Arco van de Ven RA: ‘Finance, neem het heft in eigen handen bij ESG’

Prof. dr. Arco van de Ven RA, hoogleraar Internal Control & Accounting Information Systems, adviseert finance professionals hoe grip te krijgen op ESG-informatievoorziening en interne beheersing. Hij legt uit wat de grootste uitdagingen zijn, de impact op de AO en de stappen die finance nu moet zetten.

Hoewel finance professionals een cruciale rol spelen bij ESG en de CSRD (Sustainability Reporting Directive), hebben veel organisaties moeite met de implementatie en betrouwbaarheid van ESG-data. Duurzaamheidsinformatie gaat niet alleen over rapportage, maar vraagt om een fundamentele aanpassing in de administratieve organisatie (AO).

Van de Ven ziet grote verschillen in hoe bedrijven omgaan met ESG-informatie en rapportageverplichtingen: “De belangrijkste trend op dit moment is dat er ongelooflijk veel onzekerheid is. In de VS zie je een terugtrekkende beweging en ook in Europa wil de Europese Commissie verminderde complexiteit. Dit betekent dat juist het belang dat organisaties zelf stellen en zicht op wat materieel is voor de organisatie, leidend in de strategie moet zijn.”

Elke week weer wat anders
Voor de informatievoorziening betekent dit dat organisaties proactief moeten handelen en niet moeten afwachten. “Want anders vlieg je alle kanten op. Elke week is er weer wat anders, dus je moet het heft in eigen handen nemen.”

Veel bedrijven lopen op dit vlak nog achter. “Uit statistieken blijkt bijvoorbeeld dat zestig procent van de Duitse bedrijven ESG-informatie nog in Excel bijhoudt. Dat is gewoon niet stabiel genoeg. Je hebt een solide informatie-infrastructuur nodig, zoals een platform waarin duurzaamheidsinfo goed kan worden verzameld, vastgelegd en verstrekt. Daarnaast moet het systeem stabiel én flexibel zijn, zodat je eenvoudig kunt inspelen op nieuwe ontwikkelingen en wijzigingen snel kunt doorvoeren.”

‘Je moet betrokken zijn bij de materialiteitsanalyse en afdwingen dat er keuzes worden gemaakt over wat echt relevant is voor de organisatie. Niet honderden datapunten verstrekken die niet betrouwbaar te krijgen zijn.’

Finance moet het stuur in handen nemen
De eerste stap die finance professionals en organisaties kunnen zetten om de AO rondom ESG-informatie beter in te richten, is zich nadrukkelijker bemoeien met de opzet van die informatie, stelt Van de Ven. “Je moet betrokken zijn bij de materialiteitsanalyse en afdwingen dat er keuzes worden gemaakt over wat echt relevant is voor de organisatie. Dit leidt in het vervolg dat er niet honderden datapunten moeten worden verstrekt die niet betrouwbaar te krijgen zijn. Als je niet vanaf het begin erbij bent, dan krijg je alle ellende van het betrouwbaar maken van die data op je bordje. En nog sterker, je krijgt het niet betrouwbaar, dus je loopt het risico dat je onjuiste of inconsistente informatie hebt gerapporteerd.”

Van de Ven vervolgt” “Onderzoek laat zien dat sustainability-professionals dat veel meer doen dan financials. Finance voelt vaak ‘Wij gaan niet over dit soort dingen, wij gaan over finance’. Dus je moet in het begin aanwezig zijn, het stuur in handen nemen en het ownen.”

Meer gegevens leiden niet tot betere besluitvorming
Volgens Van de Ven is de grootste uitdaging om bij de bepaling van datapunten inzichten vanuit management accounting en AO mee te nemen. “Meer gegevens leiden niet automatisch tot betere besluitvorming. Het is eerder andersom. Het gaat in kritieke indicatoren en deze moeten ook betrouwbaar zijn. Juist dit laatste aspect is niet het eerste waar duurzaamheidsprofessionals aan denken.”

Interessante datapunten
“Wat je ziet, is dat veel ESG-informatie wordt opgenomen vanuit financial accounting. Mensen denken: ‘Oh, die datapunten zijn ook wel interessant voor ons, laten we die meenemen’. En zo komen er ongelooflijk veel punten. Maar als je kijkt naar de praktijk, hoe krijg je dit ene datapunt nou betrouwbaar? Dan blijkt dat heel complex te zijn.”

Lessen over accounting en AO
“Dus de lessen die wij altijd geleerd hebben van management accounting en AO schijnen ineens vergeten te worden.” De oplossing ligt volgens Van de Ven in een scherpe focus: “Vanuit management accounting weten we: less is more. Je moet de belangrijke punten kiezen, de punten die je redelijk betrouwbaar kunt krijgen, kunt maken of al hebt, en dáár op sturen. Dat is waar de materialiteitsanalyse om draait.”

ESG vereist een andere aanpak dan traditionele AO
De impact van ESG strekt zich uit over de hele waardeketen. Dat vraagt om een andere informatievoorziening dan bedrijven gewend zijn bij jaarrekeningen.

Dubbel boekhouden en ingebouwde controles
“Bij financiële rapportages wordt betrouwbaarheid geborgd door dubbel boekhouden en ingebouwde controles in ERP-systemen, zoals application controls en three-way matches,” legt Van de Ven uit. “Als er gerapporteerd moet worden over CO₂, dan is er nu nog geen dubbele boekhouding, al zijn daar wel aanzetten toe. En niet alleen de CO₂-uitstoot bij het maken van producten en diensten door leveranciers telt nu mee, maar ook de impact van klanten die het product gebruiken.”

Informatie die organisaties vaak niet hebben
“Bedrijven zoals Shell lopen hiertegenaan: hoe meet je de CO₂-impact van een klant die een auto gebruikt of brandstof verbruikt? Dat is informatie die organisaties vaak niet hebben, zeker niet op transactieniveau, en die sterk afhankelijk is van het product en de waardeketen waarin de organisatie zich bevindt,” aldus Van de Ven. “We zijn dus gewend om alleen over onze eigen organisatie te rapporteren, maar nu moeten we ook informatie krijgen van leveranciers en klanten – dat zijn geen bestaande informatieprocessen, en die moeten vaak opnieuw worden ingericht.”

SEC en Scope 3
Het gebrek aan betrouwbare waardeketeninformatie vormt een grote uitdaging. “In de Verenigde Staten heeft de toezichthouder SEC (Securities and Exchange Commission) onlangs besloten dat bedrijven niet verplicht zijn om Scope 3-emissies – de indirecte uitstoot in de waardeketen – te rapporteren. De kans dat Europa hierin ook een stap terugdoet, is aanwezig.”

“Maar als je als organisatie écht duurzaam wilt zijn, is het ontzettend waardevol om te weten wat je klanten met jouw producten doen en hoe je kunt zorgen dat ook zij daar duurzamer mee omgaan,” stelt Van de Ven. Tegelijkertijd erkent hij de complexiteit. “Hoe zorg je ervoor dat je die informatie betrouwbaar krijgt, op een manier die ook accountants kunnen verifiëren? Dat is lastig.”

‘Het wordt alleen nog maar leuker. ESG dwingt financials juist om méér business partner te zijn.’

Van financial expert naar business partner
Controllers willen al decennialang de stap maken van financial expert naar business partner. ESG dwingt hen om die rol nu écht op te pakken. “Al meer dan zestig jaar wordt er geschreven dat controllers business partners moeten zijn. Dat hier al zo lang over wordt geschreven, betekent dat dit niet zo eenvoudig is.”

Het gaat over leading indicators
Vanuit zijn vorige rol als hoogleraar controlling aan de Open Universiteit Nederland, waar hij een aparte leerstoel had, zag Van de Ven dat veel financials deze rol al oppakken. “De nadruk op ESG betekent dat het belang alleen maar groter wordt. Als je kijkt naar wat ESG nu doet, dan dwingt die financials juist om méér business partner te zijn en misschien ook meer geaccepteerd te worden in die rol. Want het gaat niet over de rapportage van financiële resultaten achteraf maar het gaat over leading indicators – de voorspellende of sturende factoren – die uiteindelijk tot financiële resultaten of andere doelstellingen leiden. Ik denk dat het daardoor alleen nog maar leuker wordt.”

Label Chief Value Officer
Van de Ven ziet deze ontwikkeling al in de praktijk: “Ik zie veel mooie voorbeelden zonder dat er een label ‘Chief Value Officer’ op geplakt wordt. Controllers pakken dit gewoon op.”

‘Het zou me heel wat waard zijn als we daadwerkelijk teruggaan naar een systeemgerichte benadering… en het moet ook gaan gebeuren.’

De groeiende nadruk op duurzaamheid leidt ook tot veranderingen in informatieverzorging en interne controle. Van de Ven ziet dat accountants en toezichthouders nog worstelen met hoe ESG-informatie gecontroleerd moet worden. Hij verwacht dan ook een ontwikkeling in de manier waarop betrouwbaarheid wordt geborgd.

Gegevensgerichte controle wel/niet mogelijk
“Door de invloed van accountantscontrole en AFM is de nadruk erg komen te liggen op gegevensgerichte controle en documentatie. Tell me, show me, prove me. Dat irriteert mij best wel. Bij financiële data is gegevensgerichte controle logisch nodig, maar het controleren van de volledigheid en juistheid van veel ESG-data is op deze wijze niet mogelijk. Je kunt niet simpelweg een bankafschrift checken of een CO₂-uitstoot bevestigen.”

Terug naar een systeemgerichte benadering
De oplossing? Terug naar een systeemgerichte benadering. “We moeten weer terug naar de processen. De AO informatie-processen komen daarin steeds centraler te staan. En het zou me heel wat waard zijn als dat inderdaad gaat gebeuren. Het moet ook gaan gebeuren.”

Verrassende inzichten uit de praktijk
Op de vraag wat hem het meest heeft verbaasd in hoe organisaties omgaan met ESG, noemt Van de Ven twee dingen. “Ten eerste: hoe weinig er bij de bepaling van de datapunten rekening wordt gehouden met de complexiteit van de dagelijkse praktijk. Ik was bij een workshop in Frankfurt van Standard Setters zoals EFRAG (European Financial Reporting Advisory Group), ISSB (International Sustainability Standards Board) en GRI (Global Reporting Initiative), en daar werd gezegd dat de hoeveelheid datapunten geen probleem is, omdat hebben die ook hebben bij financiële data. De praktijk wordt nauwelijks meegenomen en dat verbaast me.”

De vraag wanneer iets materieel is
Van de Ven licht toe: “Er wordt gemakkelijk gezegd: ‘Dat moet je doen.’ Maar als het gaat om de vraag wanneer iets materieel is, wordt het lastiger. Financiële materialiteit begrijpen we wel, maar hoe zit dat wanneer je één veroordeling minder hebt opgeschreven – is dat dan materieel of niet? Welke threshold hanteren we? Daar is eigenlijk nog geen duidelijke richtlijn voor.”

Deskundigheid, enthousiasme, daadkracht en vindingrijkheid
Tegelijkertijd wordt hij enorm blij van de deskundigheid, enthousiasme, daadkracht en vindingrijkheid van veel van de financials in cursussen die hij verzorgt. “Hoe financials met creatieve oplossingen komen, ongelooflijk boeiend om te zien hoe ze er in de praktijk mee omgaan. Dit leidt altijd weer tot zeer leerzame sessies.”

Tegenstelling tussen theorie en praktijk
Van de Ven ziet een interessante tegenstelling tussen theorie en praktijk. “Aan de ene kant is er een enorm theoretisch verhaal, maar kijk eens wat dat in de praktijk betekent. En aan de andere kant zie je hoe veerkrachtig de praktijk hiermee omgaat.”

Ook interessant: ‘Duurzaamheid vraagt om gedragsverandering – zonder draagvlak blijft het een papieren tijger’