Alles echt in een

In gesprek met de partners van Financial Systems, het ICT innovatie event.

Door Bouko de Groot

“Veel bedrijven focussen op simplificatie van het landschap van legacy systemen. Gemiddeld besteedt men daarin 70 procent aan rapporteren en controleren, en 30 procent aan sturen: dat moet andersom! Controllers willen immers meer tijd besteden aan advies, het management team helpen. Om dat te kunnen doen moet je eerst simplificeren,” zegt Erik ten Bruggencate, Country Manager Benelux bij Workday, Enterprise software.

Hij biedt die simplificatie. “Workday is 14 jaar geleden begonnen met een blanco sheet en twee uitgangspunten: het moest één enkel systeem zijn voor zowel HR als finance, en het moest in de cloud.” Dat blijft de pijler van de Enterprise software van Workday. “Alle data zit in één systeem voor finance, HR, planning en analyse, en dan allemaal in real-time,” legt Ten Bruggencate uit.

Eenduidige data

Dat laatste is bijzonder waardevol, laat hij met een voorbeeld zien. “Veel internationale bedrijven hebben bijvoorbeeld een probleem met de simpele vraag 'hoeveel werknemers heb je'. Dat hangt bij hun af van waar je het vraagt, aan wie, op welke afdeling. Elke afdeling heeft een eigen systemen en produceert een ander antwoord. Die moeten dan allemaal vergeleken en gecontroleerd worden, voordat het eigenlijke antwoord boven komt.” Bij hem is het antwoord echter onmiddellijk en eenduidig: uit één systeem met een waarde van dat exacte moment.

Het systeem biedt ook een eigen variant op Excel, zodat  de gebruiker dezelfde flexibiliteit als vroeger blijft genieten. Nu gebruiken die spreadsheets echter de real-time data uit die ene enkele bron: “Zo'n rapport is makkelijk te delen, zo doorgestuurd en, absoluut essentieel, wijzigingen in brondata worden er automatisch en direct in doorgevoerd.” Nooit meer lege of conflicterende spreadsheets dus.

Eenduidige toegang

Dat hele systeem zit in de cloud. En dat levert weer andere voordelen op. “Je kunt het systeem makkelijk en snel opschalen.” Verder werkt iedereen altijd met dezelfde release. Zo'n cloudaanpak stelt wel zware beveiligingseisen. Bij Workday is alle data daarom encrypted.

“Een groot voordeel is verder dat de beveiliging geldt voor het gehele systeem. Als een medewerker weggaat of op een andere afdeling gaat werken, heb je bij legacy systemen vaak meerdere wachtwoorden, op elk systeem een andere. Om al die permissions aan te passen heb je veel tijd nodig. Bij Workday heb je maar één enkele aanpassing nodig om de wijziging direct door het hele systeem door te voeren.”

Eenduidige benadering

Ook daar staat de klant weer centraal, iets dat in die veertien jaar niet veranderd is. “Klanttevredenheid staat voorop bij ons. We hebben bijvoorbeeld aparte teams en gecertificeerde partners die ervoor zorgen dat klanten zo snel mogelijk live gaan met het nieuwe systeem. Daarna staan we klaar met veel nazorg. Dat verklaart denk ik onze erg hoge score van 98 procent,” zegt Ten Bruggencate met gepaste trots.

Op Financial Systems zet Workday de klant ook centraal. “We hebben daar een grote stand, met een spreker, demo's, en virtual reality. Men kan er terecht om te vragen, te praten, ook technisch. Ik verwacht er een hoop van.”