Agility: Topsport voor Finance

Alle reden dus om eens wat langer stil te staan bij de vraag wat agility feitelijk inhoudt en hoe de hoger op de meetlat voor agility scorende onderneming zich onderscheidt van de onderneming die hier lager op scoort. Het hierna volgende is een samenvatting van de inleiding die ik tijdens het Jaarcongres Finance Transformation heb gegeven.

Agility is een begrip dat geen eenduidige vertaling in het Nederlands kent. Als wij het omschrijven is agility de capaciteit van de organisatie om zich aan te passen aan en slagvaardig te reageren op ontwikkelingen die op de onderneming afkomen. Door slagvaardiger te reageren weet zij beter te profiteren van kansen en is zij beter gewapend tegen bedreigingen. Dit alles heeft tot gevolg dat de onderneming beter presteert.

Daarmee heeft agility te maken met wendbaarheid. Ook wendbaarheid geeft echter niet alomvattend weer waar het om gaat. Daarom kies ik ervoor om agility te omschrijven aan de hand van een vijftal kenmerken van de ‘agile’ organisatie. Die vijf kenmerken zijn flexibiliteit/lenigheid, operational excellence, innovatie, simplicity en talent management. Omdat ondernemen gelijk is aan het bedrijven van topsport, zal ieder van deze kenmerken geïntroduceerd worden aan de hand van een voorbeeld uit de sportwereld.

Flexibiliteit/lenigheid

Guiseppe Gibillisco is poolstokhoogspringer. In 2003 wordt hij wereldkampioen met een sprong van 5,90 meter. Die sprong is een toonbeeld van lenigheid/flexibiliteit. Een lenigheid die de springer in staat stelt de lat steeds een stukje hoger te leggen. Lees; steeds beter te presteren.

Waar de ‘agile’ onderneming beter presteert dan de onderneming die minder hoog op de meetlat voor agility scoort is de analogie met de hoogspringer dan ook groot. Er is in dit kader nog een bijzondere overeenkomst tussen de topsporter en in het topsegment presterende ondernemingen. Topsporters blijken zaken veel sneller waar te nemen waardoor de handelingssnelheid hoger is. Die hogere handelingssnelheid biedt een voorsprong ten opzichte van de concurrentie en daarmee het uitzicht op een betere prestatie.

Ook ondernemingen die voortdurend vooruit kijken (plannen), blijken door een beter begrip van de omgeving slagvaardiger op kansen en bedreigingen in te kunnen spelen en daarmee beter te presteren. In het faciliteren van een welhaast continu planningproces kan Finance dus een belangrijke bijdrage leveren aan agility.

Operational excellence

Het is overigens niet alleen lenigheid dat telt zo blijkt uit de volgende analogie. Usain Bolt is wereldrecordhouder op de 100 en 200 meter sprint. De 100 meter sprint wordt gezien als het koningsnummer van de atletiek. Alles moet perfect zijn. De sporter is als een efficiënte, geoliede machine.

De ‘agile’ organisatie kan slechts profiteren van de eerder genoemde flexibiliteit/lenigheid als het operationele proces, de basis, efficiënt is ingericht. Dit geldt ook voor Finance. Daar duidt operational excellence op efficiëntie in processen en systemen. De economische crisis heeft er aan bijgedragen dat dit niet beperkt blijft tot het centraliseren van transactieverwerkende processen zoals de boekhouding, maar ook gaat om efficiëntie in de planning en rapportage processen.

Efficiëntie is hier dan gericht op snel en met zo min mogelijk inspanning, informatie beschikbaar stellen die de organisatie in staat stelt tijdig te reageren op verandering. Zo beschouwt gaan lenigheid en operational excellence goed samen.

Innovatie

Anders dan operational excellence, dat meer en meer een basisvoorwaarde is geworden, blijkt innovatie een factor waarop ondernemingen zich kunnen onderscheiden. Oscar Pistorius (blade runner) is hier een mooi voorbeeld van. Lopende op carbon fibre legs wordt hij in 2005 eerste op de 400 meter tijdens het nationaal kampioenschap van Zuid Afrika.

In 2007 past de Internationale Atletiek Federatie de regels aan wat er de facto toe leidt dat hij wordt geweerd van internationale wedstrijden. Regels en procedures staan innovatie in de weg.

Als ik in dit kader na denk over de grootste uitdaging voor Finance dan komt bij mij als eerste een uitspraak van Ruud Koornstra, de uitvinder van de led-lamp, op. Onlangs stelde hij dat de grootste truc om verandering tegen te houden, verwarring zaaien is. In onze terminologie; de grootste belemmering voor innovatie zijn regels, procedures en bureaucratische besturingsprocessen. De boodschap is dan ook dat innovatie en vernieuwing pas een kans krijgen als daar ruimte voor is; als de planning en control processen van de onderneming dit niet belemmeren. Hoe?

Simplicity
Simplicity = ruimte voor dialoog

In navolging van Abebe Bekila loopt Zola Budd in 1984 op blote voeten een wereldrecord (en wel op de 5.000 meter). Ontdaan van alle ballast loopt deze atlete harder. Geen geavanceerd schoeisel maar blote voeten. Het vierde kenmerk van agility is dan ook ‘simplicity’.

Stel je eens voor hoeveel ruimte organisaties zouden krijgen als onze besturingsprocessen en systemen enkel het hoogst noodzakelijke omvatten. Als wij zonder ingewikkelde en uitgebreide ‘scorecards’ op basis van een beperkt aantal ‘leading indicators’ het bedrijf kunnen besturen, als de rapportage daadwerkelijk beperkt blijft tot één A4-tje. Hoeveel ruimte biedt dit wel niet voor een inhoudelijke dialoog over de realiteit achter de cijfers, over het bespreken van ontwikkelingen en onzekerheden die niet voorzien waren, over HOE de organisatie hier mee omgaat en richting geeft aan actieplannen. Toekomstdroom? Geenszins, professionele ondernemingen werken hier al volop naar toe.

Talent management
Talent management = samenwerken

De vier hiervoor genoemde kenmerken beschrijven in meer technische zin waarin de ‘agile’ organisatie zich onderscheidt van de lager op de meetlat voor agility scorende onderneming. Daarmee is de ‘agile’ onderneming nog niet gevormd tot ‘the winning team’. Ook hier is de analogie met de sport groot.

Real Madrid heeft de beste individuele sporters in huis, maar Barcelona is meer een team en presteert daardoor beter. Uiteindelijk is talent en talent management belangrijk, maar, zo bewijst Guus Hiddink keer op keer, is succes een kwestie van teamwork. Immers, talent koop je niet, talent smeed je tot een eenheid; een team. Samenwerking is hier het sleutelwoord.

Finance kan ook hier een belangrijke bijdrage leveren. Bijvoorbeeld door er voor te zorgen dat de planning- en rapportagesystemen het belang van samenwerking prominent naar voren brengen. Dat is overigens niet voldoende. Daar hoort ook een beoordeling van prestaties bij die het belang van samenwerking benadrukken, zo blijkt uit onderzoek.

En daar hoort tot slot leren, experimenteren en zingeving bij. Zodat voor een ieder duidelijk is dat de gezamenlijke prestatie veel belangrijker is dan de individuele prestatie. Met AZ bewees Louis van Gaal dat talent tot een team smeden en dus samenwerking omzetten in resultaten tijd vergt. Dat geldt niet enkel voor de sport. Dat geldt ook voor organisaties en dus ook voor Finance. Als wij agility een kans willen geven, dan zullen wij onszelf dus ook de tijd moeten gunnen om dit te bewerkstelligen.

Wrap up
Onderzoek wijst uit dat Agility rendeert! In deze inleiding heb ik uit een gezet dat er rond het thema agility veel te leren valt van topsporters als Gibillisco, Bolt, Pistorius, Budd en Guus Hiddink. Ook voor Finance, want ook voor Finance geldt meer en meer dat een professionele Finance organisatie in feite een team is van talentvolle topsporters dat door samenwerking met elkaar en met de ‘business’ het verschil kan maken.

Frans Roozen is hoogleraar management accounting aan de Vrije Universiteit Amsterdam en als organisatie adviseur verbonden aan Strategic Management Centre (frans.roozen@
smclaren.com).