Autonomy ZANTAZ introduceert Desktop Legal Hold

De oplossing zet de originele bestanden op een veilige plaats op de desktop – waar de informatie niet kan worden verwijderd, gekopieerd of gedeeld – en verzamelt de bestanden wanneer een internetverbinding wordt gemaakt. In geval van een rechtzaak is het hierdoor gemakkelijk om snel alle relevante informatie te tonen, zodat boetes en sancties achterwege blijven.

Door gebrek aan standaardisatie, meerdere formaten en de offline status van informatie in netwerken en op laptops is het moeilijk om informatie elektronisch te analyseren. Desktop Legal Hold dicht dit gat. Andere systemen zijn niet veilig omdat daarbij individuele computers handmatig moeten worden doorzocht door juridische- en IT-afdelingen. Hierdoor wordt ook irrelevante informatie en persoonlijke data opgeslagen wat resulteert in overbelasting van het netwerk. Desktop Legal Hold biedt ook een oplossing voor de Federal Rules of Civil Procedure (FRCP).

Deze Amerikaanse wet eist dat alle internationale organisaties die samenwerkingsverbanden hebben met Amerikaanse ondernemingen in geval van een vordering alle relevante (digitale) informatie van de organisatie kunnen achterhalen en aanleveren. Een Nederlandse organisatie met een kantoor in de Verenigde Staten moet in geval van sommatie alle informatie (onder andere e-mails, voice-mails, sms, instant messages) die gedeeld wordt tussen de twee kantoren binnen 99 dagen aan het gerecht kunnen tonen.

Desktop Legal Hold zorgt ervoor dat bedrijven op alle relevante informatie een wisverbod kunnen plaatsen ongeacht waar de informatie ontstaan of opgeslagen is. Zo wordt voorkomen dat relevante informatie wordt gewist. Tevens kan Desktop Legal Hold de route van data binnen een organisatie ontdekken. Bedrijven kunnen zo achterhalen wie bepaalde informatie heeft gelezen, gehoord, doorgestuurd of bewaard.

Laptops zijn de achilleshiel van de hedendaagse bedrijven, aldus Mike Lynch, CEO van Autonomy. We bieden een nieuwe en andere benadering om organisaties te helpen de kosten en risicos van de FRCP te verminderen. Het is belangrijk voor de toekomst van bedrijven dat zij de juiste oplossingen hebben die in staat zijn effectief informatie te managen op ieder willekeurig apparaat.