Automatisering van de taxfunctie: het antwoord op alle gebeden?

In het Verenigd Koninkrijk kwam het zelfs zo ver dat het management van enkele multinationals verantwoording in het Britse parlement mocht komen afleggen. Een aantal multinationals kondigde hierna aan vrijwillig de belastingafdracht in het Verenigd Koninkrijk te gaan verhogen, aangemoedigd door een boycot van het Britse publiek van hun producten.

De gebeurtenissen geven aan dat een probleem met de fiscale positie in het huidige economische klimaat al snel kan leiden tot een sterke reactie in de publieke opinie die zich tegen het bedrijf in kwestie keert: een indicator dat de fiscale functie meer en meer aan importantie wint.

Gezien de publieke druk is de CFO van een multinational gebaat bij een transparante en accurate informatievoorziening op het gebied van de belastingpositie. Achteraf repareren kan in de praktijk wel eens lastig blijken. Het sleutelwoord bij de hiervoor beschreven omstandigheden is transparantie.

Enerzijds kan gebrek aan transparantie op het fiscale vlak tot ongewenste effecten leiden (de publieke opinie die zich tegen de onderneming keert, druk vanuit de politiek en fiscale autoriteiten), anderzijds is transparantie in het kader van horizontaal toezicht een vereiste geworden. Met de introductie van consolidatie-, plannings- en begrotingsapplicaties heeft er zich buiten de fiscale wereld een automatiseringsrevolutie voorgedaan binnen de afdeling finance, waarbij dezelfde brondata zo veel mogelijk voor meerdere doeleinden worden gebruikt.

Gezien de steeds verdergaande samenwerking tussen de afdeling finance en fiscale zaken lijkt het logisch om deze aanpak ook voor fiscale doeleinden in te zetten. Dit bevordert de transparantie, efficiency en kwaliteit van de fiscale processen. Toch wordt er binnen de fiscale afdelingen nog vaak geleund op het gebruik van spreadsheetmodellen voor de berekening van de fiscale positie.

Een van de belangrijkste redenen om het gebruik van spreadsheets binnen de fiscale functie in te perken is het zogeheten Key Man Risk. Als de persoon die de spreadsheet heeft ontworpen en onderhoudt bij de onderneming vertrekt, ontstaat er gemakkelijk een kennishiaat bij de achtergeblevenen.

Tel daarbij op de complexiteit van de meeste organisatiestructuren, fiscale rekenregels en verslaggevingsregels. Hierdoor is van belang om binnen de onderneming volgens een uniform proces snel, transparant en betrouwbaar fiscale data te verzamelen. Het gebruik van spreadsheets voor dit doel is vanwege de inherente risico’s die ermee verbonden zijn niet geschikt. Te meer daar de fiscale positie – vaak onder tijdsdruk – pas vastgesteld wordt op moment dat de overige financiële posities bekend zijn. Hierdoor kunnen vertragingen en omissies in de uiteindelijke rapportage aan de CFO ontstaan.

Dit alles kan leiden tot een gebrek aan inzicht, vertrouwen en transparantie. Wat zou het in de praktijk schelen als financiële en fiscale data actueel, snel en inzichtelijk toegankelijk zijn? En natuurlijk heeft een onderneming met meer te maken dan alleen de fiscus en het publiek: er is uiteraard ook nog verantwoording tegenover de aandeelhouders van de onderneming. Aandeelhouders zijn niet bepaald gebaat bij verrassingen: een stabiele onderneming die volledig in controle is, is nu eenmaal meer in trek dan een onderneming waar elk moment (fiscale) lijken uit de kast dreigen te vallen.

Al met al lijkt de positie van de fiscale afdeling binnen ondernemingen te veranderen. De taak van de fiscale afdeling is uiteraard dat juist en tijdig aan wet- en regelgeving wordt voldaan. Dit kan alleen wanneer men tijdig kan inspelen op trends en ontwikkelingen binnen en buiten de onderneming om zo fiscale risico’s te voorkomen.

Een betrouwbare, actuele informatievoorziening is hierbij onontbeerlijk. De auteurs willen pleiten voor een automatiseringsslag in de fiscale functie van ondernemingen. Met een solide beheersing van de fiscale processen en een betrouwbaar, toegankelijk systeem dat dit ondersteunt, is er nog veel winst te behalen. Het lijkt voor de fiscale functie tijd geworden om ook de eenentwintigste eeuw in te stappen!

BART-JAN VEENHOF en MENNO VAN WERKHOVEN zijn actief bij Longview Solutions