Besparen op externe adviseurs: tips en trucs van finance professionals

“Ik maak namelijk regelmatig gebruik van Google”, schrijft initiatiefnemer van de discussie Maarten Verheul (Concerncontroller a.i., Verboon Groep) “Je kan met Google op eenvoudige wijze heel veel informatie vinden op het web. Een paar voorbeelden: Veel fiscale informatie, juridische zaken, samenstellen van bepaalde documenten, et cetera, et cetera.”

Raymond Voskes (Programme controller / Senior PMO, ING): “Volgens mij levert een goede externe adviseur juist geld op, is het niet op korte termijn dan wel op de lange termijn. Als dat niet zo is schop je hem er uit. Zonder Google is bijna onmogelijk, maar ik heb toch nog wel eens moeite om daar alles voor ‘waarheid’ aan te nemen. Het is een onuitputtelijke informatiebron, die m.i. voor een aantal zaken toch wel degelijk een formele bevestiging vragen om risico’s van foutieve besluiten uit te sluiten, je praat toch vaak wel over maatwerk, want geen bedrijf of situatie is altijd hetzelfde.”

Maarten Verheul: “Een goede controller kan ook veel besparen op externe kosten van accountants, belastingadviseurs, bankkosten, enzovoorts. Dat kan een besparing zijn van tienduizenden euro’s. Ik heb meegemaakt dat de accountantskosten gehalveerd werden. Een goede controller hoort naast zijn financiële kennis ook goede fiscale en juridische kennis te bezitten. Als personeelszaken ook onder zijn verantwoording valt, dan is kennis van arbeidszaken ook heel handig.”

Accountantskosten
Klaas de Vries (Interim Finance Professional): “Wat mee kan helpen bij de besparing op accountantskosten is het in overleg met de accountants aanleveren van aansluitingen die zij altijd plegen te maken. Bijvoorbeeld de aansluiting tussen af te dragen BTW en omzet. Dit zijn allemaal zaken die je zelf kunt voorbereiden en die aanzienlijk veel tijd schelen bij accountantscontroles als je dit zo allemaal aan ze kunt geven.”

Maarten Verheul: “Je moet op tijd beginnen aan het balansdossier. Ik houd maandelijks al veel specificaties bij. Als je het maandelijks bijhoud, dan is het aan het einde van je boekjaar zo gedaan. Ik durf hier te beweren dat veel bedrijven 40 tot 50% kunnen besparen op hun accountantskosten. Begin eerst maar eens om van te voren een prijsafspraak voor de gehele eindejaarscontrole te maken. Als je hen maar hun gang laat gaan, dan komen er heel wat uren voor je rekening. Vraag eens een offerte bij een andere accountant en leg die eens op tafel. Het helpt! Er kan dan ineens zo maar 10 tot 20 procent af!”

Klaas de Vries: “Helemaal waar. Wat ook helpt is om te zorgen dat ze hun balansdossier bij jou hebben liggen in plaats van op hun eigen kantoor. Veel bedrijven zijn bang om van accountant te wisselen omdat ze denken dat een volgende accountant weer helemaal opnieuw moet beginnen. Dat hoeft dus niet als je zelf al alle files hebt.”

Efficiency
Maikel de Bekker (Financial Specialist, Cargill): “Maar nu even wat anders over wat je noemt in je stukje, dat van Google. Je kan inderdaad veel op het www vinden ( Extern ), maar heb je ook wel eens aan de kennis intern van je collega’s gedacht ? Als je een onderneming hebt van meer dan 50 werknemers is bijvoorbeeld zakelijke sociale media als Yammer niet verkeerd om te gebruiken en heeft vele voordelen. De meeste bedrijven zijn hierin terughoudend, omdat zij denken dat dit ten koste gaat van de productiviteit van de werknemer. Dit is niet het geval, vooral in grote ondernemingen bespaart het je tijd in een zoektocht naar de juiste collega’s en informatie. De kennis van je collega’s kan je dus ook kosten besparen.”

####

Yolanda Bultena (Finance Professional, Yolanda Bultena Financial Solutions): “Je kunt inderdaad heel veel informatie vinden op Google (daarbij bekijk ik minstens 3 verschillende betrouwbaar ogende pagina’s ter controle). Dit doe ik dan ook regelmatig en meestal heb ik dan wel het antwoord op mijn vraag of op z’n minst een richting waar ik de juiste informatie vandaan kan halen.”

“Voor wat betreft de balansdossiers”, vervolgt Bultena,  “ik ben er ook een groot voorstander van constant de balansverklaringen bij te houden, je weet dan wat er speelt en het scheelt ontzettend veel werk bij een (jaar)afsluiting. Ik moet er wel bij zeggen dat veel (grote) accountantskantoren de ‘jongste bediende(s)’ meenemen voor het steekproef en/of uitzoekwerk, die qua boekhoudkundige kennis niet in staat zijn om een aansluiting te kunnen maken en/of begrijpen. Wanneer je dan al je aansluitingen en verklaringen up to date hebt, moet je vaak ‘op kinderlijk boekhoudkundige wijze’ gaan uitleggen waar bedragen vandaan komen of waar ze uit bestaan. Dit kost jou meer tijd (en dus ook geld van de opdrachtgever/het bedrijf) en de rekening van zo’n accountantskantoor ligt belachelijk hoog, omdat er zoveel uren ‘gemaakt’ zijn. In zo’n geval is een fixed price afspraak absoluut de beste methode; kijk maar eens hoe snel je accountantscontrole dan afgerond is!”

“Een goede accountant helpt zijn klant om te besparen op inefficiëntie”, reageert Ronnie Gommers (Controleleider, Masman Bosman accountants en belastingadviseurs) “Hier wordt de klant beter van en hij ook uiteindelijk. Als hij het niet doet zal een collega met een lagere offerte dit gaan doen. Bovendien is het veel prettiger werken voor klanten die hun zaakjes snel, netjes en volledig opleveren. Dit zegt ook al veel over de kwaliteit van het bedrijf zelf. Persoonlijk vind ik het leuker om een goede controle snel af te ronden dan dagenlang te rommelen en dan achteraf nog te mogen uitleggen waarom alles zoveel tijd gekost heeft.”

Verzekeringen
Roland Deege (CFO, CoffeeCompany): “Zelf maak ik inderdaad ook dagelijks gebruik van Google. Zeker 90% van de vragen krijg je op die manier wel beantwoord. Wordt het echt zeer specialistisch (met name fiscaal en juridisch), dan raadpleeg ik toch een externe adviseur, maar door het voorwerk (via Google) kun je wel goed meepraten en duidelijke kaders neerleggen voor je vraag. Als je dat laatste niet doet of kunt doen, kan de externe adviseur veel meer ruimte nemen in de beantwoording en zie je dat aan het einde van de rit terug op de factuur.”

Maarten Verheul: “Blijkbaar valt er nog genoeg te besparen! Ik zal nog eens een voorbeeld geven, heeft u uw verzekeringsportefeuille al eens door laten licht door een concurrent? Weet u wat retourprovisie is? Retourprovisie is dat je bijvoorbeeld afspreekt met het verzekeringskantoor, dat EUR 10.000 het maximum is aan provisie over de gehele verzekeringsportefeuille. Als de werkelijke provisie van het verzekeringskantoor dan EUR 17.000 is, dan krijg je EUR 7.000 terug. Is toch weer een leuke besparing! Blijkbaar denkt iedereen goedkoop verzekert te zijn. Een keer premies vergelijken is nooit verkeerd en kost niets en kan tot verrassende resultaten leiden. Dat geldt niet alleen voor schadeverzekeringen, maar ook kredietverzekeringen.”  

Maikel de Bekker: @Maarten. “De fout die vele ondernemers maken is premies vergelijken ipv voorwaarden. Het belangrijkste is de continuïteit en het voortbestaan van je bedrijf. Stel jezelf de vraag welke risico’s je wilt verzekeren tegen welke voorwaarden en welke risico’s je zelf kunt dragen. Vergelijk dan de premies tegen dezelfde voorwaarden en voila je komt niet voor onverwachte tegenvallers te staan op dat gebied. Helaas heb ik gemerkt dat er aan veel adviezen heel veel schort en er nog steeds heel veel in het belang van de adviseur verzekert wordt ipv in het belang van de klant.”   

Klaas de Vries: “Kijk ook eens naar de dekkingsvoorwaarden. Veel verzekeringen dekken namelijk dezelfde kosten terwijl je maar één keer schade kan claimen. Een aansprakelijkheidsverzekering en een autoverzekering dekken bijvoorbeeld vaak juridische kosten. Als een bedrijf ook een aparte polis heeft voor rechtsbijstand, kan er op één van de polissen wellicht worden bespaard door bepaalde juridische kosten niet meer onder de dekking te laten vallen. Je voorkomt hiermee ook een getouwtrek tussen verzekeringsmaatschappijen die naar elkaar wijzen als er een keer een schade moet worden geclaimd. Deze aanpassing gaat vaak het makkelijkst als de verzekeringen bij één verzekeringsmaatschappij zijn afgesloten.”

Ook besparingstips? Post ze in het topics in de LinkedIn-groep Finance Professionals Netherlands

Aanrader van de redactie: Het inbrengen van besparingsvoorstellen: 7 tips voor controllers