8 Innovaties in financiële boekhoudsoftware

Bottemanne, die doorlopend onderzoek doet naar financieel administratieve software, stelde voor dit onderzoek de kernvraag: Hoe spelen leveranciers van financieel administratieve software in op ICT innovaties? Het antwoord op dit vraagstuk wordt in dit artikel nader belicht voor de volgende innovaties:

1. XML Auditfiles
2. Elektronisch factureren
3. XBRL
4. SaaS (Software as a Service)
5. SEPA
6. Bankintegratie
7. Managementinformatie
8. Assurance

Ook vragen we Bottemanne per innovatie wat de impact van de ontwikkelingen is op financiële professionals binnen organisaties.

1. XML Auditfiles
De XML Auditfile is de opvolger van de in 1999 ingevoerde auditfile. De eerste versie van de XML Auditfile bood inzicht in grootboekrekeningen, grootboekmutaties en enkele basisgegevens van debiteuren en crediteuren. ‘De XML Auditfile is ooit ontwikkeld door de Belastingdienst om boekhoudingen op geautomatiseerde wijze te kunnen controleren’, legt Bottemanne uit. ‘In Nederland werden immers zo’n 100 verschillende pakketten gebruikt.’

Met de invoering van de XML Auditfile is het uitwisselen van gegevens van bedrijven ten behoeve van de belastingcontrole sterk vereenvoudigd. De laatste versie is XAF 3.0. Deze versie is aanzienlijk uitgebreider dan vorige versies en bevat onder meer grootboekrekeningen, grootboekmutaties, debiteuren- en crediteuren, stamgegevens, subgrootboeken en journaalmutaties. Versie 3.0 kan ook worden ingezet om op eenvoudige wijze informatie tussen boekhoudsystemen onderling of tussen boekhoud- en rapportagesystemen uit te wisselen.

Status versie 3.0
Er bestaat een drietal redenen waarom de versie 3.0 niet van de grond komt:

• De Belastingdienst accepteert de auditfile niet in het kader van de wettelijke bewaarplicht. Ze accepteren het wel voor de controle, maar administrateurs hebben ook te maken met een wettelijke bewaarplicht van zeven jaar. Bottemanne: ‘Stel, je werkt drie jaar met boekhoudpakket A en je stapt over na boekhoudpakket B, dan ben je wel verplicht om alle output van pakket A te bewaren. Het voorstel is ooit geweest: Laten we 3.0 zo uitbreiden dat het een blauwdruk is van je complete boekhouding en dat je zo kunt voldoen aan je wettelijke bewaarplicht. Dit voorstel heeft het echter niet gehaald. Er zijn slechts een paar pakketten op de markt die versie 3.0  ondersteunen.’

• Het tweede probleem is dat de Belastingdienst een viewer heeft gemaakt waarmee je zelf de inhoud van een XML Auditfile op een goede manier kunt bekijken. De Belastingdienst heeft besloten deze viewer niet uit te breiden voor versie 3.0. Daarmee is eigenlijk de ontwikkeling van de auditfile op een laag pitje komen te staan.

Inmiddels wordt gewerkt aan XBRL-GL, waarbij XBRL staat voor eXtensible Business Reporting Language (zie verderop in dit artikel). GL staat in dit verband voor Global Ledger. Het is de bedoeling dat in de toekomst de XML Auditfile, in elk geval internationaal, opgevolgd wordt door XBRL-GL. Er zijn dan ook leveranciers die liever wachten op deze laatste ontwikkeling. 

De impact op financiële professionals
‘Financials in het MKB dienen in ieder geval een auditfile in te bouwen in hun systeem voor de belastingcontrole. Het maakt niet uit welke versie het betreft. Ook moeten ze zich ervan bewust zijn dat een auditfile niet volstaat voor de financiële bewaarplicht. Auditfiles bevatten slechts een klein deel van de boekhouding. Zo ontbreken in oudere versies de subadministraties voor debiteuren en crediteuren.’

‘Voor bedrijven boven het MKB is de auditfile minder relevant’, aldus Bottemanne. ‘Voor hen is horizontaal toezicht een interessante ontwikkeling op belastinggebied. Dit omvat belastingcontrole vooraf in plaats van achteraf. Veel grote bedrijven regelen dat één op één met de Belastingdienst.’

2. Elektronisch factureren
De definitie van elektronisch facturen kunnen we als volgt weergeven: ‘Het op elektronische wijze, in een afgesproken formaat, verzenden van facturen door een leverancier en het op elektronische wijze ontvangen en verwerken van facturen door een afnemer’. Een factuur sturen als PDF-bijlage per e-mail is dus geen elektronisch factureren.

Volgens Bottemanne zou e-factureren wel eens de grootste innovatie zou kunnen zijn op het gebied van lastenvermindering binnen boekhoudsystemen. ‘Het is natuurlijk van de zotte dat we al zo’n twintig jaar documenten elektronisch uitwisselen, maar dat we het einde van de rit nog steeds een factuurtje sturen.’

De papieren factuur gaat er uit, dat moge duidelijk zijn. Volgens Bottemanne kan dit echter nog wel een jaar of vijf tot tien jaar duren. ‘De overheid wordt geacht een voortrekkersrol te spelen bij grootschalige software innovaties. In het geval van e-factureren en automatische factuurverwerking vindt ik dat ze daarin zijn geslaagd. Ze hebben gesteld dat 10 procent van alle overheidsfacturen op 1 januari 2011 elektronisch binnen moeten komen. Dat zullen ze waarschijnlijk niet halen, maar zodra ze de standaard hebben neergezet en er een opwaartse stroom ontstaat, kun je spreken van een succes.’

Automatische factuurverwerking
Het feit dat het zo lang duurt heeft te maken met de innovatiesnelheid van met name softwareleveranciers. Die werken vaak als remmende factor. ‘Je hebt bij zulke innovaties vaak innovators. Dat zijn meestal kleinere organisaties die iets snel voor elkaar weten te krijgen, maar die hebben geen massa. De grotere leveranciers willen zo snel mogelijk geld verdienen aan een innovatie. Op het moment dat ze niet direct voldoende massa zien nemen de meeste een afwachtende houding aan. Dat is ook het geval bij e-factureren en elektronische factuurverwerking.’     

Een factuur versturen per e-mail is geen elektronisch factureren. Je kunt pas spreken van e-factureren als de ontvanger hem elektronisch kan ontvangen (niet in outlook) en kan verwerken. ‘Er zijn veel tools op de markt die versturen mogelijk maken, maar het is natuurlijk vreemd dat deze facturen vervolgens handmatig verwerkt moeten worden. Zeker in het MKB zijn leveranciers nog niet zover. Bedrijven die losse toepassingen leveren hebben nu een markt omdat leveranciers van de huidige pakketten het hebben laten afweten.’

Regels e-factureren
‘Overheden zijn vanaf 1 januari 2011 verplicht om elektronische facturen te accepteren’, vervolgt Bottemanne. ‘Dat gaat via de transactiepoort Digipoort, die je kunt zien als elektronische postbus. De bedoeling is dat alle overheden en semi-overheden hierop worden aangesloten.’

‘Een belangrijk onderscheid bij e-factureren is ook business-to-consumer (B2C) en business-to-business (B2B). Bij B2C worden grote aantallen gehaald wat de kosten rechtvaardigt voor bedrijven, maar bij B2B is het wat complexer. Het versturen is geen probleem, maar de facturen moeten wel geïntegreerd worden in de boekhouding.’

‘Behalve complexiteit is ook wildgroei een probleem. Bepaalde leveranciers zoals bepaalde grootgrutters dicteren hun leveranciers hoe een factuur eruit moet zien en hoe deze binnen moeten komen. Op het moment dat er straks 20 van zulke standaarden bestaan, moet een softwareleverancier die allemaal in gaan bouwen. Daar moeten we voor oppassen.’

De impact op financiële professionals
De controller of financieel manager moet  zorgen dat zijn Administratieve Organisatie/Interne Controle (AO/IC) op het gebied van elektronisch factureren op orde is. Dat betekent dat:
• Elektronische facturen die binnenkomen niet in de spambox verdwijnen.
• Spookfacturen onderschept worden en niet automatisch betaald worden.
• Binnenkomende facturen de workflow ingaan.

Bottemanne: ‘Als een factuur de workflow in gaat gebeurt het volgende: de factuur wordt voorlopig geboekt (handig voor directe BTW-verrekening). Vervolgens krijgt de verantwoordelijke voor de betaling een automatische melding dat de factuur geaccordeerd moet worden. De controller moet ervoor zorgen dat er geen facturen blijven hangen; dat iedereen dus op tijd accordeert. Signalen en reminders moeten in het systeem worden ingebouwd. Als een factuur is goedgekeurd gaat die het betaalcircuit in. Als een factuur wordt afgekeurd moet de controller ervoor zorgen dat ook daar de juiste procedure voor wordt gevolgd. De factuur moet niet ergens blijven hangen.’   

Bij grote organisaties ondergaat een papieren factuur dezelfde procedure. Die moet ook geboekt worden en gaat vervolgens de workflow in. Een beetje fatsoenlijk boekhoudpakket moet dat ondersteunen, maar veel pakketten in het MKB kunnen dat niet.

E-factureren:
Martijn van der Woerdt
Divisie Controller, Sodexo

‘Sinds de introductie van SAP SD in 2002 beschikt Sodexo over een geïntegreerd facturatie-systeem dat in de basis aan alle randvoorwaarden van e-factureren voldoet. Het hierop aansluitende berichtenverkeer vormde echter de bottleneck voor een brede toepassing. Sodexo heeft het berichtenverkeer dat samenhangt met e-factureren in het verleden ingericht voor een beperkt aantal cliënten en leveranciers. Hierbij wordt afhankelijk van de partner gebruik gemaakt van diverse communicatievormen (email, FTP(s), HTTP(s), AS2, enz). Het berichttype werd daarbij in sterke mate cliëntspecifiek ingericht. Om deze redenen bleef het e-factureren beperkt tot die cliënten waarbij het volume aan factuurberichten dermate hoog was, dat het voor beide partijen aantrekkelijk was om de benodigde investeringen te doen.’

‘E-factureren is het afgelopen jaar echter veel aantrekkelijker geworden. Als gevolg van overheidsbeleid zijn er een aantal partijen in de markt opgestaan welke de hele verwerking van berichten als dienst aanbieden. Afhankelijk van de behoefte kunnen zij de berichten ontvangen, verzenden, bewerken (vertalen) en archiveren. Het voordeel is dat er maar met één partij afspraken te hoeven worden gemaakt over de opmaak van de berichten van en naar de dienstverlenende partij. Hierdoor is het nu ook voor bedrijven met relatief lage volumes aan factuurberichten aantrekkelijk om naar e-facturatie over te stappen. Indien de administratie van de Sodexo klant of leverancier is ingericht op basis van de UBL 2.0 standaard of voor het berichtenverkeer al samenwerkt met een partij als Basware of OB10, kan tegenwoordig binnen slechts enkele werkdagen onze facturatie omgezet worden naar e-facturatie. Daarnaast  worden er voor specifieke klanten welke beschikken over een eigen standaard voor berichtenverkeer in overleg maatwerkoplossingen gerealiseerd.’

3. XBRL
XBRL staat voor eXtensible Business Reporting Language, een open op XML gebaseerde standaard voor het rapporteren over bedrijfsinformatie. In Nederland wordt XBRL ingezet voor het uitwisselen van informatie met de Belastingdienst, het CBS en de Kamer van Koophandel. Banken hebben inmiddels ook besloten om via XBRL kredietinformatie uit te wisselen. Op dit moment gaat het om kredieten tot 1 miljoen euro, maar verwacht wordt dat dit ook op deze manier voor grotere ondernemingen zal gaan werken. XBRL wordt tegenwoordig ook wel aangeduid als Standard Business Reporting (SBR).  

XBRL/SBR wordt gebruikt voor gegevensuitwisseling tussen ondernemingen en de overheid. Op termijn is het de bedoeling dat het ook voor internationale bedrijven onderling gebruikt gaat worden. ‘Het werd door de overheid gepromoot als lastenvermindering voor het MKB’, aldus Bottemanne, ‘maar dat is nog niet aangetoond. De enige die er van profiteren zijn de overheden zelf en als de centjes terugkomen bij bedrijven is dat mooi meegenomen. Het is dus eigenlijk lastenvermindering voor de overheid.’

De impact op financiële professionals
Op dit moment doet XBRL alleen dienst als standaard voor uitwisseling tussen overheid en kleine ondernemingen. Zo kunnen kleine ondernemers hun jaarrekeningen indienen bij de Kamer van Koophandel op fiscale grondslag. Voor kleine ondernemingen is de impact om te komen van een jaarrekening op commerciële grondslag naar fiscale grondslag nagenoeg nihil. Voor een middelgroot of groot bedrijf kunnen de consequenties significant zijn.

Internationaal gezien hebben controllers al langer met XBRL te maken als het gaat om het samenstellen van jaarrekeningen, bijvoorbeeld op basis van de internationale standaard IFRS, maar ook lokaal gezien dient XBRL zich aan binnen de administratie van een organisatie. Een eenvoudig voorbeeld is de overgang van de elektronische aangifte omzetbelasting naar XBRL. Dat is één van de stromen via het SBR-programma van de overheid. Bottemanne: ‘We krijgen te maken met een nieuwe procesinfrastructuur om informatie met de overheid uit te wisselen (Digipoort genaamd) en XBRL als taal, of eigenlijk dialect, waaruit de content is opgebouwd.’

Kredietinformatie via XBRL
De aangifte omzetbelasting via Digipoort is nog maar een eenvoudig voorbeeld dat met name wat werk zal betekenen voor bouwers van financieel administratieve software. De controller hoeft alleen maar in de gaten te houden dat hij of zij tijdig de juiste versie van de software in huis heeft en dat deze software dan ook zorgt voor het op de juiste wijze communiceren met de uitvragende partij.

Het wordt al wat ingewikkelder wanneer het gaat over kredietrapportages die elektronisch in XBRL-formaat aan de banken verstrekt worden. Bottemanne: ‘De rapportages zelf worden aangeleverd door intermediairs, maar de intermediair zal toch weer bij de controller aankloppen voor de nodige informatie. En in het laatste geval is het handig als deze administratie dan op orde is. Dat laatste kan betekenen het kunnen opleveren van tussentijdse cijfers, maar ook een verbijzondering van een aantal cijfers.’

Zonder limitatieve opsomming kan het bij kredietrapportages gaan om:
– Nadere specificatie van registergoederen (denk aan gebouwen);
– Uitsplitsing vorderingen op aandeelhouders en participanten;
– Langlopende verplichtingen aan kredietinstellingen.
Het is voor de controller dan wel zaak dat deze informatie aanwezig is binnen de administratie.    
Bottemanne raadt controllers en administrateurs dan ook aan om de ontwikkeling van XBRL en SBR te volgen.

4. SaaS (Software as a Service)
Deze innovatie werd voorheen aangeduid als ASP (Application Service Provider). Tegenwoordig duikt ook de term ‘Cloud Computing’ veel op. Het komt er op neer dat de software als dienst wordt aangeboden via een centrale server en niet meer wordt verkocht tegen een eenmalig licentiebedrag om lokaal te installeren.

Er zijn twee soorten SaaS:
• Webbased: Software die geschikt is om volledig te gebruiken via een webbrowser wordt aangeduid als ‘webbased’.
• Webenabled: Hierbij is software via een terminal server emulatie (een hulpprogramma) te gebruiken via internet.

‘Het voordeel van webbased software is dat deze optimaal gebruik maakt van internettechnologie’, zegt Bottemanne over het onderwerp. ‘Moderne SaaS oplossingen zijn dan ook veelal webbased. De webenabled toepassingen missen vaak de echte mogelijkheden die internet biedt, zoals het automatisch uitlezen van e-mail.’

Software integratie
‘SaaS of Cloud Computing is eigenlijk niks nieuws onder de zon’, vervolgt hij. ‘Een ontwikkeling binnen SaaS die je wel steeds meer ziet zijn webservices. Dit zijn webcomponenten die aangeroepen en geïntegreerd kunnen worden in (web)toepassingen. Het zijn dus eigenlijk webtoepassingen die met elkaar kunnen praten. Ook kunnen ze gegevens uitwisselen.’

Als voorbeeld van een eenvoudige en algemeen toepasbare vorm van webservices noemt Bottemanne leveranciers die op basis van webservices informatie uitwisselen met andere systemen. ‘Bijvoorbeeld vanuit een online salaristoepassing automatisch de boekhouding bijwerken bij een andere SaaS-aanbieder.’

Informatie uitwisselen
Een andere vorm van SaaS is het gebruik van online koppelingen. Dit omvat het uitwisselen van informatie zonder handmatige tussenkomst van de gebruiker. Mede op basis van deze webservices bieden financiële administratiesystemen steeds meer online koppelingen met bepaalde diensten waarbij gegevens automatisch worden overgenomen. Denk bijvoorbeeld aan het checken van de kredietwaardigheid van debiteuren via de database van een leverancier in handelsinformatie.

‘Met name de leveranciers die zich bezig houden met webbased oplossingen in Nederland zijn redelijk innovatief bezig’, concludeert Bottemanne op basis van zijn onderzoek. ‘De pakketten die niet SaaS-gebaseerd zijn lopen duidelijk achter in deze ontwikkelingen. Hier moeten ze wel mee aan de slag: Er worden steeds meer offline toepassingen vervangen door online toepassingen. Ik verwacht dat over vijf à tien jaar het aantal boekhoudingen dat via internet gevoerd wordt de overhand zal hebben.’

De impact op financiële professionals
Als je werkt met SaaS is beveiliging een hot issue. Recent nog waren de financiële gegevens van duizenden klanten van Kasboek.nl online zichtbaar. De controller moet zeer goed in de gaten houden welke koppelingen er allemaal bestaan en welke risico’s zijn of haar organisatie daarmee loopt. Is de controller nog ‘in control’ van de informatiehuishouding?

Bottemanne: ‘Het is voor de Financial belangrijk om te weten wat de impact van SaaS-toepassingen is op de AO/IC. Hij of zij moet de nodige controles opnemen om te voorkomen dat een of andere hacker de webservices kraakt en een klantenbestand download. Het grote probleem is dat de expertise van dat soort technieken bij de echte specialisten ligt. Whizkids ontwerpen het en een bedrijf heeft er maar op te vertrouwen dat het wel goed komt. Maar eerlijk is eerlijk, hoe groot is de controle hierop?’  

Bottemanne vervolgt: ‘Wie controleert dat mijn gegevens die ik ergens online heb staan niet opeens op straat liggen? Dat maakt SaaS wel lastig. Op een gegeven moment moeten we ons afvragen: wanneer neemt de technologie de leiding van de mens over? Ben je nog controller of is het administratiesysteem controller over jou? Ik durf te beweren dat controllers en administrateurs zich veel te weinig adequaat laten voorlichten. Ze gaan nog te veel af op de charmes van de consultant en de Powerpoint presentaties van de leveranciers, zonder dat ze zelf goed begrijpen hoe het in elkaar zit.’  

Informatiebeveiliging
Bottemanne vraagt zich af in hoeveel controllers hun interne of externe systeembeheerders en ontwikkelaars een geheimhouding laten tekenen en in hoeverre zij dit in redelijkheid controleren. ‘Zo wordt ook in standaard procedures beschreven dat er regelmatig een back-up gemaakt moet worden van de gegevens. Maar controleert de controller of die back-up terug te lezen is? Het gebeurt regelmatig dat er een lege schijf wordt gebrand of dat de helft van de informatie wordt vergeten. De controller kan dit niet afschuiven op het Hoofd ICT, want hij of zij is zelf verantwoordelijk. De controller moet altijd in control zijn van het informatiesysteem.’

Een ander voorbeeld is het beveiligen tegen het faillissement van de leverancier. ‘Bedrijven sluiten vaak via een notaris of speciale Escrow agent een Escrow overeenkomst af. Dat staat voor het deponeren van de broncode van maatwerk of standaard software. Als de continuïteit in gevaar komt, dan kan de broncode gebruikt worden om de software door een derde partij verder te laten ontwikkelen. Ik durf te beweren dat een aanzienlijk deel van de in bewaring gegeven software niet overeen komt met de gebruikte versie in het bedrijf.’      

SaaS:
Rob van der Werf
Controller Nederlands Bureau voor Toerisme & Congressen (NBTC)

Rob van der Werf heeft in zijn werk ervaring met de implementatie van integrale online bedrijfssoftware. Waarom koos hij voor online software: ‘Het NBTC werkt samen met toeristische en niet-toeristische organisaties in binnen- en buitenland. Gezien de internationale bedrijfsvoering zochten we naar een webbased pakket, zodat we wereldwijd met hetzelfde informatiesysteem kunnen werken. Voor het management was het van belang dat de financiële informatie altijd up-to-date is en op elk moment kan worden geraadpleegd.’

NBTC heeft een pakket van AllSolutions geselecteerd voor hun organisatie omdat het een betrouwbare standaardoplossing is met ruimte voor flexibel maatwerk. Van der Werf: ‘De webbased manier van werken is gebruikersvriendelijk en transparant. Omdat we te maken hebben met meerdere valuta, moest het systeem daarnaast ook multicurrency zijn.’  De webbased software heeft geleid tot een forse verbetering van het financieel administratieve proces. ‘Het genereren van managementrapportages verloopt eenvoudiger en sneller waardoor we doelmatiger kunnen ingrijpen.’  

Rob van der Werf heeft de volgende tip voor vakgenoten die met SaaS aan de slag gaan: ‘Bereid werknemers goed voor door middel van training en een goede gebruikershandleiding. Zorg er ook voor dat de gekozen oplossing goed is af te stemmen op het gebruik en dat overbodige functionaliteiten wordt afgeschermd voor gebruikers.’

5. SEPA
Het doel van SEPA ‘Single Euro Payments Area’ is dat het onderscheid tussen nationale en grensoverschrijdende betalingen wegvalt. Oftewel het elimineren van de lokale verschillen tussen betalingsinstrumenten en infrastructuren. SEPA markeert een nieuwe fase in ons betalingsverkeer en is in januari 2008 gestart met de Europese overboeking. Recent (sinds november 2010) is daar de Europese incasso bij gekomen.

Bottemanne: ‘SEPA wordt eigenlijk voorafgegaan door IBAN en BIC. Op initiatief van de Europese banken is het IBAN nummer ontwikkeld. IBAN staat voor ‘International Bank Account Number’. In tegenstelling tot het huidige bankrekeningnummer (dat uit maximaal 10 posities bestaat) is het IBAN nummer in Nederland opgebouwd uit 18 posities, bestaande uit een landencode, een controlegetal, een biccode en het reeds bestaande rekeningnummer. Verder kennen alle banken een BIC-code (Bank Identifier Code) bestaande uit 8 posities of 11 posities en duidt het adres aan van de ontvangende bank.’

‘SEPA is dit jaar in een stroomversnelling gekomen’, gaat Bottemanne verder. ‘Op Europees niveau willen ze haast gaan maken met de invoering. In Nederland is de SEPA stuurgroep heel actief, waar onder meer de Nederlandse Vereniging van Banken (NVB) deel van uitmaakt.’

De impact op financiële professionals
In 2012 staat de volledige invoering van overschrijvingen in SEPA gepland. Incasso’s volgen in 2013. Financials kunnen zich voorbereiden door hun software op SEPA-gebied klaar te hebben. Meer informatie is te vinden op http://www.sepanl.nl/.  

Checklist: voorbereiden op SEPA
Christien van Meurs van Enigma Payments Consulting geeft de stappen die minimaal genomen moeten worden voor de migratie naar de SEPA-betaalproducten:
• Zorg dat u het nieuwe rekeningnummer (IBAN) tot u beschikking heeft voor uw debiteuren en crediteuren.
• Informeer uw klanten of leveranciers over uw rekeningnummer in dit nieuwe formaat. En pas briefpapier en andere communicatiemiddelen aan.
•  Analyseer uw debiteuren- en crediteurenadministratie en bepaal wat gedaan moet worden om het oude rekeningnummerformaat naar IBAN te veranderen en zo de nieuwe SEPA-producten te kunnen gebruiken.
•  Als u een acceptgiroverspreider of incassant bent, praat met uw bank en bespreek wanneer en hoe de huidige acceptgiro’s en incasso’s gemigreerd kunnen worden naar de SEPA-betaalproducten.
• Analyseer de kansen die de nieuwe SEPA-producten bieden voor het factureringsproces. Zo kan de reconciliatie vereenvoudigd worden en ontstaan er mogelijkheden voor pan-europese betaal- en vooral collectie service centers.
• Praat met uw bank en leverancier van uw boekhoudpakket en/of ERP-systeem en stel zeker dat zij het SEPA-formaat (XML) aankunnen. Vraag ze naar hun SEPA-roadmap en vereisten zodat u weet hoe u de SEPA-betalingen moet aanleveren.
• Neem SEPA dit jaar al mee in de planning en budgetteringscyclus voor 2011. Mogelijk kunnen de vereiste aanpassingen al meegenomen worden in reeds geplande systeemvervangings- en/of aanpassingsinitiatieven.
• Breng uw productvoorwaarden in lijn met de nieuwe SEPA-richtlijnen, vermeld bijvoorbeeld dat uw klant de mogelijkheid heeft om een SEPA incasso te weigeren voordat de incasso plaatsvindt.

6. Bankintegratie
Door een integratie tussen telebankieren en boekhoudsoftware, verder aangeduid als ‘bankintegratie’, kunnen bankmutaties (regels op de bankafschiften) automatisch worden uitgewisseld tussen de boekhouding en de bank. Via bankintegratie worden elektronische bankafschriften automatisch bij de bank opgehaald door het administratiesysteem, zonder aparte import- en exportfuncties. Op dezelfde wijze worden betalings- en incasso opdrachten automatisch door het administratiesysteem aangeboden aan de bank.

De impact op financiële professionals
‘Van origine moest je  elektronische bankafschriften zelf downloaden via internetbankieren en vervolgens weer zelf uploaden via het boekhoudpakket’, zegt Bottemanne over bankintegratie. ‘Via SaaS aanbieders is er nu een automatische bankintegratie mogelijk en zijn deze handelingen dus verleden tijd. Het verder verwerken van de afschriftregels in het boekhoudpakket – ook wel reconciliatieproces genoemd – blijft verder ongewijzigd. Het boekhoudpakket gaat vervolgens matchen op eigenschappen als factuurnummer, debiteurennummer en bedrag.’  
 
7. Managementinformatie
Goede managementinformatie, zoals tussentijdse rapportages, kengetallen (uitgedrukt in financiële ratio’s voor liquiditeit, rentabiliteit en solvabiliteit), kasstroomoverzichten, liquiditeitsplanning en budgetrapportages, is geen innovatie van dit moment, maar is door de crisis zeer actueel geworden. Als een boekhoudsysteem geen adequate managementinformatie bevat kan gebruik worden gemaakt van een extern rapportagesysteem, mits zo’n systeem is gekoppeld aan het boekhoudpakket en feitelijk de garantie wordt geboden dat de cijfers uit de boekhouding aansluiten met de cijfers in het rapportagesysteem. Bij Excel is dat niet het geval.  

Bottemanne poneert de stelling dat het gemiddelde boekhoudpakket te weinig standaard managementinformatie kan opleveren. Met standaard bedoelt hij bijvoorbeeld financiële kengetallen, een kasstroomoverzicht en een liquiditeitsplanning. Met name bij leveranciers in het MKB is dat een issue. Grote softwareleveranciers denken weer te veel in maatwerk, vindt de pakkettenexpert.

Recentelijk heeft Bottemanne 40 boekhoudpakketten in het MKB onderzocht. Nog geen tien van deze pakketten konden een liquiditeitsplanning maken. ‘Het is droevig gesteld met de kwaliteit, wat positieve uitzonderingen daargelaten. Op het gebied van financiële ratio’s voor liquiditeit, rentabiliteit en solvabiliteit is het al helemaal treurig gesteld. ‘Wat zijn dat?’, vragen sommige leveranciers zelfs.’

De impact op financiële professionals
De Financial moet goed bepalen wat de doelgroep van de managementinformatie is. Is de informatie bestemd voor bijvoorbeeld het management, de aandeelhouders of de Belastingdienst? Vervolgens kan een flow worden ingericht waarmee de juiste stuurinformatie uit het systeem wordt opgehoest en dit op de gewenste manier en in de gewenste frequentie wordt aangeboden aan de ontvangende partij.

Volgens Bottemanne wordt vaak niet alles op het gebied van managementinformatie uit het boekhoudpakket gehaald wat mogelijk is. ‘Veel Financials gaan voor hun informatiebehoefte op zoek naar andere tools en halen niet alles uit hun pakket wat mogelijk is. Leveranciers spelen hier handig op in. Onderzoek dus goed de mogelijkheden van het gebruikte boekhoudpakket voordat je gaat zoek naar een alternatief.’

Managementinformatie:
Roland Deege
Financieel Directeur CoffeeCompany

‘Eigenlijk is de vraag of managementinformatie (MI) überhaupt wel uit boekhoudsoftware te halen valt? Om die vraag te kunnen beantwoorden, vergelijk ik MI met 3D televisie. MI is namelijk driedimensionaal, omdat vanuit verschillende invalshoeken wordt gekeken naar informatie. De eerste dimensie is de puur administratieve informatie uit het boekhoudpakket, met eendimensionale informatie gericht op wet- en regelgeving. De tweede dimensie omvat de metadata vanuit de organisatie; bijvoorbeeld het aantal uren in een bepaalde periode. Dit is per definitie geen financiële, boekhoudkundige informatie, maar wel een wezenlijk onderdeel van MI.’

‘Tot slot de derde dimensie; de informatie van buiten de onderneming (economische ontwikkelingen, concurrentie, weersinvloeden, enzovoorts). Deze drie dimensies vormen samen MI en in mijn visie kan een boekhoudpakket zodoende nooit aan de vraag naar MI voldoen. Daarvoor zal altijd een aparte omgeving gecreëerd moeten worden, die de drie dimensies samenbrengt. Ook de huidige ontwikkeling op het gebied van mobiele applicaties voor smartphones laat zien, dat de ontwikkeling meer is richting applicaties die een specifieke taak goed uit kunnen voeren. Voor boekhoudsoftware is dat boekhouden. Voor rapportagesoftware is dat rapportages maken.’

8. Assurance
In hoeverre is de administratie van een bedrijf ‘in control’? Mede door ontwikkelingen als horizontaal toezicht door de Belastingdienst heeft Assurance de nodige aandacht. De leiding van een organisatie moet ‘proven in control’ zijn. Hiervoor moet de interne controle (AO/IC) goed functioneren. Een onderdeel hiervan is het administratieve systeem. Een voorbeeld van Assurance is het niet kunnen wijzigen van mutaties buiten de reguliere boekingsfuncties om. Of het bijhouden van een login van gebruikers en de functies die zijn gebruikt.

‘Hoeveel vertrouwen kun je ontlenen uit de managementinformatie?’ Deze vraag moeten controllers zich vaker stellen, vindt Bottemanne. ‘Durf ik garant te staan voor de cijfers of verschuil ik me achter een derde? De controller is verantwoordelijk voor het in control zijn van de organisatie. In hoeverre is hij daarvoor afhankelijk van Excel-sheets?’  

Controllers hebben de neiging om veel met Excel te werken. Maar omdat deze gegevens manipuleerbaar zijn is het de vraag in hoeverre de controller echt in control is. Bottemanne: ‘Systemen moeten gegevens kunnen uitwisselen, maar deze gegevens mogen absoluut niet te manipuleren zijn. Dit is nog maar al te vaak wel het geval.’

De impact op financiële professionals
Op het gebied van Assurance maken Financials nog geen optimaal gebruik van de informatie die uit boekhoudpakketten te halen is. Bijvoorbeeld de vaste activa administratie. ‘Dit zit in veel pakketten’, zegt Bottemanne, ‘maar desondanks gebruiken veel Financials hier nog altijd Excel voor. Een ander voorbeeld is de ouderdomsanalyse waarmee goed inzicht in debiteuren verkregen kan worden. De controller moet voor de aanschaf van een financieel boekhoudpakket al bepalen of de noodzakelijke Assurance-maatregelen in het pakket zijn opgenomen.’

Er zijn andere vragen die de controller moet stellen om in control te komen. Bijvoorbeeld over de inrichting van de functiescheiding of het login-systeem. ‘Wat als iemand uit dienst gaat? Worden de wachtwoorden dan direct veranderd? Hoe vaak worden deze überhaupt vervangen? Ook de systeembeheerder heeft de gelegenheid data te manipuleren. Heeft deze een geheimhoudingsverklaring ondertekend? Deze vraag moet ieder controller zichzelf geregeld stellen’, aldus Gerard Bottemanne.

Over Gerard Bottemanne

Gerard Bottemanne is Nederlands bekendste criticaster op het gebied van boekhoudsoftware. Zijn onderzoeken en uitspraken leidde al twee keer tot Kamervragen over de invoering van XBRL. Bottemanne is afkomstig uit de boekhouding. Hij specialiseerde zich eind jaren 80’ in automatisering. Daarnaast volgde hij de opleiding tot AA accountant en auditing (post-HBO). Hij werkte eerst in de bedrijfsadministratie en ging vervolgens aan de slag als programmeur. Hier ontwikkelde hij een passie voor administratieve en logistieke software, waarna hij zelf boekhoud- en ERP-systemen ontwierp.. In 1999 begon hij GBNED, een bureau dat gespecialiseerd is in onderzoek, kennisoverdracht en content management op het gebied van administratieve boekhoudpakketten. Ook beheert hij de websites Softwarepakketten.nl, ICT Accountancy.nl en Boekhoudplaza.nl. Zijn belangrijkste motto in zijn werk is: ‘Zien is geloven’.