André Drenth (Gemeente Almere) – Ontsluit data en je boekt direct progressie en winst

Geld besparen, minder dubbel doen en diensten efficiënter laten werken. Welke gemeente wil dit niet?

Tijdens de Financial Systems Beurs op donderdag 21 mei aanstaande legt André Drenth, projectmanager Business Intelligence bij de Gemeente Almere tijdens een interactieve sessie uit hoe Almere dat heeft klaargespeeld en welke vruchten er nu al worden geplukt. Wij stelden hem alvast een paar vragen over het project. “De boodschap is helder,” zegt hij. “Ontsluit data en je boekt direct winst.”

“Ik woon in Emmeloord, maar werk al 11 jaar in Almere. Een van mijn eerste projecten was de digitale dienstverlening. Wij waren één van de eerste gemeentes waar mensen formulieren, zoals een uittreksel uit het bevolkingsregister, vanuit huis konden aanvragen. Hoewel ik geen voorstander ben van competitie tussen gemeentes, kan ik wel zeggen dat onze website destijds officieel de beste van Nederland was.

Als projectleider was ik medeverantwoordelijk voor het Call Centre project Almere Direct en de chatbot, die ooit begon op Hyves en nu op de website van de gemeente huist. Tegenwoordig beantwoordt de bot 20.000 vragen per maand, meer dan het Call Centre! Ik was ook projectleider voor de Almere App.  In deze gratis app vindt de burger nieuwsberichten van Almere, evenementen, voorzieningen in de buurt en een herinneringsmogelijkheid voor ‘bakkendag’; de juiste afvalcontainer op de juiste dag. We lopen inderdaad redelijk voorop.”

Kees de Haas was de oorspronkelijke opdrachtgever. Hij was adjunct-directeur bij Publiekszaken. Zijn gedachte was: we zijn bezig met het maken van modellen en prognoses in Excel, maar hoe kunnen we het effectiever maken?. We formuleerden twee doelstellingen voor het Business Intelligence project. Ten eerste wilden wij managers snel van informatie kunnen voorzien en ten tweede wilden wij een flexibel systeem hebben dat we aan veranderende wensen kunnen aanpassen, omdat het ontzettend lastig is van te voren exact te bepalen wat er getoond moet worden.”

“Het project is begonnen als Business Intelligence: het op een slimme manier ontsluiten van data.. Traditionele BI wordt vaak de achteruitkijkspiegel genoemd die eigenlijk maar weinig voorspellend vermogen biedt. Analytics daarentegen betekent vooruitkijken op basis van data. Dat moeten we dit jaar veel meer gaan doen. Het is leuk dat je informatie hebt en dat het er prachtig uitziet, maar wat ga je er mee doen?”

“We hebben 3 of 4 producten met elkaar vergeleken. Hiervoor zijn we naar de Gemeente Zaanstad, de Gemeente Haarlem en het UWV geweest. We hebben daar  de snelheid en flexibiliteit van hun systemen bekeken. Uit ons marktonderzoek kwam QlikView als winnaar uit de bus. Redenen hiervoor zijn de flexibiliteit en snelle implementatiemogelijkheid van deze software.  Onze partner in dit traject is Solipsis. Deze organisatie heeft  met haar kennis de kwaliteit geleverd bij de bouw en installatie en inrichting  van QlikView die we voor ogen hadden.”

“We zijn heel klein gestart bij Publiekszaken en het Klantcontactcentrum (KCC), maar de vraag uit andere diensten nam snel toe. Sociale Zaken,  Belastingen en Stadsreiniging volgden al snel. De dashboards waren zo eenduidig dat besloten werd gemeentebreed uit te rollen. Met name het financiële dashboard en HRM zijn hier goede voorbeelden van.”

“Het project bestond uit drie fases. De ontwerpfase deden wij zelf. Hoe moet het eruit zien? Welke kritische procesindicatoren zijn er? Waar komt de data vandaan? Wie kan erbij? Op basis van de antwoorden op die vragen hebben wij een functioneel-technisch ontwerp gemaakt. De tweede fase was in handen van Solipsis, namelijk het bouwen en testen van het systeem. De derde fase ligt weer bij onszelf. Dat is een periode om het gebruik van de dashboards te stimuleren en optimaliseren.”

“Alle verantwoordelijke managers hebben nu toegang tot de gegevens en kunnen gebruik maken van de dashboards. Dat is nog wennen. We hebben besloten om het nog gemakkelijker te maken en binnenkort krijgt men elke maand een pushbericht met een overzicht. Het gebruik begint wel steeds meer toe te nemen, omdat we meer resultaten kunnen laten zien.”

“Dat is het belangrijkste project en hier zal ik ook een demonstratie van geven tijdens de Financial Systems beurs. Met behulp van het dashboard kunnen 200 budgethouders tot op factuurniveau bekijken wat hun budget is en hoe dat zich verhoudt tot wat er werkelijk is besteed. Op basis van de afgelopen twee jaar geeft het dashboard een prognose waar het budget eind december op uit zal komen. Deze prognose heeft een belangrijke signaalfunctie. Alle financiële informatie zit in het systeem: programmakosten, apparaatskosten zoals personeel, verplichtingen en alle facturen. Er wordt ook getoond hoe snel de facturen betaald worden. In de financiële verantwoording zat in het verleden veel handwerk. Nu is dat eigenlijk niet meer nodig, want alle informatie is te allen tijde met een druk op de knop beschikbaar.”

“Er zijn successen geboekt bij de verschillende dashboards. Om niet al mijn eigen gras voor de voeten weg te maaien zeg ik: “ kom naar het congres van Financial Systems. Daar zal ik ze uitgebreid toelichten.”

Ambtenaren staan niet bekend om veranderingsgezindheid. Hoe is dit project ontvangen?

“Voor mij is dit project vooral een organisatorisch proces geweest. De techniek was het makkelijkste onderdeel. Het harde werk zat in de cultuuromslag. We hebben er veel tijd en energie in gestoken dat de data door iedereen vertrouwd zou worden. Hoewel de dashboards zeer gebruikersvriendelijk zijn,  is zo’n nieuw systeem toch erg wennen voor mensen. We hebben samen met de controllers van de diensten eerst checks gedaan met de bronbestanden en de getoonde informatie. Alles bleek 1 op 1 te kloppen met de nieuwe dashboards, hierna hebben we uitgerold naar de leidinggevenden gedaan. Met name het management had de behoefte aan duidelijke dashboards.”

“Nu gaan we aan de slag om er voor te zorgen dat we maximaal gebruik maken van het inzicht dat we nu hebben. Duidelijk is dat de dashboards de besluitvorming enorm transparant maken. Ik ben ervan overtuigd  dat Almere er geld door zal besparen.  Het wordt gemakkelijker om de juiste beslissingen nemen, minder dingen dubbel te doen en beter samen te werken. Wij staan altijd open om onze ervaringen te delen, zodat gemeentes niet alles opnieuw hoeven uit te vinden. Ik  geef ook allerlei presentaties voor andere gemeentes, wat  ontzettend leuk is om te doen.”

Bron: Financial-systems.nl