Basware introduceert met Smart PDF de machine-readable pdf-factuur

Dany de Budt, Country Manager Basware Nederland en België bij Basware, licht toe: “Met Smart PDF zetten we de volgende stap in de richting van maximale efficiency. Leveranciers mailen hun pdf-facturen naar Basware en onze klanten ontvangen facturen in hun voorkeursformaat zonder dat hier proceswijzigingen voor nodig zijn. Leveranciers kunnen pdf-facturen rechtstreeks vanuit hun ERP-systeem mailen. Basware verzorgt automatisch de dataherkomst, valideert de inhoud en faciliteert het augmentation proces door gebruik te maken van diverse technologieën als deterministische algoritmen, machine learning en optische tekenherkenning.”

Een analyse van de miljoenen transacties die via Basware’s systeem lopen, toont aan dat 70% van de pdf-facturen machine readable is. Dit betekent dat ze automatisch kunnen worden verwerkt door factuurgegevens rechtstreeks uit het pdf-bestand te halen zonder van Optical Character Recognition (OCR) gebruik te maken. Het voordeel ten opzichte van OCR is een snellere verwerking en minder ruimte voor een andere interpretatie die mogelijk leidt tot factuuruitzonderingen en menselijke tussenkomst. Met machine readable pdf-bestanden wordt de correcte informatie van het ERP-systeem van de leverancier rechtstreeks aan de p2p-oplossing van de koper doorgegeven. Dit betekent dat fouten tot het verleden behoren. In uitzonderlijke gevallen waarin de pdf’s niet machinaal leesbaar is, worden de facturen automatisch naar het OCR-proces geleid teneinde 100% factuuraflevering te garanderen.

De Budt vervolgt: “Er is een toenemende behoefte om de kloof aan te pakken tussen facturen die zijn ontvangen als gestructureerde gegevens in EDI / XML-formaat en papieren facturen die worden verwerkt met behulp van OCR. We hebben gezien dat organisaties zich richten op het bouwen van complexe EDI / XML-verbindingen met hun strategische of grootschalige leveranciers en genoegen nemen met papieren facturen en OCR om verbinding te maken met hun vele kleinere afzetnemers. Wij geloven dat een slimmere manier om pdf-facturen te verwerken deze kloof kan overbruggen. Het verzenden van pdf-facturen via de mail wordt wereldwijd het meeste gebruikt. Met Smart PDF maken we het zowel voor de koper als voor de leverancier gemakkelijk.”

De voordelen van Basware’s Smart PDF:
– Kopers kunnen verbinding maken met alle leveranciers zonder iets aan de leverancierskant te veranderen;
– Deze dienst kan worden gebruikt met machine-readable pdf-bestanden en met afbeeldingen van facturen;
– Snelle en nauwkeurige verwerking voorkomt late betalingen, waardoor de buyer DPO (Days Payables Outstanding) kan worden geoptimaliseerd en de supplier DSO (Days Sales Outstanding) tot een minimum wordt beperkt;
– De service is self-learning: Smart PDF leert van transacties als het gaat om continue verbetering, hogere automatiseringspercentages en meer efficiëntie.

“Dit alles resulteert in aanzienlijke besparingen. Een van onze klanten schat een besparing van bijna 20 euro per factuur die zij elektronisch ontvangt,” voegt De Budter nog aan toe.

De eerste versie van Smart PDF is beschikbaar in 2018, met belangrijke functie-upgrades gepland voor de jaren erna.