5 best practices voor IT governance

Volgens een actueel artikel op CFO.com gebeurt het regelmatig dat een CIO zijn of haar baan verliest, omdat het onduidelijk is gebleken waar het geld heen is gegaan. IT is een zwart gat, ervaren nog veel CFO’s. Op de vraag of ze een IT-governance raamwerk hebben, antwoorden veel CFO’s van wel, maar ze beschouwen deze tegelijkertijd als niet effectief.

IT maakt een enorm deel uit van de budgetten van veel bedrijven. IT-governance – het proces dat het management van een organisatie in staat stelt om IT investeringen te sturen en te meten – is een beproefde methode om het optimale te halen uit deze investeringen. Echter, de meeste governance functies werken niet zo goed. Veel van de onderliggende commissies, rapporten, vergaderingen en regels vormen een grote last voor IT besluitvorming, in plaats van dat ze het proces faciliteren.

Als finance professional is het daarom slim wat expertise te ontwikkelen op het gebied van IT-governance. Je wilt immers het beste resultaat halen uit IT-investeringen. Hieronder 5 belangrijke best practices voor IT-governance.

1. Stel heldere business prioriteiten
De functie van governance is om alignment te creëren tussen de IT investeringsstrategie en de strategische prioriteiten van de business. Als je bedrijf nog niet heeft besloten tot een heldere, consistente strategie, zal IT-governance per definitie falen. Vergaderingen zullen lang zijn, omdat iedereen nagels probeert te slaan in een bewegend doelwit. Zorg dus eerst voor een heldere strategie voordat je met een IT-stuurgroep aan de slag gaat.

2. Gebruik een achteruitkijkspiegel
Veel CFO’s en andere bestuurders hebben de neiging de staart van een IT-project af te hakken. Ze snijden in budgetten voor ondersteuning en training, en sturen consultants te vroeg naar huis. Ze bewegen te snel richting de volgende IT-investering, terwijl ze nog veel meer zouden moeten leren over de huidige.
__________________________________________________________________________________

Vijfdaagse opleiding Finance & IT: onmisbare IT kennis voor financials – 35 PE punten
Ontdek in deze vijfdaagse opleiding hoe u als financieel verantwoordelijke betere keuzes maakt, het rendement verhoogt, kansloze projecten tijdig stopt en snel kunt ingrijpen waar nodig. Klik hier voor meer informatie en aanmelden.
__________________________________________________________________________________

Volgens Jeanne Ross, auteur van ‘IT Governance: How Top Performers Manage IT Decisions’, is het doel van governance om iedereen slimmer te maken op IT-gebied. ‘Wanneer bedrijven beginnen met IT governance, gaan ze vaak direct met IT-investeringen aan de slag, terwijl ze zouden moeten beginnen met het herzien van reeds geïmplementeerde ICT. Bedrijven die succesvol bezig zijn met IT-governance, zijn continu aan het beoordelen welke projecten het beste de onderliggende business case realiseren.’

Toen u de vorige keer besloot om een groot IT-programma groen licht te geven, lag daar een business case onder om die beslissing te rechtvaardigen. Kijk hier nog eens goed naar. Heeft u gespendeerd wat u van te voren had ingeschat? In hoeverre zijn de beoogde efficiency voordelen bereikt?

3. Houd het klein en overzichtelijk
Omdat IT iedereen aangaat, hebben bestuurders ook de neiging iedereen uit te nodigen wanneer IT-projecten besproken worden. Doe dit niet! Het management team en de belangrijkste business leiders moeten erbij en volledig betrokken zijn. Ook moeten de verantwoordelijkheden duidelijk belegd zijn. Als u te veel executives toevoegt aan de commissies en vergaderingen, verlies u focus. En nog belangrijker; aansprakelijkheid.

4. Verwar goede governance niet voor een succesvol IT-project
CFO’s zijn vaak verbaasd als een ICT-project de mist in gaat; hebben ze niet tientallen uren besteedt aan het project in stuurgroepen en meetings? De fout die ze maken is het verwarren van governance voor IT-succes. Een governance comité kan beslissen over een IT investering, maar die beslissing is onvoldoende om een project tot een succes te maken.

Het gebeurt in de praktijk juist vaak dat niet-IT managers zich verschuilen achter alle commissies en meetings en weinig daadwerkelijk bijdragen aan het project. Omdat ze al in het comité zitten, hebben ze het gevoel al genoeg te doen. Het succes van een project is echter afhankelijk van gedeelde accountability onder zowel IT als business mensen. Daarom moet in de meetings ook eerlijk gepraat worden over wie welke verantwoordelijkheden dient te dragen.
__________________________________________________________________________________

Vijfdaagse opleiding Finance & IT: onmisbare IT kennis voor financials – 35 PE punten
Ontdek in deze vijfdaagse opleiding hoe u als financieel verantwoordelijke betere keuzes maakt, het rendement verhoogt, kansloze projecten tijdig stopt en snel kunt ingrijpen waar nodig. Klik hier voor meer informatie en aanmelden.
__________________________________________________________________________________

5. Breng je aanpak op maat en blijf daar vervolgens bij
Wanneer je werkt in een groot, wereldwijd opererend bedrijf, zal je governance structuur de complexiteit moeten ondersteunen. Je hebt dan naar alle waarschijnlijkheid meer structuur, deelnemers, communicatie en (helaas, maar waar) meer vergaderingen nodig. Als je daarentegen werkt binnen een regionale, gecentraliseerde organisatie, kan de governance structuur een stuk simpeler.

Zodra u een structuur gevonden hebt die past binnen uw cultuur, blijf erbij. Waarom? Omdat iedere senior manager binnen uw onderneming de aanpak van IT governance op zijn duimpje moet kennen. Als u deze structuur te vaak verandert, zal dat verwarring opleveren, met als onvermijdelijk gevolg verslechterde investeringsresultaten. ‘Zonder bewustzijn van de IT-governance, zal deze niet gevolgd worden’, schrijft expert Ross. ‘Hoe hoger het aantal managers dat de IT-governance kan beschrijven, hoe beter de IT-governance performance.’

Bron: CFO.com [Martha Heller]