken terwijl de foutieve orders of facturen de deur uitvliegen. Gesprekken hierover ontaarden dikwijls in zinloze discussies. Om die te voorkomen stelt SAP al geruime tijd een tool ter beschikking voor het monitoren van  het SAP gebruik binnen bedrijfsprocessen.

Met  ’User Experience Management by KNOA’ krijgt het management van een organisatie snel helder inzicht in de kloof die gaapt tussen de actuele kennis van de gebruikers en de gewenste kennis die zij voor het beter benutten van de SAP-functionaliteit zouden moeten hebben.

De wetenschap binnen welke processen of transacties gebruikers de meeste fouten maken, geeft input voor het bepalen van de inhoud van de trainingen. Op basis van deze informatie is een schema vast te stellen van welke medewerkers welke training dienen te ondergaan.  Hiervoor biedt SAP sinds kort een handig instrument. Met ’ Workforce Performance Builder’ is snel en effectief  functiegericht online trainingsmateriaal te ontwikkelen in de vorm van e-learning, simulaties en online help. Hiermee blijven medewerkers productief en is gebruikersondersteuning continue aanwezig. De aldus toegespitste online cursussen maken hele dagen klassikaal trainen overbodig. Daarmee zijn forse besparingen op opleidingskosten te realiseren.

In de praktijk blijkt dat het SAP ontwikkeltool ook van nut is bij projecten waar tijdens de implementatie fase wel aan training de nodige aandacht is geschonken.  Bij oplevering van het systeem blijven de trainingsdocumenten in de kast liggen. Gaandeweg verandert de gebruikersgroep van samenstelling. Echter, de eindgebruikersdocumentatie ondergaat weinig of geen  aanpassing. De onderlinge kennisoverdracht  is minimaal. ’On the fly’ leert men een aantal ’kneepjes’ om een reeks handelingen te verrichten, maar een dieper inzicht in het proces en de structuur van de software ontbreekt. Dit kennisgebrek draagt ook niet bij aan hun werkplezier of arbeidsmotivatie. Een voor het bedrijf vitaal informatiesysteem levert niet de waarde die het zou kunnen bieden. Dat is zonde van de inspanningen en de investeringen.

Hergebruik van instructiemateiaal
Het bijhouden van traditionele handleidingen kost veel tijd. Met Workforce Performance Builder is het materiaal makkelijk te maken en ook veel makkelijker te onderhouden. Het systeem maakt een opname van een bepaald proces of transactie en gebruikt dat als basis voor het genereren van  e-learningcursussen, werkinstructies, simulaties of testscripts. Verschijnt er een nieuwe versie van de software, dan helpt deze tool bij het automatisch genereren van een nieuwe opname om alle  instructies, die voor de vorige versie zijn vervaardigd, aan te passen aan de nieuwe situatie. Alleen al door dit hergebruik is de aanschaf van dit trainingontwikkeltool snel terugverdiend.    

Ook de combinatie van het toetsen van vaardigheid en het gericht trainen levert in de praktijk als snel rendement op. Een voorbeeld: het tool voor het vaststellen van het juiste gebruik van de SAP software toont de gebruiker met een kennisgebrek bij het vervullen van een bepaalde taak. Met het trainingsontwikkeltool laat zich vervolgens snel een specifieke instructie met simulatie ontwikkelen. Het is aannemelijk dat ook andere gebruikers van soortgelijke transacties baat hebben bij deze korte training. Zeker in het geval wanneer handelingen maar af en toe voorkomen, zoals bepaalde functies die ze per jaar maar één of twee keer activeren. Dat is soms te weinig voor de gebruiker om routine op te bouwen. Een handzame instructie zet hem of haar snel weer op ’het rechte pad’ door bijvoorbeeld per veld aan te geven wat waar en waarom moet worden ingegeven.