5 strategieën om tijd te besparen en beter te budgetteren

Recent stelden we aan 100 financiële profielen een reeks vragen over hun planningsproces. Een van de vragen, “Hoe lang duurt het” leverde een verrassend resultaat op: meer dan 88% van alle respondenten stelt dat het plannen van het budget voor volgend jaar tenminste een volledige business kwartaal in beslag neemt. Deze resultaten werden verder bevestigd door een vroegere studie uitgevoerd door BPM Partners.

Dat kan stukken beter. Hier zijn 5 goede strategieën voor uw organisatie waarmee u de tijd om uw jaarlijks budget op te stellen kan verminderen – zonder in te boeten aan nauwkeurigheid of de kwaliteit van het budget.

1. Vermijd overmatige details 
We hebben geleerd dat de meeste organisaties een rekeningstelsel hebben van ongeveer 300 posten; velen ruim boven de 500 posten. Dat niveau van detail is prima voor de nauwkeurigheid van de actuals, maar niet voor het budget. Denk eraan om uw rekeningstelsel te stroomlijnen op basis van werkelijk nodig is. Een gestroomlijnd rekeningstelsel is vlotter te beheren en in de meeste gevallen zal het verlies van details niet worden gemist.

2. Verhoog en/of verbeter de rekenlogica 
Te veel planningsystemen vragen aan de gebruikers om een leeg rooster in te vullen. Lege rasters zijn tijdrovend om te voltooien, zijn sterk afhankelijk van de tijd en energie van de planner en verhinderen een echte ‘business modelling’. Gebruik in de plaats van lege rasters eerder een driver-based en historisch aangedreven logica om het plan mathematisch uit te lijnen met de bedrijfsdoelstellingen (bijvoorbeeld groei-ratio’s) – dit vermindert sterk de hoeveelheid van inbreng voor de planner.

3. Plan zowel top-down als bottom-up 
De meeste planningsprocessen lopen spaak in het beheer van de onderhandelingen over de kloof tussen top-down richtlijnen en de werkelijke bottom-up plannen. Haal meer uit geavanceerde top-down business logica die snel en efficiënt de bottom-up plannen kan wijzigen, waardoor de noodzaak voor langdradige en zeer iteratieve revisiecycli vermindert.

4. Rolling, Rolling Rolling 
Overweeg te veranderen naar een vijf kwartalen rolling forecast proces, waarbij de forecast afgerond in de herfst de begroting wordt van volgend jaar. Forecast processen zijn meer gestroomlijnd dan budget processen – ze worden vaak in minder dan een maand afgerond. Het verlies van detail waar veel organisaties aan verslaafd zijn, zal niet worden gemist.

5. Vermijd Stand Alone Spreadsheets 
Onderzoek wijst uit dat organisaties die stand alone spreadsheets gebruiken voor budgetteren bijna vijf keer meer kans hebben op een begrotingscyclus van vijf maanden of meer vs. organisaties die geïnvesteerd hebben in een speciaal ontwikkelde planning software. Stop met het uploaden, downloaden, e-mailen, handmatig consolideren van spreadsheets en gebruik een daarvoor speciaal ontwikkelde toepassing, zodat u kan focussen op de objectieven en strategieën die het gewenste resultaat kunnen opleveren waarnaar iedereen zoekt.

Neem de tijd om deze strategieën toe te passen in uw volgende budgetteringsproces – en merk het verschil.

Raymond Leggett is directeur en country manager AxiomEPM Nederland