5 tips voor succes met Lean

1. Creëer commitment aan de top

– Maak het management duidelijk wat Lean is
Zorg snel voor een gezamenlijk referentiekader over wat Lean is, wat het vooral ook niet is en wat het dus kan betekenen voor uw organisatie.

– Vertel hen wat dit betekent voor hun rol als leidinggevende
Een succesvolle implementatie staat of valt op de langere termijn met een verandering in houding en gedrag van het management. “Medewerkers willen wel, bij leidinggevenden zit vaak de grootste weerstand” is dan ook een veelgehoorde uitspraak van organisaties die ervaring hebben met de implementatie van Lean. Zorg er dus voor dat het heel helder is wat er van de leidinggevenden wordt verwacht.

– Zorg voor inspiratie door middel van ervaringen van andere bedrijven
Inspiratie kun je organiseren. Lean ervaar je het allerbeste door het in de praktijk te zien en te praten met managers die al jaren ervaring hebben in de toepassing. Dat kan door naar “de bron” in Japan te gaan, maar ook in Nederland zijn er hele mooie voorbeelden te vinden van succesvolle Lean implementaties.

2. Ontwikkel interne Lean Experts
Lean Experts zijn een vorm van verspilling. Klanten van een organisatie willen er namelijk niet voor betalen. Toch is het belangrijk om, zeker in de eerste jaren, interne capaciteit te hebben om met name het management te ondersteunen in de toepassing van de instrumenten van Lean. Daarnaast is het essentieel hen te begeleiden bij het verbeteren van hun manier van leidinggeven.

– Selecteer Lean Experts zorgvuldig
Een interne Lean Expert moet in hoog tempo zichzelf en daarnaast ook zijn omgeving kunnen ontwikkelen. Door in de beginfase zorgvuldig aandacht te besteden aan het selectieproces, vergroot een organisatie de kans op een succesvolle Lean reis. Binnen een groot energiebedrijf werden bijvoorbeeld de eerste Lean Experts geïnterviewd door een lid van de Raad van Bestuur als laatste stap in het selectieproces. Dit droeg gelijk bij aan de status van deze Lean Experts binnen de organisatie.

– Leid deze op tot Lean Expert
Om de Lean Experts te kunnen ontwikkelen is het van belang om een goed opleidingsprogramma te hebben. Belangrijk daarbij is dat er voldoende aandacht is voor de harde kant (de tools en technieken) én de hardnekkige kant (het veranderen van gedrag).

– Certificeer deze Lean Experts
Een certificaat is geen garantie voor succes. Certificaten kunnen wel helpen in het erkennen van de kwaliteiten als Lean Expert. Dit vergroot het zelfvertrouwen van een Lean Expert en ook het vertrouwen van de organisatie in het vermogen en de expertise van de Lean Expert. De daadwerkelijke resultaten van een verbetertraject bepalen uiteraard het échte vermogen van de Lean Experts.

3. Stel duidelijke doelen
Lean is geen doel maar een middel. Geef dus aan wat je wilt bereiken met Lean (bijvoorbeeld kwaliteit verhogen met 30% binnen één jaar). Het “wat” komt van boven (management), het “hoe” komt van onder (medewerkers plus management) is daarbij een belangrijke richtlijn. Lean is géén democratie!

– Knip dit doel op in subdoelen (binnen 6 maanden 10%, 9 maanden 20%, 12 maanden 30%);
– Knip deze subdoelen weer op in subdoelen (binnen drie maanden 5%, binnen 1 maand 2%);
– Vertaal de doelen naar de individuele medewerkers. (bijvoorbeeld voor een administratief medewerker: het verlagen van mijn foutpercentage van 10% naar 8%).

4. Zorg voor snelle en zichtbare resultaten
Lean moet in eerste instantie ook “verkocht” worden. De kosten gaan namelijk ook hier weer voor de baten uit. Het is daarbij belangrijk om zo snel mogelijk te laten zien wat de resultaten met Lean zijn.

– Begin met een verbetering waarvan je al vermoed dat dit snel te realiseren is en veel oplevert ( ‘quick win’);
– Realiseer deze verbetering (bijvoorbeeld een verlaging van de kosten met 25% binnen één proces);
– Maak snel zichtbaar wat je hebt bereikt en wat vergelijkbare verbeteringen kunnen betekenen voor de hele organisatie;
– Vier dit succes;
– Laat dit succes zien aan zoveel mogelijk collega’s (nodig ze uit om te komen kijken en te praten met betrokkenen);
– Gebruik het ontstane enthousiasme om nieuwe verbeteracties op te starten.

5. Maak snel fouten, zo vaak mogelijk
– Experimenteren, experimenteren, experimenteren
Om ergens te komen moet je de eerste stap zetten. Begin dus snel met experimenteren. Dit betekent niet als een kip zonder kop alle Lean instrumenten uit te storten over een organisatie en kijken wat er aanslaat, maar zorg voor een gecontroleerd experiment. De resultaten van dit experiment worden geëvalueerd en vervolgens verwerkt in een nieuwe aanpak. Zo merkte een organisatie dat Kaizens (verbeterprojecten) erg lang duurden. Uit de evaluatie kwam dit als één van de belangrijkste knelpunten naar voren. In de nieuwe aanpak wordt er een betere intake gedaan en erop gestuurd dat Kaizens niet langer duren dan 4 weken.

– Leer van de ervaringen en begin opnieuw
Zorg voor een systeem waarin je snel leert van gemaakte fouten en waarin je deze fouten in het vervolg voorkomt. Maak niet steeds dezelfde fouten, er is namelijk keuze genoeg. Het management speelt een cruciale rol bij het stimuleren van dit leerproces. Geef de schuld aan het proces niet aan de mensen!

Over de auteurs:
Paul Hendriks, Eppo Kuipers en Martijn van Laak zijn partners van de Lean Consultancy Group en gespecialiseerd in de toepassing van Lean in administratieve en dienstverlenende processen.

Geselecteerd speciaal voor u: De 5 grootste misverstanden rondom lean